Directiesecretaresse

Opdracht
Deze specifieke opdracht wordt uitgevoerd voor het bestuurs- en directiesecretariaat Woerden/Oudewater

Jouw dag is gevuld met acties die voortkomen uit de mail en agenda van de wethouders  van de gemeente Oudewater en een directielid van de gemeente Woerden, waaronder: 

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de bestuurder klopt van A tot Z; 
• Zelfstandige behandeling e-mail van de wethouders/directielid;
• Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en hier naar handelen; 
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Het adviseren en praktisch ondersteunen van de collegeleden en directielid bij het voorbereiden van ontvangsten en andere representatieve aangelegenheden; 
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Vervanging van collega’s van team BDS bij afwezigheid;
• Jij helpt bij allerlei andere voorkomende secretariële en overige representatieve taken;

Het merendeel van jouw werkverdeling ziet op ondersteuning van het directielid (circa 24 uur per week) van de gemeente Woerden. In de overige uren ondersteun je de collegeleden van de gemeente Oudewater.

Competenties
Jij bent zelfstandig, proactief en hebt ervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving. Hierdoor ben je snel zelf startend! Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je ook goed de verbinding met het team te vinden. Jij hebt organisatorisch inzicht, je weet overzicht te houden en werkt secuur in een digitale omgeving. 

Jij bent representatief, kan goed prioriteren en met jouw servicegerichte houding ben jij pas tevreden als de klant dat is!  

• Meerdere jaren ervaring op secretarieel gebied
• Recente werkervaring in een politiek/bestuurlijke omgeving
• Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift
• Goede kennis van en zeer vaardig met Outlook, Word en Excel

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr. Sowieso 6 uur per dag beschikbaar op maandag t/m donderdag.