Contractmanager ipm

Opdrachtomschrijving

De gemeente Haarlemmermeer is voor het project "Weg om de Zuid" op zoek naar een ervaren Contractmanager IPM met aantoonbare ervaring op het gebied van UAV-gc binnen grote infrastructurele projecten. Als contractmanager ben je verantwoordelijk voor het succesvol opstellen, beheren en uitvoeren van contracten.
De provincie Noord-Holland, de gemeente Haarlemmermeer en de Vervoerregio Amsterdam (VRA) werken in het project ‘Weg om de Zuid’ gezamenlijk aan het verbeteren van de doorstroming en verkeersveiligheid van de (Nieuwe) Bennebroekerweg (NBBW) tussen de A4 en de N205. Het project heeft als doel de bereikbaarheid en verkeersveiligheid te verbeteren. Dat is niet alleen nodig vanwege de bestaande problemen maar ook door de verdere groei van Hoofddorp, Nieuw-Vennep en andere (ruimtelijke) ontwikkelingen waardoor de hoeveelheid verkeer zal toenemen. Dit project is een cruciaal infrastructuurproject binnen de gemeente Haarlemmermeer aangezien het een voorwaarde is voor de ontsluiting van een groot deel van de woningbouwontwikkelingen.
Het project bevindt zich in de planuitwerkingsfase waarbij het doel is om de voorkeursoplossing uit de eerdere projectfase inhoudelijk uit te werken tot een voorlopig ontwerp met de daarbij behorende onderzoeken en producten. Daarnaast dienen voor dit ontwerp, en eventuele varianten, de procedures van Milieueffectrapportage en ruimtelijke inpassing te worden doorlopen. Voor aanvang van deze procedures dient de financiering van het voorlopig ontwerp ‘rond te zijn’. Halverwege 2024 zal dit ontwerp en raming aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Op dit moment ligt voor het onderdeel Contractmanagement de nadruk op het verwerken van de laatste aanpassingen in het inkoopplan en de contractering van een ingenieursbureau na het raadsbesluit. Hierna wordt het contract verder voorbereid en volgt de aanbesteding en uitvoering van het project.
Meer informatie over het project vind je hier Plannen Weg om de Zuid weer stap dichterbij | Gemeente Haarlemmermeer (haarlemmermeergemeente.nl) 
De contractmanager is – voor alle contracten - verantwoordelijk voor het gehele proces: van het vaststellen van de inkoopbehoefte, het opstellen van het inkoopplan, de contractvoorbereiding, aanbesteding en uitvoering richting (markt)partijen, de contractbeheersing (contractbewaking). Afhankelijk van het mandaat dat de contractmanager heeft, kan hij beslissingen nemen over contractwijzigingen tot een afgesproken omvang. De contractmanager is verantwoordelijk voor de volgende werkprocessen:

• Secundaire inkoop (doorlopen van de contractvoorbereiding, de aanbesteding en begeleiden tijdens de uitvoering en het contractbeheer (contractbewaking) en doen van betalingen van secundaire inkopen van ingenieursdiensten, juridische en financiële experts, conditionering, etc.)
• Bepalen marktstrategie (bepalen contractvorm, bepalen detailniveau van de vraagspecificatie, bepalen looptijd van onderhoudstermijn, organiseren van marktverkenning, bepalen uitgangspunten risicoverdeling en bepalen aanbestedingsvorm
• Opstellen contracten (valideren van beschikbare contractstandaards, bepalen minimale dossiers per kunstwerk, maken contract met technische eisen en alle contractuele bepalingen)
• Aanbesteden (opstellen inschrijvings- en selectieleidraad, aankondiging/uitnodiging, eerste selectie van aanbesteders, doorlopen van dialoog en/of onderhandeling, beoordelen van inschrijvingen, voorbereiden gunningsbeslissing, bereiken van contract- en financial close)
• Contractbeheer en -beheersing tijdens realisatie (plannen van toetsingen, toetsen voorbereiding aannemer en afgeven aanvangscertificaat, toetsing tijdens uitvoering, afgeven beschikbaarheidscertificaat)

