GS secretaresse

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
Primair ben je er verantwoordelijk voor om jouw gedeputeerde excellent te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt ervoor dat hij/ zij/ die zich primair op zijn/ haar/ het ambt kan richten. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van je gedeputeerde. Samen met hen en de secretariaten van de overige gedeputeerden geef jij op een soepele manier vorm aan de ondersteuning die gedeputeerden nodig hebben. Voor een belangrijk deel bestaat die ondersteuning uit individueel maatwerk binnen de daarvoor gestelde kaders. Met jouw GS-lid maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor haar/ hem/ diens passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren. Je bewaakt en beheerst de agenda van de gedeputeerde.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:

• Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;
• Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;
• Aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Zorgen dat de gedeputeerde tijdig over de juiste informatie beschikt. Vergaderstukken plaats je in iBabs en in enkele gevallen zorg je voor geprinte (vergader)stukken
• Je ontvangt externe gasten en zorgt ervoor dat zij zich welkom voelen
• Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren van ter ondertekening aangeboden correspondentie;
• Het organiseren van ontvangsten, afscheidsbijeenkomsten van GS-leden en buitenlandse reizen van de gedeputeerde.

Om deze rol goed  te kunnen vervullen ben je uiteraard klantvriendelijk en representatief. Je neemt initiatief, bent behulpzaam in de omgang en staat stevig in je schoenen. Je bent integer, betrouwbaar en samenwerking is voor jou vanzelfsprekend. Daarnaast weet je door jouw ervaring dat je soms snel moet kunnen schakelen en goed prioriteiten kunt stellen.

Competenties
Persoonlijke eigenschappen

• Klantvriendelijk en representatief
• Betrouwbaar
• Integer
• Politiek sensitief
• Initiatief nemend
• Hulpvaardig in omgang/ maar ook assertief
• Collegiaal/ teamspeler
• Stressbestendig

Vaardigheden

• Proactieve en professionele houding
• Efficiënt/ effectief werken
• Flexibel/ snel kunnen schakelen
• Gericht op zelfsturing en zelflerend
• Communicatief sterk (zowel in woord als geschrift)
• Accuraat
• ICT vaardig
• Prioriteiten weten te stellen
• Zelfstandig werkend en meedenkend met degene die je ondersteunt