Inkoopadviseur

Inkoopadviseur
Periode:           zsm (uiterlijk begin oktober 2024), t/m 31-12-2024, met mogelijke opties tot verlenging
Belasting:         16-32 uur per week gemiddeld 

Korte speelveld omschrijving
Gemeente Utrecht koopt jaarlijks voor circa € 750 miljoen in. We kopen diverse zaken in binnen onze gemeente. Mede omdat de omvang en de diversiteit van onze inkoop zo groot is, is het belangrijk dat we doeltreffend zijn. Doelen zijn allereerst dat we de goede dingen kopen, passend bij de behoefte en passend bij onze ambities, waaronder Social Return en MVOI. Als Inkoopadviseur heb jij een belangrijke bijdrage in het realiseren van onze doelen. In deze functie weet je een verbindende factor te zijn om de vragen en projecten uit te praktijk om te zetten naar aanbestedingen.

Als inkoopadviseur begeleid je zelfstandig inkooptrajecten. In deze functie bestaat dit voornamelijk uit Europese aanbestedingen. Het kunnen verschillende (allround) Europese aanbesteding zijn. Je werkt samen in een verwervingsteam van specialisten om de doelstelling van de aanbesteding te behalen. Door goed te luisteren naar de behoefte van de Opdrachtgever weet je feilloos de juiste procedure te koppelen. Je maakt hierbij gebruik van de beschikbare tools en templates om aanbestedingen doelmatig, met een hoge kwaliteit, adequaat en tijdig te kunnen doorlopen.

Je maakt onderdeel uit van het team Aanbesteding van ongeveer 12 fte groot waar je met collega Inkoopadviseurs kan je sparren over aanbestedingsvraagstukken. Daarnaast bestaat de inkooporganisatie van de Gemeente Utrecht uit 50/60 collega’s waar je in de dagelijkse praktijk regelmatig mee samenwerkt.  Regelmatig deel je ervaringen met je collega’s tijdens structurele overleggen want leren van elkaar staat bij ons voorop. Zo zoeken we samen naar inkoopinnovaties en het verbeteren van processen. Omdat het belangrijk is om een goede verbinding te hebben met het team, de verwervingsteams en de inkooporganisatie is het belangrijk dat je zo veel mogelijk aanwezig bent op het kantoor van de gemeente Utrecht.


Je taken zijn:

Een aantal lopende of in voorbereiding zijnde aanbestedingen van de vertrekkende collega overnemen; Het realiseren van het gemeentelijk inkoopbeleid door zelfstandig (Europese) inkooptrajecten ten uitvoer te brengen ten behoeve van de verschillende categorie(ën)/ specialisme(n): Fungeren als verbindende schakel tussen inkoop, decentrale inkopers/ Inkoper Specials/ contractmanagement/ betrokken medewerkers en je bewaakt het inkoopproces; Ondersteunen van de verschillende organisatieonderdelen bij inkoopvragen en het vervangen van collega inkopers bij ziekte of andere omstandigheden. Verantwoordelijk voor het proces van de totstandkoming van de aanbestedingsaanpak. Vanuit je rol ben je instaat dit zelfstandig uit te voeren. Het leveren van gevraagd en ongevraagd advies en je bent daarbij in staat procesmatig een voortrekkersrol te vervullen; Het zelfstandig uitvoeren van en/of ondersteunen bij aanbestedingstrajecten door middel van: Vakinhoudelijke expertise toe te passen op het gebied van (complexe) Europese aanbestedingstrajecten en inkoop categorieën; Het ontwikkelen van aanbestedingsadvies ten behoeve van marktbenadering en aanbesteding strategie aan opdrachtgevers c.q. procesbegeleiders. Het aandragen van integrale oplossingen waarin de politieke, interne en externe belangen samenkomen; Het projectmatig uitvoeren van de werkzaamheden; Het signaleren van ontwikkelingen en/of problemen binnen de aanbestedingsregels en inkoop categorieën: Het rapporteren  en archiveren   Het uitbrengen van advies, zowel mondeling als schriftelijk; Het delen van de opgedane kennis met de inkooporganisatie; Samenwerken op operationeel en tactisch niveau met (directe) collega’s; Het deelnemen aan relevante inkoop en contractmanagement overleggen binnen de gemeentelijke inkooporganisatie;

Je bent/hebt:
Om succesvol te zijn in deze rol is het van belang dat je ruime inkoopervaring meebrengt Je bent omgevingssensitief en hebt gevoel voor het werken in een politiek omgeving. We vinden het belangrijk dat je in staat bent om een breed draagvlak voor je advies en een Europese aanbesteding van A tot Z weet te begeleiden met kennis van zaken. Daarnaast kun je de vakinhoud creatief vertalen naar passende oplossingen voor de organisatie.
  Tenminste hbo werk- en denkniveau. Hebt ervaring met het werken in Tendernet Inkoopkennis op minimaal Conducto Inkoop & Aanbesteden/ Nevi 1 (of gelijkwaardig) conductor Aanbesteden voor Gevorderde/ Nevi 2 (of gelijkwaardig) is een pre. Je hebt minimaal drie jaar ervaring als procesverantwoordelijke voor Europese aanbestedingen, waarbij je tenminste 5 Europese aanbesteding zelfstandig hebt begeleid. Je hebt een proactieve houding, bent integer, accuraat, flexibel, breed inzetbaar, bezit overtuigingskracht en adviesvaardigheden en kan inspelen op ontwikkelingen. Je hebt ruime inkoopervaring en bent aantoonbaar in staat zelfstandig op tactisch niveau te acteren; Je hebt ervaring in een politiek bestuurlijke omgeving bij voorkeur een gemeente ; Je hebt ruime ervaring met projectmatig en resultaatgericht werken. Je kunt uit eigen beweging zaken aanpakken, voorstellen en/of proactief reageren.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina. 

Goed om te weten:

Je bent tenminste 2 dagen in de week op locatie, of zoveel vaker als de opdracht daarom vraagt.
 
Het is niet mogelijk om bij het stadkantoor te parkeren, eventuele parkeer kosten zijn voor eigen rekening. Het stadskantoor is zeer goed bereikbaar per openbaar vervoer en direct gelegen aan het Centraal Station. 

 
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen. 

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd. 
 
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.