Directiesecretaresse
De Nationale Ombudsman
geen max tarief
Zuid-Holland
32 uur per week
- ICT Informatievoorziening
10 augustus 2020
28 februari 2021
De opdrachtomschrijving
|
De rol van managementondersteuner van de directeur Nationale ombudsman is een verantwoordelijke rol. Het accent ligt daarbij op dienstverlening. Als ondersteuner van de directeur ben je verantwoordelijk voor de allround secretariële en organisatorische ondersteuning van haar. Je bent voor haar het coördinerende communicatiecentrum en vast aanspreekpunt. Bij jou komen veel informatiestromen bij elkaar. Je bent in staat deze informatie te filteren, te prioriteren en daarover te signaleren en adviseren, zodat de directeur up-to-date is.
Je hebt traditionele secretariële taken, zoals telefonie, agendabeheer en mailafhandeling, notuleren en verslaglegging van vergaderingen, digitale dagmappen verzorgen, archiefbeheer, vergaderlocaties regelen en adressenbestand up-to-date houden. Daarnaast vragen we ook van je om informatiestromen te coördineren, vooruit te kijken en planningen te maken en te bewaken. In de uitvoering van deze taken is een grote mate van zelfstandigheid, flexibiliteit, nauwkeurigheid en omgaan met vertrouwelijkheid vereist. Je bent snel van begrip, je denkt mee en vooruit. Energiek, proactief en hands-on behoren dan ook tot je standaard competenties. Gevoel voor verhoudingen en discretie zijn een must. Samen met de andere managementondersteuners van het secretariaat van de ambtsdragers (de Nationale ombudsman, de Substituut ombudsman en de Kinderombudsman) vorm je een collegiaal team, waarin jullie efficiënt en prettig met elkaar samenwerken. Als managementondersteuner van de directeur werk je primair voor de directeur, maar vervang je ook zo nodig de collega managementondersteuners gedurende verlofperiodes. Dit zal met name van toepassing zijn op de ondersteuning van de Kinderombudsman. Als je werkzaamheden voor de directeur dit toelaten, ondersteun je de collega's bij hun werkzaamheden voor de ambtsdragers, zodat je ook ingewerkt raakt op hun kennisgebieden. Dit betekent dat je breed inzetbaar bent voor zowel de directeur als de ambtsdragers. |
Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.
De Eisen
- Afgeronde secretariële opleiding op minimaal MBO 4-niveau
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (dit wordt duidelijk toegelicht in het cv)
- Goede beheersing van standaard kantoorapplicaties en automatiseringssystemen (in ieder geval MS Office)
- Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse (of managementondersteuner)
De Wensen
- De kandidaat beschikt over onderstaande competenties. Dit kan worden getoetst in een persoonlijk gesprek. - integere omgang met vertrouwelijke informatie en stukken - groot aanpassings- en leervermogen - stressbestendig - flexibele instelling - samenwerkingsgericht - plannen en organiseren - klantgericht/dienstverlenend - nauwkeurig - proactief - organisatiesensitiviteit - ontwikkelingsgericht - relativeringsvermogen.
- Kennis van en affiniteit met het ombudswerk (dit wordt duidelijk toegelicht in het cv)
- Redelijke beheersing van de Engelse taal (dit wordt duidelijk toegelicht in het cv)
- Ervaring met Verseon
- Minimaal 3 jaar ervaring als directiesecretaresse (of managementondersteuner)
Interesse in deze opdracht?
Zo werkt onze dienstverlening
Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk
Gesloten
Mis geen kans, word gratis lid
Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox