Documentbeheerder Grote Projecten

Organisatie
Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden zorgt voor veilige dijken, schoon water en droge voeten in het zuidelijk deel van de provincie Utrecht en een klein deel van Zuid-Holland.  Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden is één van de 21 waterschappen in Nederland. Het waterschap is, net als een gemeente, een lokale overheid. Het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) bestaat uit een algemeen bestuur, een college van Dijkgraaf en Hoogheemraden en meer dan 600 medewerkers. HDSR is gestart met het inrichten en uitvoeren van grote IPM-gestuurde projecten bij het waterschap. Eén daarvan is het project Sterke Lekdijk, de versterking van de Lekdijk tussen Amerongen en Schoonhoven. Daarmee staan we voor een mooie opgave!

Context IT dienst Informatiebeheer
Binnen de IT dienst Informatiebeheer is een verschuiving gaande van de uitvoering van de meer traditionele en operationele taken zoals verwerking van post en beheer van fysieke archieven naar meer adviserende, kaderstellende en controlerende taken op het gebied van het informatiebeheer. De medewerkers van de IT dienst Informatiebeheer dragen hieraan bij door de organisatie te adviseren en te faciliteren bij de inrichting van een moderne, duurzame en toegankelijke informatievoorziening die de organisatie en haar omgeving zo optimaal mogelijk kan ondersteunen. Digitalisering van de werkprocessen inclusief de inrichting van het digitale beheer van informatie binnen deze processen staat hoog op de agenda. De medewerkers van de IT afdeling Informatiebeheer ondersteunen dit proces.  Documentbeheerders, recordmanagers, adviseurs informatiebeheer en functioneel beheerders werken vanuit de verschillende IT diensten binnen de afdeling I&A en helpen de HDSR organisatie bij o.a. het duurzaam en toegankelijk inrichten en uitvoeren van haar informatiebeheer. Zij kunnen vanuit de afdeling I&A worden gedetacheerd aan projecten (zoals Sterke Lekdijk) of andere afdelingen. De gedetacheerde collega’s hebben daarbij een dubbele verantwoordelijkheid. Enerzijds helpen ze het project (of de afdeling) vooruit met o.a. het ontvangen, verwerken en opslaan van informatie, en anderzijds zorgen zij ervoor dat dit gebeurt conform vereisten vanuit (archief) wetgeving en intern informatiebeheer beleid. Het interne informatiebeheerbeleid van HDSR is nog in ontwikkeling. Dat betekent dat de (gedetacheerde) medewerkers een belangrijke rol hebben in het uitdragen van de visie i.o. én in het leveren van feedback vanuit de uitvoering waarmee het beleid kan worden verbeterd en verder ontwikkeld.

Jouw opdracht als Documentbeheerder Grote Projecten
Je draagt binnen jouw rol bij aan de verdere ontwikkeling van het documentbeheer binnen de grote projecten (zoals o.a. het samen met de adviseurs informatiebeheer ontwikkelen en implementeren van een spelregelkader bij het opslaan van informatie in de verschillende informatiesystemen en het ondersteunen van de medewerkers bij het opslaan van hun informatie in o.a. SharePoint en het centrale DMS). Ook bewaak je dat bij het vastleggen van informatie wordt voldaan aan o.a. wettelijke kaders op het gebied van informatiebeheer, privacy en informatiebeveiliging. Daarnaast bewaak je de documentenstroom van het gehele project, leg je documenten vast en rapporteer je hier regelmatig over aan de manager projectbeheersing van het project (en indien nodig aan de andere leden van het (IPM) project-teamleden). Je werkt zowel zelfstandig als ook in samenwerking met anderen. Binnen het project wordt ook gebruik gemaakt van Relatics en wordt er gewerkt in document management systemen van samenwerkingspartners buiten HDSR. Als documentbeheerder jaag je hierbij alle projectteamleden aan om documenten op juiste wijze te registeren. De documenten moeten namelijk op meerdere plaatsen beschikbaar zijn. Als documentbeheerder speel je hierin een belangrijke rol en zorg je ervoor dat alle inkomende en uitgaande documenten ook op de juiste wijze digitaal geregistreerd worden. Een andere ontwikkeling is dat het waterschap vanaf medio 2022 overgaat op een nieuw informatiesysteem (Content Suite i.p.v. DM als centrale DMS). Hier moet het project op aanhaken en wordt een bijdrage van de documentbeheerder verwacht. Je werkt onder andere voor het gehele project Sterke Lekdijk (met zes deelprojecten en een programmateam) en voor diverse andere grote projecten (zoals Uitbreiding KWA, Regionale Keringen en Baggeren).

Competenties

• Staat stevig in de schoenen en durft mensen aan te spreken;
• Is proactief, collegiaal en werkt zelfstandig;
• Hands-on werk attitude, resultaatgericht;
• Heeft goede contactuele vaardigheden;
• Kan goed samenwerken, luisteren en doorvragen;
• Is accuraat en integer;
• Is leergierig en maakt zich nieuwe zaken snel eigen.