Contractmedewerker wettelijke verplichtingen Defensiepanden

 

 Directie De directie Vastgoedbeheer bestaat uit de afdelingen Klant- en Vastgoedmanagement, Technisch beheer, Realisatie West, Realisatie Oost en Expertisecentrum Techniek. De directie beheert de gebouwen, gebouwgebonden (technische) installaties, terreinen en gronden van het Rijksvastgoedbedrijf, zowel in de fase van (tijdelijk) gebruik als bij leegstand. 

Afdeling 

De afdeling Realisatie West is (samen met de afdeling Realisatie Oost) integraal verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de panden die het RVB in eigendom heeft of huurt. De functie van de voorraad panden is zeer divers: van paleizen tot musea, kantoren, gevangenissen, rechtbanken, militaire terreinen en leegstand. Afdeling Realisatie West bestaat uit: sectie Noord/West (provincies Noord-Holland en Utrecht), sectie Zuid/West (provincies Zuid-Holland en Zeeland) en sectie CARIB (het Caribisch gedeelte van het Koninkrijk). 

Secties 

De secties van de afdelingen Realisatie West en Oost zijn verantwoordelijk voor de volgende kerntaken:

 

• Het inplannen van onderhoudsactiviteiten door leveranciers bij de klant en het bewaken van de planning en uitvoering. 

• Het afroepen van leveranciersdiensten op basis van Planmatig Onderhoud en Dagelijks Onderhoud. 

• Signaleren knelpunten storingsopvolging en risico's voor wet- en regelgeving. 

• Onderhouden van klantcontacten: eerste aanspreekpunt voor de gebruiker op pandniveau. 

• Prestatieverklaringen op uitgevoerd werk. 

• Uitvoeren van vervangings- en investeringsprojecten tot € 1 mln. Eventueel daaraan gekoppelde facturering aan gebruikers tijdig en volledig. 

• Signaalfunctie aspectprogramma’s. Acties extern naar klant, installateurs, intern naar afdelingen en directies. 

• Aangaan en uitvoeren serviceovereenkomsten. 

 

De sectie Zuid-West bestaat uit 4 clusters: 3 clusters object- en projectmanagement en 1 cluster bouw- en installatietechniek. Een cluster object- en projectmanagement omvat objectmanagers, projectleiders en ondersteuners. De object- en projectmanagers worden ondersteund door de collega’s uit het cluster technisch advies. In één van de clusters is een projectleider wettelijke verplichtingen Defensiepanden geplaatst; deze beheert de onderhoudscontracten specifiek gericht op deze verplichtingen. Voor deze projectleider wordt ondersteuning gezocht. 

Opdrachtomschrijving 

De directie Vastgoedbeheer heeft het (wettelijk) onderhoud op haar gebouwen gecontracteerd in landelijke en regionale onderhoudscontracten. In het cluster Zuid West worden ca 20 contracten beheerd en gestuurd op tijdige en volledige uitvoering. Deze contracten hebben ieder een contractwaarde van max. €100.000,- per jaar. Een projectleider heeft de verantwoordelijkheid hiervoor. Als contractmedewerker onderhoudscontracten wettelijke verplichtingen: 

- Ondersteun je de contractbeheerder en neem je taken over in de aansturing van (een deel van de) onderhoudscontracten op installaties/installatie-onderdelen. 

- Ontvang je planningen, bewaak je de volledigheid en stem je deze vervolgens af met gebruikers. 

- Verzorg je een tijdige aanmelding van de installateurs bij gebruikers en overleg je met gebruikers over knelpunten. 

- Coördineer je de inzet van technisch adviseurs om je te ondersteunen op locatie. Dit is een groep van ca 10 collega’s. 

- Bewaak je tijdige ontvangst van onderhoudsrapportages en de opvolging van constateringen. 

- Zorg je voor inzicht in de status van al het wettelijk verplicht onderhoud in de regio. Je hebt inzicht in de planning en uitvoering van landelijke/regio-overstijgende onderhoudscontracten die betrekking hebben op de regio. 

- Verwerk je of bewaak je de verwerking van grote hoeveelheden data. Je maakt analyses op de data. 

- Maak je voortgangsrapportages voor verschillende doelen en signaleer je knelpunten en risico’s op technisch of het gebied van contractmanagement bij diverse functionarissen, waaronder de objectmanager, de inkoopafdeling en het clusterhoofd. 

- Neem je deel aan de contractvoortgangsbesprekingen met de installateurs over hun prestaties. Je leidt sommige overleggen zelf, bij andere ondersteun je de contractbeheerder middels verslaglegging. Je beoordeelt de (termijn) facturen. 

- Spreek je installateurs aan indien zij niet aan hun verplichtingen voldoen. 

- Ontwikkel je een breed netwerk binnen de organisatie. 

- Ben je wisselend op je werkplek en op locatie. 

- Ben je (vooralsnog) gericht op de Defensie-portefeuille in Zuid-Holland. 

 

Kennis en ervaring 

- Aantoonbaar MBO+ of HBO werk- en denkniveau in administratief-financieel richting. 

- Minimaal 3 jaar relevante werkervaring op het gebied van vastgoedonderhoud of contractmanagement. Het is een pre als dit tevens een politieke omgeving betreft. 

- Installatietechnische kennis of ervaring in een technische omgeving zijn een pré. 

 

Competenties 

- Je bent vasthoudend. 

- Je deinst niet terug voor het beoordelen en analyseren van grote hoeveelheden data. 

- Je kunt je uitstekend mondeling en schriftelijk uitdrukken. 

- Je hebt financieel inzicht. 

- Je weet op uitstekende wijze je werkzaamheden zelfstandig te plannen en te organiseren. Om vervolgens controle te houden op de voortgang. Bij afwijkingen neem je maatregelen. En durft aan te spreken. 

- Je kunt delegeren en mensen motiveren. 

- Je durft te escaleren. 

 

Daarnaast zijn de volgende competenties uit het functiegebouw Rijk van toepassing: 

- Resultaatgericht 

- Netwerken 

- Motiveren 

- Zelfontwikkeling