Afdelings- en MT secretaris

Waar ben jij van?

Door je centrale rol bij de bestuurlijke stekken ben je een vraagbaak voor collega’s van de afdeling mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder.

Jouw functie.

In deze combinatierol van afdelings- en MT secretaris bestaan de werkzaamheden uit een variëteit van verschillende taken, waarvan de behandeling van de bestuurlijke stukken van de afdeling een belangrijk en vast onderdeel is van je werkweek. Met de stroom van bestuurlijke stukken ben je grofweg de helft van de tijd bezig. Samen met 2 naaste collega’s ben je van het coördineren van de bestuurlijke stukken evoor de afdeling. De bestuurlijke stukken en de beantwoording van de burgermeldingen worden inhoudelijk op de afdeling geschreven, maar worden door de secretarissen getoetst op vormvereisten en taal. Het proces van de bestuurlijke stukken loopt via het systeem DIVA BB.

Door je centrale rol bij de bestuurlijke stekken ben je een vraagbaak voor collega’s van de afdeling mobiliteit en het bestuurlijke team van de wethouder. Tot jouw werkzaamheden behoort het verdelen en beleggen van de werkzaamheden in de afdeling, het bewaken van de voortgang, termijn en de kwaliteit van de geschreven stukken en af te stemmen in de keten. Het begeleiden van collega’s, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheid, bij het doorlopen van het proces door te adviseren, te controleren en te rappelleren. Het signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteren hierover aan de collega’s en/of het management. Met jouw oog voor kwaliteit, hoeven wij ons geen zorgen te maken over uitgaande bestuurlijke en ambtelijke stukken!

Een ander belangrijk deel van je tijd ben MT-secretaris en lever je op pro actieve wijze ondersteuning aan het MT. Als MT-secretaris weet jij de brug te slaan tussen de behoefte de organisatie, het MT, de teams en de medewerkers. Je zorgt ervoor dat onze ontwikkel agenda werkelijkheid wordt, processen vast worden gesteld en onze werkafspraken, kaders en functiehuis op orde zijn. Je brengt ordening, transparantie, rust en overzicht in de ontwikkeldoelen en fungeert als projectleider voor deze trajecten.

Jouw profiel

Jij krijgt energie van het structureren, organiseren, ondersteunen en zaken efficiënter maken. Je voelt je als een vis in het water in een centrale positie en geniet van een gevarieerd en dynamisch takenpakket. Je bent stressbestendig en flexibel als het gaat om stevige pieken en dalen in werkdruk. Hierin weet je goed te prioriteren en coördineren.

Het is daarom van belang dat je nauwkeurig werkt, goed bent in plannen en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden. Ook ben je digitaal vaardig en je maakt nieuwe systemen snel eigen. Je bent digitaal vaardig en maakt jezelf nieuwe systemen snel eigen Daarnaast handel je integer. Met in achtneming van je verantwoordelijkheden oefen jij je functie adequaat en zorgvuldig uit. Als spin in het web zorg je ervoor dat alle collega’s input leveren en stem je deze af met vele spelers in het proces. Van belang is dat de bestuurlijke stukken op de juiste momenten volledig gereed zijn. Om dit voor elkaar te krijgen werk je resultaatgericht en beschik jij over vaardigheden in het aansturen van processen en het coördineren van werkzaamheden. Het onderhouden van contacten met verschillende belanghebbenden is voor jou geen probleem, omdat je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden. Tot slot breng je zowel gevoel voor je omgeving mee (voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen), als vermogen om samen te werken.