Documentalist-krw arnhem

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers.

Werklocatie en inzet
Voor deze opdracht wordt 24 uur per week inzet gevraagd. Wekelijks werken we op maandag en/of donderdag als projectteam op het kantoor van
Rijkswaterstaat Oost-Nederland te Arnhem. Over hybride werken kunnen afspraken gemaakt worden.

De werkzaamheden
• Beheer van archivering in het document management systeem door projectmedewerkers. Het beheer omvat activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie.
• Het verzorgen van instructies aan projectmedewerkers, zodat zij hun eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming op de juiste wijze kunnen uitvoeren.
• Daarnaast het bevorderen van het bewustzijn van projectmedewerkers over taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van documentbeheer en archiefvorming bevorderd.
• Het zorgdragen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van dossiers, autoriseren van medewerkers en het geven van instructies aan projectmedewerkers.
• Uitvoeren van maatregelen ter voorbereiding op overdracht. Uitvoeren van herstelwerkzaamheden en zorgdragen voor de overdracht.

De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van
documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.
Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Je hebt een proactieve, klantgerichte en dienstverlenende instelling.

• Je denkt in mogelijkheden en het vinden van werkbare oplossingen.
• Je hebt goede uitdrukkingsvaardigheden, mondeling en schriftelijk.
• Je stelt duidelijke rapportages en hulpmiddelen op.
• Je zorgt zelfstandig voor de trainingen en het instrueren en begeleiden van gebruikers.
• Je stelt de juiste vragen om het verzoek of de vraag helder te krijgen.
• Je werkt zelfstandig, neemt initiatieven en zoekt indien nodig contact met collega’s.

Leiding en toezicht
Ja, de uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder regievoering van de opdrachtgever.

Meest essentiële competenties
Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
➢ Dienstverlenende en klantgerichte instelling
➢ Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
➢ Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
• Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
• Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
➢ Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen) ➢ Nauwkeurigheid ➢ Pro-actieve instelling
➢ Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
➢ Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
➢ Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).