Griffiemedewerker

Organisatie onderdeel
De gemeente Vijfheerenlanden ligt in het midden van het land, in de provincie Utrecht tussen de rivieren Lek en Linge. Een prachtig gebied met polders, uiterwaarden, dijken, molens, boerderijen, steden en dorpen. Vijfheerenlanden ligt centraal bij de snelwegen A2, A15 en A27. In deze groene gemeente wonen ruim 60.000 inwoners. De 16 woonplaatsen hebben elk hun eigen identiteit.

Opdracht
Doel van de functie:
Een correct en efficiënt verloop van het proces van bestuurlijke besluitvorming door het leveren van administratief/bestuurlijke en secretarieel/administratieve documentaire ondersteuning aan griffier, gemeenteraad, presidium en rekenkamer bij de voorbereiding, verloop en afwikkeling van raadsvergaderingen en andere bijeenkomsten en activiteiten.

Functie-inhoud:
Het verrichten van ondersteunende en administratief-organisatorische werkzaamheden:

• Verleent ondersteuning bij het opstellen van de conceptagenda’s van raads- en commissievergaderingen en vergaderingen van het presidium.
• Is verantwoordelijk voor de besluitenlijsten van de vergadering van het presidium en de raad
• Draagt in logistieke zin zorg voor de officiële afhandeling van de stukken na de raadsvergadering.
• Ondersteunt in het opstellen van raadsvoorstellen en – besluiten door de griffie
• Draagt zorg voor de geluidsopnames ten behoeve van de digitale verslaglegging van raads- en commissievergaderingen.
• Draagt zorg voor het redigeren en controleren van vergaderstukken, moties, amendementen
• Draagt zorg voor het proces rondom digitaal vergaderen
• Is verantwoordelijk voor het proces van digitaal stemmen tijdens de raadsvergadering
• Is verantwoordelijk voor de logistieke procesgang van de raad, presidium en raadscommissies.
• Verzorgen van de (digitale) post, beheren van de griffiemailbox, bijhouden van dossiers en zorgdragen voor archivering.
• Is aanspreekpunt voor de (leden van de) raad voor facilitaire zaken.
• Is aanspreekpunt voor de (leden van de) rekenkamer voor facilitaire zaken
• Verleent ondersteuning bij werkbezoeken en hoorzittingen.
• ICT ondersteuning van raad en griffieteam
• PAV-er, bewaakt de budgetten die onder verantwoordelijkheid van de griffier vallen
• Levert secretariële ondersteuning aan de griffie
• Verzorgen van publicaties van de raad in bijvoorbeeld het huis-aan-huisblad het Kontakt

Verzorgt de informatievoorziening aan de gemeenteraad:

• Verzorgt ondersteuning bij besluitvorming en bestuurlijke processen.
• Monitort de uitvoering van raadsbesluiten door het college.
• Is belast met het voorbereiden en/of organiseren van onderzoeksvragen of initiatiefvoorstellen.
• Legt en onderhoudt contacten met de media die voor de raad van belang zijn.
• Verschaft informatie over producten/diensten van de griffie aan derden.
• Organiseert (mede) en faciliteert raadsactiviteiten zoals werkbezoeken, themabijeenkomsten en VHL pleinen
• Beheert en onderhoudt het raadsinformatiesysteem voor de raadsleden en adviseert over de opzet.
• Beantwoord diverse vragen van raadsleden, ambtelijke medewerkers en inwoners en toets en beoordeelt vragen en verzoeken aan de hand van procedures.

Competenties:

• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• Accuraat
• Kwaliteitsgericht
• Inzet op samenwerking.
• Cognitieve flexibiliteit

Plannen en organiserenBeoordeling
Stap 1: Beoordeling cv’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de cv’s op de minimumeisen in het bovengenoemde profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) cv’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de cv’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de cv’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria.

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten.
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. Werktijden zullen ook in de avond zijn. Invulling van het rooster gaat in overleg.