Implementatiemanager projectbeheersing en ppm-tooling

Jij gaat werken voor het organisatieonderdeel (OO) Stadsbedrijven (SB), maar opereert binnen het gehele fysieke domein van de gemeente Utrecht. Met name met het OO Ruimte (projectontwikkeling) zal nauwe samenwerking plaatsvinden.

Dit is je werk 
In 2022 is een start gemaakt met de implementatie van projectbeheersing binnen de Gemeente Utrecht en bij de afdelingen Stadsingenieurs en Beheer Openbare Ruimte binnen SB. Jouw taak als Implementatiemanager Projectbeheersing en PPMO-tooling is om projectbeheersing verder te verankeren in onze organisatie, de uniformiteit te borgen/doorontwikkelingen met de Utrecht-brede standaard en de volgende stappen te zetten in onze professionalisering. Ter ondersteuning van haar projectbeheersing gebruikt Stadsbedrijven een Project- en Portfolio Management (PPM) tool. Op dit moment loopt een aanbestedingstraject voor de selectie van een nieuw PPM tool. De implementatie van deze tool ter ondersteuning van projectbeheersing maakt eveneens deel uit van de opdracht. 
De opgaven van de gemeente Utrecht zijn de afgelopen jaren steeds complexer geworden. Naast dat we van functioneel beheer naar ontwikkelend beheer overgaan, staan we voor een aantal ingrijpende transities m.b.t. klimaat en duurzaamheid. Het beheersen van de projecten die invulling aan deze opgaven geven wordt belangrijker, maar ook ingewikkelder. Het is daarom van belang dat we op een doordachte en gestructureerde wijze projectbeheersing implementeren binnen onze organisatie. De eerste stappen zijn gezet, middels de implementatie van onder andere een projectcontract en reguliere voortgangsrapportages. Jouw focus zal liggen op aspecten als risicomanagement, financiën, fasering en scope-bewaking. Je treedt op als adviseur en kritische sparringpartner richting de organisatie, projectmedewerkers en stuurgroep leden. Je legt verantwoording af aan de stuurgroep Projectbeheersing.
De genoemde PPM tool wordt aangekocht voor de hele gemeente, dus naast SB nemen ook andere organisatieonderdelen deel, zoals OO Ruimte, Vastgoedorganisatie en Werk & Inkomen. Als implementatiemanager ben jij verantwoordelijk voor de implementatie van de PPM tool binnen SB en vorm je de verbindende schakel met de implementatiemanager PPM voor de gemeente en de andere implementatiemanager van de diverse organisatieonderdelen.  

Kerntaken zijn
-    Opstellen van een projectcontract voor de verdere implementatie van projectbeheersing bij Stadsbedrijven, inclusief uitvoeren van dit plan;
-    Opstellen van het implementatieplan voor de nieuwe PPM-tool (i.s.m. overige organisatieonderdelen), inclusief uitvoeren van dit plan;
-    Aansturen van diverse werkgroepen;
-    Actief en continu zoeken van afstemming m.b.t. projectbeheersing en PPM tool, zowel binnen SB als daarbuiten;
-    Creëren van draagkracht bij de projectmedewerkers door heldere communicatie en aansturing
-    Adequate communicatie en stuurinformatie richting Stuurgroep Projectbeheersing en andere betrokken gremia;
-    Opstellen planningen, scenario’s. Monitoren en rapporteren van voortgang, financiën, risico’s en issues.

Daarnaast ben je een voortrekker in het verder versterken van projectbeheersing binnen de gemeente Utrecht. Je zoekt continu naar verbetermogelijkheden, werkt actief aan het opzetten/uitbreiden van een netwerk binnen de gemeente m.b.t. projectbeheersing en bent aanspreekpunt, vraagbaak namens SB. Het is mogelijk dat we je vragen om als coach op te treden richting interne managers projectbeheersing.

Dit vragen we van je
•    Minimaal HBO werk- en denkniveau op het gebied van projectbeheersing, bij voorkeur binnen de Openbare Ruimte;
•    Minimaal 6 jaar ervaring als implementatiemanager, bij voorkeur binnen de overheid;
•    Minimaal 3 jaar ervaring met het implementeren van projectbeheersing, inclusief het doorvertalen van een projectgovernance naar de dagelijkse projectmanagement-praktijk;
•    Ervaring met PPM tooling, bij voorkeur met implementatie ervan;
•    Proactief met overtuigingskracht;
•    Verbinder, netwerker, organisatiesensitief
•    Resultaatgericht met oog voor mens en situatie
•    Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden.