Coördinator & informatiemanager

Opdrachtomschrijving
Doel van de opdracht Het waarborgen van een gestructureerde en effectieve procesinrichting voor afstemming, informatie-uitwisseling en actieopvolging binnen Spiral 0 (Sp0), zodat besluitvorming binnen het projectteam, de stuurgroep en programma Foxtrot plaatsvindt op basis van volledige, actuele en consistente managementinformatie.

Kernwerkzaamheden

• In de functie van projectleider/coördinator afhankelijkheden & informatie management ben je verantwoordelijk voor het procesmatig inrichten van afstemming en informatie-uitwisseling met een groot aantal interne stakeholders.

• Kern van je werk is het identificeren van verschillende acties vanuit verschillende werkstromen, en deze beleggen bij de juiste medewerker in het SP0 team. Indien de uitvoering stokt, escaleer je naar de Lead OPS of Lead PMO.

• Binnen het project management office (pmo) van Sp0 ben je verantwoordelijk voor de (management) informatiestromen tussen het projectteam, de stuurgroep, programma foxtrot en overige interne stakeholders, onder andere door het borgen van de acties bij de juiste medewerkers en stakeholders, en hun onderlinge relaties en AFHANKELIJKHEDEN, zijnde de volgende rollen:

• a. De informatiemanager, in relatie tot de Informatie Management Database (imdb) en platformconfiguratielijst voor Sp0,

• b. De integrale planner

• c. De PTCG/r-rapporteur in relatie tot issues en risico's log, en impediments uit SAFe werkwijze

• d. Beheer van de bestaande Sp0-werkwijzen en -processen (way of working) , in relatie tot het adequaat gebruik door teamleden. Beheren en optimaliseren van de Sp0 Way of Working en stimuleren van correct gebruik binnen het team. Proactief signaleren van knelpunten, risico's en verbeterkansen en rapporteren aan de Lead PMO. Prestatiedoelen De opdracht is / wordt succesvol uitgevoerd wanneer: Procesbeheersing: Alle acties uit overlegstructuren zijn aantoonbaar belegd, gemonitord en worden binnen afgesproken termijnen opgevolgd. Afhankelijkheden tussen werkstromen zijn inzichtelijk en actief gemanaged. Managementinformatie: LEAD Ops en H-PMO ontvangen tijdig (conform planning) volledige en consistente terugkoppeling uit overlegstructuren. Issues, risico's en impediments zijn actueel geregistreerd en voorzien van eigenaar en opvolgactie. Governance & samenwerking: De Sp0 Way of Working wordt aantoonbaar toegepast en waar nodig verbeterd. Escalatie vindt plaats via H-PMO e/o transitiemanager Stakeholdermanagement: Samenwerking tussen Sp0 en interne stakeholders op strategisch, tactisch en operationeel niveau verloopt aantoonbaar

Achtergrond opdracht

Het programma FOXTROT geeft invulling aan de digitale transformatie van de krijgsmacht binnen het mobiele militaire domein. Daarmee operationaliseert FOXTROT de ambities uit de Defensievisie 2035, in lijn met de richting zoals vastgelegd in de IT-strategie. FOXTROT is een krijgsmacht breed programma dat de noodzakelijke veranderingen organiseert om Informatie Gestuurd Optreden (IGO) binnen het mobiele optreden mogelijk te maken. Het doel is dat alle mobiele platformen altijd veilig verbonden zijn en interoperabel kunnen samenwerken met (inter)nationale partners. Connectiviteit vormt hierbij het fundament voor genetwerkt en informatie gestuurd optreden. Spiral 0 is het eerste meerjarige realisatieproject dat zich richt op de modernisering van de 43e Gemechaniseerde Brigade van de Koninklijke Landmacht. Het project is organisatorisch gepositioneerd binnen Landgebonden IT en kent een doorlooptijd loopt tot en met 2029. De realisatie van Spiral 0 vindt plaats in een complex speelveld met een groot aantal afhankelijkheden van andere initiatieven,

Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's

Analyseert en definieert huidige en doelstatus. Raming van kosteneffectiviteit, risicopunten, kansen, sterke en zwakke punten, met een kritische benadering. Creëert gestructureerde plannen; stelt tijdschalen en mijlpalen vast en zorgt voor optimalisatie van activiteiten en middelen. Beheert wijzigingsverzoeken. Bepaalt de afleverhoeveelheid en biedt een overzicht van aanvullende documentatievereisten. Specificeert de juiste behandeling van producten, inclusief juridische kwesties in overeenstemming met de geldende voorschriften.

Samenvattende opgave en missie

Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam  • Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden  • Houd toezicht op de projectvoortgang  • Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit  • Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar  • Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen  • Voldoen aan budgetten en levertijden  • Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden

Wensen

• Kandidaat heeft bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• Kandidaat heeft bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen het ministerie van Defensie of een andere overheidsorganisatie.