Directiesecretaris

Jouw functie

Het is essentieel dat de directeur goed ondersteund wordt. De directiesecretaris is de spin in het web voor de directie en de schakel met het stadhuis. In deze functie werk je dus op het snijvlak ambtenarij, bestuur en de buitenwereld.

We zijn op zoek naar een directiesecretaris voor de directie Toezicht, Handhaving, Parkeren en Markten (THPM). Als directiesecretaris ben jij sterk in het stroomlijnen van een spervuur aan vragen. Jij pakt makkelijk de ruimte om 'jouw' directeur in positie in te brengen. Jij bent in staat om hierin maatwerk te leveren door het ene moment te ondersteunen en het andere moment te adviseren. En uiteraard communiceer jij makkelijk en open.

Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving, in een grote organisatie met omvangrijke ambities voor de stad. Dat maakt dat er achter de schermen processen heel soepel moeten lopen. Als directiesecretaris ben je op de hoogte van de formele en informele procedures en ken je de mensen die daarvoor relevant zijn. Je bent dan ook ijzersterk in samenwerken, netwerken én schakelen en het coördineren op het snijvlak van inhoud en proces. Het ene moment ben je secretaris van groot directieoverleg of vergadering van de wethouder, het andere moment lees je mee met een politiek gevoelig stuk en weer een ander moment sta je aan de lat om een ingewikkeld vraagstuk zo snel mogelijk op te lossen met behulp van collega’s.

Oke! Maar wat ga je dan écht doen?
De kern van de functie bestaat uit 3 onderdelen:

Ondersteunen van de directeur THPM door te adviseren op tactisch en strategisch niveau, te zorgen dat overleggen zijn voorbereid en er verslagen worden gemaakt. Te prioriteren en verbanden te leggen en ad hoc dingen op te pakken. Je signaleert, waardoor de directeur effectief kan zijn en durft haar/hem daarop aan te spreken.

Je bent de schakel tussen het stadhuis en de directie, waarbij je de wethouderstaven voorbereid en verslaat, bestuurlijke stukken toetst op kwaliteit en samenhang en de verbinding legt tussen inhoudelijke collega’s en collega’s van bestuursondersteuning.

Je geeft advies aan collega’s hoe ze op een correcte en effectieve manier besluitvorming op directie en bestuurlijk niveau kunnen bewerkstelligen. Je adviseert hen in welke overleggremia zij kunnen benutten en wat er nodig is voor die gremia om goede keuzes te kunnen maken.

Bovenstaande is de kern van de functie, maar je stelt je werkpakket samen met je directeur. De inhoud van je werkpakket staat dus niet 100% vast en kan tussentijds wijzigen.

De volgende concrete werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden kun je in ieder geval verwachten:

Voorbereiden en verslagleggen van overleggen waar je directeur aan deelneemt en van de wethoudersstaven. Je monitort dat acties en afspraken uit deze overleggen worden nagekomen.

Toetsen bestuurlijke stukken op kwaliteit en samenhang.

Je bent verantwoordelijk voor het stroomlijnen van contacten tussen stadhuis en directie.

Adviseren van collega’s en je directeur op tactisch en strategisch niveau.

Je houdt de vinger aan de pols op ontwikkelingen binnen de directie en escaleert naar afdelingshoofden of je directeur als er knelpunten ontstaan.

Jouw profiel

Je kunt goed omgaan met de politieke- en bestuurlijke context van een gemeente en je bent een verbinder tussen de diverse vakgebieden. Als directiesecretaris weet jij op het juiste niveau te communiceren, dit doe je op bestuurlijk, strategisch en tactisch niveau. Je hebt een pragmatische insteek bij het opstellen van stukken en het adviseren erover en het toezicht houden. Je beschikt over een uitstekend ontwikkeld analytisch vermogen en bent in staat tot het omzetten van informatie in beleidsmatige voorstellen en notities. Je bent in staat om met een helicopterview over Toezicht, Handhaving, Parkeren en Markten vanuit een cluster Stadsbeheer en breed perspectief te adviseren, challengen en beoordelen. Verder ben je organisatiesensitief en heb je een gevoel voor verhoudigen tussen organisaties of onderdelen daarvan. Je kunt bruggen slaan tussen afdelingen, directies en bestuur. Dit doe je met de nodige overtuigingskracht. Je hebt oog voor je omgeving en kunt de belangen daarin goed afwegen. Daarnaast kan je zowel zelfstandig als in teamverband functioneren. Je bent flexibel, stressbestendig, organisatorisch vaardig en een netwerker. Ten slotte beschik je over uitstekende Nederlandse schriftelijke en mondelinge vaardigheden.