Deel projectleider informatie op de juiste plek

Uitvoeringsvoorwaarde – arbeidsrelatie en wijze van uitvoering
De opdrachtnemer waarborgt dat bij de uitvoering van de opdracht geen arbeidsovereenkomst of (fictieve) dienstbetrekking ontstaat tussen de door opdrachtnemer ingezette natuurlijke persoon/personen en de opdrachtgever.
De opdrachtgever heeft de opdracht zodanig ingericht dat de werkzaamheden plaatsvinden binnen de organisatorische kaders van de opdrachtgever, zoals nader uitgewerkt in de opdrachtomschrijving.
Gelet hierop is de opdrachtnemer gehouden de werkzaamheden zodanig te organiseren en uit te voeren dat het hiervoor bedoelde risico wordt voorkomen.
De verantwoordelijkheid voor een juiste kwalificatie van de arbeidsrelatie en de naleving van toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder begrepen de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (Wet DBA), ligt bij de opdrachtnemer.
De inschrijver dient bij inschrijving aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze hij invulling geeft aan deze uitvoeringsvoorwaarde.
Indien naar het oordeel van de opdrachtgever uit de inschrijving niet aannemelijk wordt dat de opdrachtnemer de opdracht kan uitvoeren op een wijze die voldoet aan deze uitvoeringsvoorwaarde, kan de inschrijving als niet‑conform terzijde worden gelegd.
Bij deze beoordeling is niet de gekozen juridische vorm of constructie doorslaggevend, maar de (voorgenomen) feitelijke wijze van uitvoering van de opdracht, zoals die uit de inschrijving blijkt.

Organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden ‘vertrouwen, kracht en nabijheid’. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zo’n 400 collega’s werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is de organisatie niet te massaal, zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan, wat ook je achtergrond, levensstijl of geloof is, of je nou topsporter bent of een beperking hebt, of allebei, als je je herkent in het profiel, solliciteer!    

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie, zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker, maar iemand die zijn kwaliteiten, rafelrandjes én zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.   

Team
Team Informatiebeheer bestaat uit zes medewerkers informatiebeheer en een kwaliteitsmedewerker. Daarnaast werk je o.a. samen met onze proces- en informatieadviseurs, functioneel beheerders en strategisch adviseurs. Je rapporteert over de voortgang van het project aan de projectleider en over je functioneren aan de teammanager.

Opdracht
De gemeente Zeist migreert alle informatie vanuit haar netwerkschijven naar zes aangewezen bestemmingen: het zaaksysteem, vakapplicaties, Microsoft Teams, OneDrive, de parkeerplaats en de verhuisdoos. Dit gebeurt in het project Informatie op de juiste plek, dat 24 vakafdelingen omvat en een harde deadline heeft van 1 januari 2027, wanneer de licentie voor de netwerkschijven verloopt. Het project wordt aangestuurd via een stuurgroep en werkt met meerdere parallelle projectgroepen. Als deelprojectleider ben je de rechterhand van de projectleider en draagt zelfstandig verantwoordelijkheid voor de voortgang van meerdere werkstromen. Conform onze bewaar strategie is een van deze onderdelen het e-depot. Als deelprojectleider ben jij in de lead om ons in het aanbestedingstraject te begeleiden.

Daarnaast zullen allerlei aanpassingen gerealiseerd moeten worden in bestaande vak applicaties en ons zaaksysteem om de documenten op de goede manier te kunnen ontsluiten. Hiervoor zal met tal van medewerker binnen de organisatie het gesprek moeten worden aangegaan over wat er nodig is om op een andere manier te gaan werken. Jij bent daarin naast de projectleider een belangrijke verbindende schakel tussen de business en het team informatievoorziening.

We zoeken hierbij een projectleider met ervaring met soortgelijke projecten, en de kerntaken:

• Organiseren, coördineren en bewaken van de projectuitvoering over meerdere parallelle werkstromen, waaronder de begeleiding van 24 vakafdelingen, de MS365-uitrol en het e-depot traject.
• Sturen op planning, resultaat, budget en kwaliteit met oog voor de harde einddeadline van 1 januari 2027 en de onderlinge afhankelijkheden tussen werkstromen.
• Versterken van de samenwerking binnen de projectgroepen en met betrokkenen op uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau.
• Creëren van draagvlak bij proceseigenaren, vakafdelingen en medewerkers voor nieuwe werkwijzen en opslagstructureny..
• Zorgdragen voor transparante rapportages richting de projectleider en opdrachtgevers.
• Signaleren van risico’s in planning en uitvoering en tijdig bijsturen in afstemming met de projectleider.

Competenties

• Stakeholdermanagement: effectief verbinden van vakafdelingen, het IV-team, functioneel beheerders en bestuurlijk niveau
• Veranderkundige begeleiding: begeleiden van medewerkers en teams bij de overgang naar nieuwe werkwijzen en opslagstructuren
• Projectcoördinatie: bewaken van voortgang, planning en kwaliteit over meerdere gelijktijdige werkstromen
• Kennis van Microsoft 365: praktische werkervaring met Teams, OneDrive en SharePoint in een organisatorische context;
• Communicatieve vaardigheid: kernachtig en niveau-bewust communiceren richting zowel uitvoerende medewerkers als bestuurders;
• Agile/Scrum: toepassen van iteratieve werkwijzen binnen een projectomgeving
• Resultaatgerichtheid: vertalen van visie en afspraken naar concrete, meetbare stappen met oog voor deadlines en afhankelijkheden tussen werkstromen
• Bestuurlijke sensitiviteit: schakelen tussen uitvoerend, tactisch en bestuurlijk niveau, met gevoel voor verhoudingen en besluitvormingsprocessen binnen een gemeentelijke context

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 10. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1. 

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, exclusief motivatiebrief en voorblad, opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties) in pdf.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr
Is hybride werken mogelijk:  ja