Coördinator medewerker academy

Coördinator Medewerker Academy (Vitens Academy) 1. Doel van de functie

Als Coördinator Medewerker Academy ben je de verbindende schakel binnen de Vitens Academy en zorg je voor een soepele uitvoering en doorontwikkeling van leer- en ontwikkelprocessen.

Je combineert meewerkend coördinatorschap met inhoudelijke expertise in opleidingsadministratie, systemen en dienstverlening. Je bewaakt de kwaliteit, voortgang en prioritering van werkzaamheden binnen het team en fungeert als eerste aanspreekpunt voor complexe vraagstukken.

Vanuit jouw rol draag je actief bij aan een efficiënt ingericht, toekomstbestendig leerlandschap dat aansluit bij de strategische koers van Vitens.

2. Resultaatgebieden en verantwoordelijkheden

1. Coördinatie & aansturing

• Functioneel aansturen en begeleiden van medewerkers binnen het Academy-team
• Verdelen, prioriteren en bewaken van werkzaamheden en deadlines
• Bewaken van kwaliteit, uniformiteit en continuïteit van processen
• Coachen en ondersteunen van teamleden in hun ontwikkeling
• Eerste aanspreekpunt voor escalaties, complexe vragen en afstemmin

2. Frontoffice & dienstverlening

• Zorgdragen voor klantgerichte en professionele ondersteuning van medewerkers en management
• Fungeren als aanspreekpunt voor vragen over opleidingsprocessen, systemen en leveranciers
• Adviseren over opleidingsaanvragen, leeroplossingen en inzet van preferred suppliers
• Borging van heldere communicatie richting stakeholders

3. Backoffice & administratieve keten

• Coördineren van de volledige opleidingsadministratie: aanvraag, registratie, uitvoering, evaluatie
• Verantwoordelijk voor factuurverwerking en financiële afhandeling van opleidingsactiviteiten (incl. EB-budgetten)
• Zorgdragen voor correcte vastlegging in SAP SuccessFactors en andere systemen
• Afstemming met crediteuren, Finance en HR over financiële en administratieve processen
• Bewaken van workflows en voortgang binnen het leerportaal

4. Systemen & key-user rol

• Key-user en doorontwikkelaar van SAP SuccessFactors (Learning) en aanverwante systemen
• Signaleren, analyseren en oplossen van incidenten en verbetermogelijkheden
• Aansturen van wijzigingen en afstemming met Functioneel Beheer en ICT
• Begeleiden van gebruikers en uitvoeren van testen (GAT) bij wijzigingen

5. Analyse & continu verbeteren

• Analyseren van data rondom opleidingsactiviteiten, gebruik en trends
• Signaleren van knelpunten en kansen in processen
• Initiëren en implementeren van procesverbeteringen (digitalisering / automatisering)
• Bijdragen aan verdere professionalisering van de Vitens Academy

6. Content & communicatie

• Zorgdragen voor actuele en toegankelijke informatie op intranet en leerplatform
• Ondersteunen bij de inrichting van het opleidingsaanbod en leercontent
• Bewaken van consistentie en kwaliteit van communicatie rondom leren en ontwikkelen

7. Projecten & samenwerking

• Actieve deelname aan (organisatiebrede) projecten binnen Leren & Ontwikkelen
• Vertegenwoordigen van de Academy in overlegstructuren en projecten
• Intensieve samenwerking met HR, lijnmanagement, leveranciers en ketenpartners

3. Profiel (kennis en ervaring)

Opleiding & niveau

• HBO werk- en denkniveau

Ervaring

• Aantoonbare ervaring in een coördinerende of leidinggevende rol
• Ervaring met administratieve en financiële processen (facturatie)
• Ervaring met SAP (bij voorkeur SuccessFactors Learning)
• Ervaring in een HR-, L&D- of servicegerichte omgeving is een pré

4. Competenties en persoonlijkheid

• Sterk in coördineren en prioriteren (helikopterview)
• Klantgericht en servicegericht met duidelijke communicatie
• Analytisch en gericht op verbeteren en optimaliseren
• Doortastend en besluitvaardig
• Verbindend en coachend richting collega’s
• Nauwkeurig en procesgericht
• Teamspeler die eigenaarschap neemt

5. Positionering

De Coördinator Medewerker Academy:

• Geeft functioneel leiding aan het Academy-team
• Rapporteert aan de Teammanager Vitens Academy
• Werkt intensief samen met HR, Finance, ICT en externe opleiders

6. Wat deze rol uniek maakt

• Combineert operatie (meewerken), coördinatie en verbetering
• Centrale rol in de doorontwikkeling van leren en ontwikkelen binnen Vitens
• Directe impact op kwaliteit, efficiëntie en gebruikerservaring van leerprocessen