Externe projectleider mfa valken ’68

Aanleiding en doel
De gemeente Katwijk realiseert een nieuwe multifunctionele accommodatie (MFA) aan de Duyfraklaan in Valkenburg. Deze vervangt de verouderde accommodatie van voetbalvereniging Valken ’68. De MFA biedt ruimte aan drie hoofdgebruikers:

• voetbalvereniging Valken ’68,
• een huisartsenpraktijk,
• en een fysiopraktijk.

Het project draagt bij aan toekomstbestendige sport- en zorgvoorzieningen voor de wijken ’t Duyfrak en het nieuwe Valkenhorst.

Scope van het project
De opgave omvat:

• Selectie en contractering van een ontwerpteam;
• Uitwerking van het ontwerp (VO, DO, TO);
• Aanbesteding van uitvoerende partijen;
• Sloop van het bestaande gebouw en realisatie van de nieuwbouw.

De totale looptijd van het project is ca. 3 jaar (aug 2025 – medio 2028). De projectfase waarvoor deze opdracht geldt, start in het derde kwartaal van 2025.

Opdrachtomschrijving
De externe projectleider is verantwoordelijk voor het externe deel van het project. Dit betreft onder andere:

• Coördinatie van het ontwerptraject;
• Aansturing van externe adviseurs en het ontwerpteam;
• Voorbereiding van aanbestedingen;
• Input leveren voor besluitvorming door college en raad;
• Coördinatie van de selectieprocedure voor de huur van de huisartsenpraktijk.

Stakeholders
Het project kent een breed krachtenveld met zowel interne als externe belanghebbenden:

• gebruikers (voetbalvereniging Valken ’68, huisartsenpraktijk, fysiotherapie),
• gemeentelijke afdelingen (o.a. vastgoed, financiën, inkoop),
• bestuur (college en raad),
• en externe adviseurs (ontwerp, techniek, aanbesteding).

De externe projectleider werkt nauw samen met deze partijen, maar richt zich primair op de externe aansturing. Interne coördinatie en bestuurlijke afstemming liggen bij een interne projectleider van de gemeente.

Deze opdracht is geschikt voor uitvoering door een zelfstandig ondernemer (zzp’er), mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

• De opdrachtnemer is aantoonbaar ondernemer in het economisch verkeer, beschikt over een geldig KvK-nummer en voert opdrachten uit voor meerdere opdrachtgevers.
• De opdracht wordt uitgevoerd op basis van een resultaatverplichting: de opdrachtnemer levert zelfstandig overeengekomen producten of diensten op, binnen de afgesproken termijnen en kwaliteitscriteria.
• De opdrachtgever stuurt niet op de wijze van uitvoering, de opdrachtnemer bepaalt zelf zijn werkwijze, werkplek en inzet van middelen.
• Er is geen verplichting tot persoonlijke arbeid: de opdrachtnemer mag zich in principe laten vervangen, tenzij vanwege aard of vertrouwelijkheid van het werk anders is overeengekomen.
• De opdrachtnemer is niet ingebed in de organisatie van de gemeente Katwijk. De interne coördinatie van het project vindt plaats via een interne projectleider van de gemeente.
• De vergoeding is gekoppeld aan het opgeleverde resultaat en niet gebaseerd op declarabele uren of aanwezigheid.
• Tijdens de uitvoering wordt de zelfstandigheid van de opdrachtnemer ook in de praktijk geborgd. De gemeente behoudt zich het recht voor om de opdracht tussentijds te beëindigen indien blijkt dat sprake is van een gezagsverhouding of organisatorische inbedding.

Door inschrijving op deze opdracht bevestigt de inschrijver dat hij/zij als zelfstandig ondernemer werkt en zich conformeert aan bovenstaande voorwaarden.

Verantwoordelijkheden

Werkwijze
De opdrachtnemer werkt zelfstandig en levert per fase vooraf afgesproken producten op (zoals VO, aanbestedingsdocumenten, investeringsraming). Er wordt niet afgerekend op basis van uren, maar op basis van opgeleverde resultaten. De opdrachtnemer bepaalt zelf zijn werkwijze en inzet van middelen. Er is geen verplichting tot persoonlijke arbeid.

Voorbereidende fase (juli 2025 – januari 2027)

De nadruk ligt op de planuitwerking en het verkrijgen van het raadsbesluit over het investeringskrediet. De externe projectleider is verantwoordelijk voor:

• Coördinatie van randvoorwaardelijke trajecten zoals:
  • Selectie en contractering van een ontwerpteam (architect en adviseurs)
  • Selectieprocedure voor de huisartsenpraktijk
  • Uitwerking stedenbouwkundig kader
  • Intentieovereenkomst en garantstellingsplan voor bijdrage Valken '68
• Aansturing ontwerpteam bij:
  • Voorlopig Ontwerp (juli – november 2025)
  • Definitief Ontwerp (januari – april 2026)
  • Technisch Ontwerp (mei – september 2026)
• Herziening van kostenraming en businesscase
• Voorbereiding en ondersteuning bestuurlijke besluitvorming (raadsbesluit in januari 2026)
• Voorbereiding aanbesteding uitvoerende partijen (oktober 2026 – januari 2027)

Uitvoerende fase (februari 2027 – medio 2028)

Na gunning van de opdracht aan de uitvoerende partijen start de realisatiefase. De externe projectleider is verantwoordelijk voor:

• Begeleiding van de uitvoeringsfase van de nieuwbouw (bouw en installaties)
• Afstemming met externe aannemers en gemeente
• Oplevering van het gebouw conform afspraken
• Eindverantwoording en overdracht

Rolverdeling externe en interne projectleider tijdens de realisatiefase

In de realisatiefase werkt de externe projectleider samen met de interne projectleider van de gemeente Katwijk. De externe projectleider is verantwoordelijk voor de afstemming met de externe uitvoerende partijen (zoals aannemer en installateur), het bewaken van de voortgang van de uitvoering en het aanleveren van de afgesproken producten.

De interne projectleider is verantwoordelijk voor de interne aansturing en besluitvorming binnen de organisatie, inclusief de afstemming met bestuur, interne beheerders, beleidsafdelingen en communicatie.

De externe projectleider heeft geen rol in de interne besluitvorming, stuurt geen gemeentelijke medewerkers aan en is niet betrokken bij interne werkoverleggen. Daarmee blijft de opdracht duidelijk extern gericht en passend binnen de kaders van de Wet DBA.