Functioneel specialist

Over Apeldoorn
Met bijna 170.000 inwoners zijn we de elfde gemeente van Nederland. En we groeien door naar 180.000 inwoners. Met zo’n 2.000 collega’s dragen we bij aan de strategische doelen van de organisatie: Apeldoorn versterken als gezinsstad, duurzaam en ondernemend Apeldoorn en een toeristisch toplandschap.

Onze ambitie
De samenleving verandert continu. Dat vraagt ook iets voor onze organisatie. We willen wendbaar blijven en daarbij in control zijn. Onze uitvoeringskracht vergroten en ons strategisch vermogen versterken. Dat is een mooie ambitie en vraagt om mensen die die ambitie willen waarmaken. Samen werken we aan het Apeldoorn van morgen!

In onze organisatie werken we in vier thema’s waarbinnen de verschillende afdelingen opereren. De thema’s zijn Concern, Ruimte en Economie, Maatschappelijke ontwikkeling en Dienstverlening & Bedrijfsvoering.

Onze cultuur
De vier kernwaarden van de gemeente Apeldoorn zijn: vakmanschap, innovatiekracht, betrouwbaarheid en samenwerking. Ons vakmanschap wil zeggen dat onze kennis en kunde groot is. Onze innovatiekracht helpt ons om te kunnen reageren op de veranderingen om ons heen. Onze betrouwbaarheid blijkt uit het feit dat we zeggen wat we doen en doen wat we zeggen.

En tot slot zijn we stevig geworteld in de Apeldoornse samenleving en gaan we actief samenwerkingen aan met onze inwoners, ons bestuur, bedrijven, andere overheidsinstanties en natuurlijk ook binnen het stadhuis met elkaar. We weten dat we elkaar nodig hebben en dat bundeling van onze kennis, inzicht en visies op de toekomst leidt tot de beste oplossingen voor onze inwoners voor nu en voor later. We zien samenwerking ook niet als iets vrijblijvends. We investeren actief in samenwerkingen vanuit de overtuiging dat we samen meer kunnen bereiken dan alleen, en dat we samen ook verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat.

Opdracht

De gemeente Apeldoorn is op zoek naar een Functioneel Specialist die binnen Team Servicepunt in samenwerking met het team Functioneel Beheer, cluster Bedrijfsvoering ondersteuning biedt op de applicaties Beaufort/Youforce/Gemal.

Team Servicepunt HRM/ Salarisadministratie is in samenwerking met Team Functioneel beheer  cluster Bedrijfsvoering bezig om de samenwerken in het IT/HRM Domein te verbeteren. Door middel van een scrum methode wordt er gezorgd voor meer afstemming en samenwerking binnen de keten IT/HRM waardoor systeemeisen en gebruikerswensen beter op elkaar worden afgestemd.

Dit ga je doen

Jij werkt als Functioneel Specialist aan de optimalisatie van de toepassing van de applicaties beaufort/ Youforce/Gemal. Waarbij de complexiteit groot is, omdat we niet alleen gemeente Apeldoorn hierin faciliteren, maar ook CJG, ODVeluwe, Tribuut en Gemeente Epe.

Jouw focus zal liggen op de vereenvoudiging en verbetering van de processen (en formulieren etc. ) binnen het Youforce portaal en daarbij gebruik makend van de mogelijkheden binnen Gemal indien daar mogelijkheden zijn om het proces te vereenvoudigen/verbeteren.

Als Functioneel Specialist zorg jij ervoor dat de kwaliteit van de gegevens in de systemen verhoogd wordt, er minder kans op fouten gemaakt door gebruikers is en de gebruiksvriendelijkheid van de applicatie vergroot wordt. 

Je werkt nauw samen met functioneel beheer en het  servicepunt om te zorgen dat gehele keten goed met elkaar samenwerkt in de applicatie en dat de applicatie het proces maximaal ondersteunt. Je hebt kennis van de volgende koppelingen met beaufort en Youforce;

-           Gemal
-           Koppeling met HelloID
-           Topdesk
-           UWV
-           Arbodiensten

Zo zijn we nauw betrokken bij alle in- door- en uitstroomprocessen van alle medewerkers. Die weer verantwoordelijk zijn om inwoners en bedrijven van Apeldoorn zo goed mogelijk kunnen bedien.

Je bent een echte duizendpoot! Jij weet precies wat onze eindgebruikers nodig hebben, nog voordat ze het zelf weten. Hun wensen en jouw eigen inzichten vertaal je naar de juiste functionele inrichting van de applicatie. Je hebt hierin een adviserende, regisserende en uitvoerende rol.

Als Functioneel Specialist heb je een aantal verantwoordelijkheden die in onderstaande rollen en kerntaken beschreven zijn:

Advies:

• Adviseert key en key-users over een zo goed mogelijke aansluiting.
• Signaleert risico’s, verbeter- en/of knelpunten en adviseert hierover en is regievoerder bij de implementatie van de oplossing.
• Bent op hoogte van de wet- en regelgeving en gaat daar proactief mee aan de slag.
• Kent de roadmap en release-notes, weet welke effecten deze kunnen hebben op de bedrijfsvoering en bespreekt de impact hiervan met de klant.
• Je bent goed in presenteren, het overtuigen van mensen en documentatie vastleggen.

De klant (alle medewerkers):

• Eerste aanspreekpunt voor key-users en handelt functionele verzoeken van hen af, voor verstoringen zal dit bestaan uit het afhandelen in de 2e lijn. Je bent in ieder geval op de hoogte van het aantal verstoringen en probeert deze tot een minimum te beperken door instructie of aanpassing van de software.
• In staat om te inventariseren welke behoefte er is bij de klant, vertaalt dat eventueel in een functioneel ontwerp en configureert het systeem naar deze behoefte en doet verbetervoorstellen.
• In staat om het aangeboden werk te prioriteren en dit met de klant te overleggen, zo nodig pas je de prioritering op verzoek van de klant aan.

Relatiebeheer:

• Zet wijzigingsverzoeken uit richting leverancier en bewaakt de voortgang daar op en koppelt de voortgang vanuit jezelf periodiek terug aan de indiener en weet te escaleren wanneer dat nodig is.

Uitvoering en implementatie:

• Inhoudelijke problemen en verstoringen met impact bespreek je met de senior binnen je domein.
• Verantwoordelijk voor het testen in acceptatie en regisseur van testen in productie, schat de impact van bevindingen in en legt deze voor aan de eigenaar.
• Opzetten en toewijzen van rapporten, menu’s en gebruikersrechten (autorisatiebeheer).

Competenties

• De kandidaat is communicatief vaardig.
• De kandidaat kan de wensen van de klant vertalen naar oplossing in de applicatie.
• De kandidaat heeft overtuigingskracht.
• De kandidaat is nauwkeurig.
• De kandidaat is proactief en kan zelfstandig met zaken aan de slag.
• De kandidaat is stressbestendig.
• De kandidaat kan goed prioriteren.

Benodigd aantal professionals
1.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk: Nee