Inkoopadviseur

Over VNG
Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de
lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen
bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel
bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt
die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden.
We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat
we kunnen verbeteren.

Over de Inkoopservicedesk
VNG heeft een significant inkoopbudget wat voornamelijk wordt besteed aan de inkoop
van externe kennis en capaciteit, ICT en facilitaire diensten. Omdat VNG wordt
gefinancierd met gelden die van de overheid afkomstig zijn, is de VNG volgens de wet
‘aanbestedingsplichtig’, een juridische term die aangeeft dat VNG zich moet houden aan
de regels en procedures van de (Europese) aanbestedingswet en aanvullende
regelgeving.
Als het om inkoop gaat, wil het VNG haar inkoopbudget goed en zorgvuldig besteden.
Het betreft hier immers veelal publieke gelden. Voor de VNG is het zaak dat zij over de
beste leveranciers en dienstverleners kan beschikken. Anderzijds hebben die leveranciers
en dienstverleners er belang bij opdrachten te verwerven van de VNG. Daar waar
mogelijk wil VNG via inkoopbeleid, maatschappelijk beleid realiseren doormiddel van
Social-Return , verduurzaming en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Dit plan
van aanpak heeft betrekking op het project, hierna ‘dit project’, wat hier een belangrijke
bijdrage aan gaat leveren.

VNG is een organisatie op een politiek kruispunt waar veel hoogopgeleide en betrokken
medewerkers, veelal projectmatig, samenwerken aan actuele, soms dringende
maatschappelijke thema’s. Thema’s die onder het vergrootglas liggen van de
Rijksoverheid, gemeenten en de media en soms vragen om snel, flexibel en praktisch
handelen. Aan de andere kant zijn het voldoen aan wet- en regelgeving, de
uitgangspunten van ‘goede’ Bureau en opdrachtgeverschap van essentieel belang.
Dit spanningsveld maakt het project niet zozeer vanuit de inhoud complex, als wel vanuit
het aspect van organisatieverandering. Hierdoor is het belangrijk de projectorganisatie in
te richten rond personen met voldoende invloed en autoriteit, die geloven in de ambitie
dat goed opdrachtgeverschap leidt tot ‘meer doen voor hetzelfde geld’. Meer doen met
hetzelfde geld door professioneel opdrachtgeverschap, dat is de ambitie die VNG heeft.


Omschrijving van de opdracht

De VNG werkt op dit moment aan het verder professionaliseren van de inkoopfunctie, per
1 januari 2025 heeft er een samenvoeging van 2 inkoopteams plaatsgevonden. Met beide
teams dienen we aan de slag te gaan om de afdeling inkoop opnieuw op de kaart te
zetten en processen samen te voegen.

In jouw rol als gezicht van inkoop, adviseer je VNG-collega’s over inkoopvraagstukken
die betrekking hebben op het inkoopproces, de markt en specificaties. Je wordt hierbij
ondersteund door de Inkoop coördinator en Inkoopadviseur en collega’s van financiën,
juridische zaken en personeelszaken. Je fungeert als sparringpartner voor je
inkoopcollega’s, samen spreek je over verschillende inkoopprocedures en kijk je welke
strategie het beste aansluit op de behoefte. Je voert de regie over inkoopaanvragen en
draagt je kennis op dit vlak actief uit. De nadruk ligt op het creëren van draagvlak, het
begeleiden, bewaken en adviseren van aanbestedingstrajecten onder en boven de EU-
aanbestedingsgrens.



Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

1. Het adviseren en ontzorgen van VNG-collega’s als het gaat om het opstellen van
inkoopspecificaties, functieprofielen, selectie en gunningscriteria en de weging hiervan;
2. Het namens je interne klant uitvoeren van alle inkoopprocedures en het contracteren
voor bedrijfsvoering (afdelingen Informatie & Automatisering, Facilitaire Dienst) en de
Beleidsteam voor alle (Europese) aanbestedingen, in nauw overleg met collega’s van
financiën, juridische zaken en personeelszaken;
3. De communicatie met leveranciers en VNG-collega’s, waarbij het creëren van
draagvlak voor bestaande en nieuwe inkoopprocessen een belangrijk aandachtsgebied is;
4. Opvolgen van en klankborden over -interne klantvragen met betrekking tot
inkoopadvies en coördineren van inleen en inkoop opdrachten (Diensten en Leveringen)
vanuit VNG.

5. Beheren en sturen op afgesloten overeenkomsten binnen de bedrijfsvoering
afdelingen. Op verzoek en pro- actief signaleren en adviseren op contracten en
vraagstukken.






Resultaat van de opdracht
Als Inkoopadviseur heb je gezorgd voor een goed lopend inkoopproces, de opvolgende
contractering en het contractbeheer. Je hebt hierbij op rechtmatigheid en doelmatigheid
in acht genomen. Interne advies vraagstukken en accordering van inkoopaanvragen zijn
tijdig opgevolgd. Daarnaast heb je actief bijgedragen aan inhoudelijke en procesmatige
verbeteringen binnen het inkoopproces en heb je bijgedragen aan tevreden VNG-collega’s
als het gaat om de inkoopdienstverlening vanuit de Inkoopservicedesk.

Inkoopvraagstukken en procedures zijn naar tevredenheid ingevuld. Je dient hierin als
project begeleider van een inkoop aanbesteding en als klankbord voor interne collega’s
binnen Inkoopafdeling en voor interne klanten vanuit de ondersteunende afdelingen als
voor de beleidsteams binnen VNG. Zodoende kan je direct en indirecte een bijdrage
leveren aan de doelstellingen van VNG en haar leden.