Contractsecretaris-a27 houten–hooipolder

A27 Houten - Hooipolder
Het project A27 Houten-Hooipolder (A27HH) betreft de verbreding van de rijksweg A27 tussen aansluiting Houten en knooppunt Hooipolder. Dit is een traject van circa 47 kilometer, waarover circa 24 kilometer aan spitsstroken zal worden gerealiseerd. Het project wordt daarnaast gekenmerkt door vier grote vaarwegkruisingen en een groot aantal interne en externe (bestuurlijke) stakeholders.

Het totale project is gegund op basis van twee afzonderlijke GWW realisatiecontracten. Deze opdracht betreft een rol binnen het Zuidelijke contract van de A27 Houten Hooipolder.

Feiten en cijfers contract A27 Houten - Hooipolder:
• 42 kilometer snelweg, extra rij- en spitsstroken op slappe ondergrond
• 4 nieuwe bruggen, 2 bruggen amoveren
• Groot aantal kleinere kunstwerken (ca 55 stuks)
• Veel partners: o.a. 2 provincies, 2 waterschappen, een groot aantal gemeenten (5 direct aanliggend) en ProRail
• Intern RWS 3 regio’s en 3 verkeerscentrales
• 510 (290 vooraf) verleggingen K&L

Twee-fasen aanpak
Rijkswaterstaat werkt samen met de markt aan een vitale infrasector. Zo werken we bij de A27HH volgens het twee-fasen proces. Dit houdt in dat we voor de meest risicovolle of onzekere delen van de bouwfase pas een prijs vaststellen nadat het definitief ontwerp gereed is. In deze periode werken we samen met de opdrachtnemer het ontwerp en bouwplan voor deze delen verder uit:
zodat de risico’s beter zijn in te schatten en een beter inschatting van de prijs tot stand kan worden gedaan. Eind 2025 is het tweefasen certificaat voor Gorinchem – Lexmond getekend, zodat hier de uitvoering in volle omvang zal starten. Ondertekening certificaat Merwedebrug volgt
spoedig. De uitvoeringswerkzaamheden zijn reeds gestart en zijn de komende jaren toenemen in omvang.

Resultaat opdracht
Als contractsecretaris ben je werkzaam in het team Contractmanagement (zuid) van het project A27HH en heb je interactie met de marktpartijen die van toepassing zijn op contract Zuiden met de interne RWS projectorganisatie. Als contractteamlid zorg jij ervoor dat één van de vijf hoofdtaken van contractbeheersing, te weten het toetsen en accepteren van documenten, op een overzichtelijke en professionele kan plaatsvinden door het projectteam A27 Zuid. Dit betekent dat:
1. Je zorgt voor orde en structuur in de documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. De documenten zijn de producten die Opdrachtnemer conform de overeenkomst moet opleveren. Hiertoe ben je in staat doordat je bekend bent en ervaring hebt met de GWW sector, UAV-GC contracten en realisatieprojecten.
2. Je beoordeelt wie op de hoogte moet worden gesteld van ingekomen documenten, controleert of de documenten aan de contractuele kwaliteitseisen voldoen, of zet dit uit ter toetsing, en bewaakt of reactie termijnen en deadlines worden gehaald.
3. In samenwerking met het contractteam zorg je dat de Opdrachtgever de overeengekomen termijnen behaalt en spreekt, indien nodig, de projectteamleden hier tijdig op aan.
4. Er is vierwekelijks een Project overleg met IPM-rolhouders van Opdrachtgever (OG) en Opdrachtnemer (ON). Dit overleg notuleer je en je zorgt dat de door partijen geaccepteerd worden (notulen en actie & besluitenlijst).

Binnen het project is een documentalist voor het hele project aanwezig die verantwoordelijk is voor de werking van het Document Management Systeem (Connect – SharePoint omgeving). De documentalist ondersteunt alle projectteamleden bij het gebruik van Connect. Deze taken behoren
nadrukkelijk niet tot het werk van de Contractsecretaris.

Tevens is een Adviseur Systems Engineering bij het project betrokken die verantwoordelijk is voor de inrichting en werking van GRIP (Relatics). Ook die werkzaamheden behoren niet tot het takenpakket van de gezochte functionaris.

Taken:
• Juist verwerken van gegevens/documenten in systemen van formele communicatie die door Opdrachtnemers worden aangeleverd;
• Zorgen voor juiste verspreiding van ontvangen documenten intern RWS;
• Versturen en archiveren van formele communicatie door Opdrachtgever;
• Kanaliseren van formele communicatie richting Opdrachtgever, zoals formele brieven en toetsing, maar ook geaccordeerde wensen vanuit stakeholders en dergelijke;
• Bewaken van deadlines en reactie termijnen van verstuurde en ontvangen documenten;
• Kanaliseren van formele communicatie richting Opdrachtnemers (ViSi);
• Schadeafhandeling als gevolg van incidenten op de autosnelweg (SVS);
• Opstellen agenda’s Project overleggen;
• Verslaglegging van Project overleggen.

Leiding en toezicht
Ja

De meest essentiële competenties zijn:
• Taakgericht en accuraat;
• Betrouwbaar;
• Geordend, planmatig werken, in stressvolle omgeving;
• Proactief;
• Organisatie-sensitief