Coördinator archiefbewerking analoog archief

Dit is de opdracht
De Gemeente Utrecht wil en moet een betrouwbare open gemeente zijn. Daarom willen we dat onze 
informatie makkelijk te zoeken, snel te vinden en op te vragen is. Het programma ‘Informatie op orde’ 
helpt informatie op de juiste manier te bewaren en (terug)vindbaar te maken. De digitale informatie 
vormt hierin een grote uitdaging. Er is echter ook nog steeds een analoog archief dat nog niet op orde 
is.
Het project Uitfaseren van het analoge archief heeft als doel dit archief dat extern staat opgeslagen te 
verminderen zodat externe opslag niet meer nodig is. Van een deel van dit archief weten we dat er
risicovolle (eeuwig en langdurig te bewaren) stukken in zitten.
Je hebt ruime ervaring op het gebied van archiefbewerking, zowel in operationele als theoretische zin. 
Je beoordeelt of dossiers in aanmerking komen voor blijvende bewaring, stelt inventarissen op en 
signaleert of dossiers in aanmerking komen om bij overbrenging beperkt te worden aan de 
openbaarheid.
Je bent doortastend en kunt zelfstandig werken aan complexe en op onderdelen nog 
ongeorganiseerd/ongestructureerd overheidsarchief.

Plek in de organisatie
Je werkt onder aansturing van de projectleider 'Uitfaseren analoge archieven' als onderdeel van het 
programma ‘Informatie op orde’.
Je taken zijn
Dagdagelijkse coördinatie van de werkzaamheden op locatie:
• Centraal aanspreekpunt voor de archiefbewerking in Vleuten
• Aansturen en coachen van archiefbewerkers en re-integreerders
• Plannen capaciteit en bezetting
• Organiseren transport van en naar de externe archieflocatie, ontvangst en opslag in
Vleuten, labelen van kasten en dozen
• Uitlenen van dossiers op verzoek van de organisatie
• Begeleiden van (complexe) bewerkingen
• Uitvoeren van kwaliteitscontroles op de archiefbewerking
• Onderhouden contact met de recordmanagers uit de lijnorganisatie
• Afstemmen met Het Utrechts Archief (HUA) zodat overbrenging naar de 
archiefbewaarplaats kan plaatsvinden
• Bijhouden beheeradministratie en rapporteren op de voortgang archiefbewerking

Dit breng je mee
• Je hebt minimaal een HBO werk en denkniveau.
• Je hebt minimaal een afgeronde Hbo-opleiding Archivistiek B, aangevuld met 
aantoonbare praktische ervaringen.

Je hebt inzicht in het functioneren van de gemeentelijke organisaties, bij voorkeur in 
een 4G gemeente (Utrecht, Amsterdam, Den Haag, Rotterdam).
• Je hebt ervaring met het bewerken en toegankelijk maken van complex, op 
onderdelen nog ongeorganiseerd/ongestructureerd overheidsarchief.
• Je hebt ruime ervaring met MS Word en Excel.
• Je bent betrouwbaar, doortastend, proactief in denken en doen, creatief, zelfstandig 
en accuraat, ook onder tijdsdruk.
• Je bent prestatie- en resultaatgericht, analytisch en praktisch.
• Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel, hebt goede communicatieve vaardigheden en 
kunt werken in teamverband.