Specifieke uitdagingen

Het project wordt door de gemeente als penvoerder uitgevoerd met de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Op dit moment is de gemeente (nog) niet voldoende voorbereid op een project van deze omvang (circa €120 miljoen). De benodigde processen voor dit project zijn nog onvoldoende aanwezig en de organisatie doorgaat een steile leercurve. Het (mede) opzetten van de projectorganisatie met de bijbehorende processen en het meenemen van de organisatie door de IPM-rolhouders wordt gezien als een belangrijke uitdaging die bepalend zal zijn voor het eindresultaat. Dit vraagt van de IPM- rolhouder dat hij kan werken in een organisatie die nog niet gewend is om projecten zoals deze uit te voeren en daarmee meehelpt om het project in de organisatie te borgen.
Voor deze rol betekent dat de volgende specifieke uitdagingen:
IPM-werkwijze: Implementeren van de IPM-methode om een effectieve integratie van projectmanagement, technisch management, contractmanagement, omgevingsmanagement en projectbeheersing te waarborgen. Dit geldt voor zowel binnen het IPM-team als de organisatie daaromheen. Binnen het IPM-team bestaat dit bijvoorbeeld uit het coachen van de minder ervaren rolhouders maar ook het opstellen van uitvragen en SMART specificeren van werkzaamheden binnen deze uitvragen.
Contractkeuze: Binnen het projectteam wordt een uitvoeringscontract conform een UAV-gc contractvorm (E&C) als het meest passend geacht bij dit project. De organisatie is momenteel hoofdzakelijk ingericht op een traditionele contractvorm. Voor het toepassen van de UAV-gc systematiek is het benodigd cruciale afdelingen te informeren en dient mee te worden gedacht hoe deze systematiek ingepast kan worden binnen de huidige procedures.
Contractbeheer en beheersing: Uitvoeren van contractbeheer conform het inkoopbeleid en uitdragen van dit beleid in samenwerking met de inkooporganisatie. Vanuit de inkooporganisatie zijn procedures uitgewerkt, sjablonen opgesteld en procuraties uitgedacht welke afdeling-overstijgend dienen te worden toegepast.

Aanvullende informatie

• maximaal 1 aanbieding per leverancier;
• er geldt een wederzijdse opzegtermijn van vier weken en een proefperiode van vier weken;
• facturering met betrekking tot inhuurkrachten aan de gemeente Haarlemmermeer dient digitaal en per kalendermaand te geschieden;
• het uurtarief is inclusief reis- en verblijfkosten (woon-/werkverkeer) en exclusief btw;
• de uitvraag betreft een all-in uurtarief;
• eventuele indexering vindt plaats op 1 januari na minimaal 1 jaar inhuurovereenkomst conform CBS, CAO lonen per uur particuliere bedrijven;
• van toepassing zijn de Gemeente Haarlemmermeer VNG-model algemene inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten - Versie 2021;
• indien detacherings-/payrollbureau, intermediair of ZZP: Bent u een detacherings-/payrollbureau en/of intermediair of zzp’er? In verband met de Wet Deregulering Arbeidsverhoudingen (Wet DBA) is beoordeeld of sprake is van een arbeidsovereenkomst indien een zzp’er de opdracht zou verwerven. Aangezien er een aanmerkelijk risico op de aanwezigheid van een gezagsverhouding is en vrije vervanging van de inhuurkracht niet wenselijk/realistisch is, is gemeente Haarlemmermeer van oordeel dat het risico op een arbeidsovereenkomst te hoog is. Daarom kan een zzp’er niet rechtstreeks inschrijven op deze opdracht. Het begrip zzp’er dekt de lading overigens niet geheel. Hieronder wordt bijvoorbeeld ook een BV begrepen, die de directeur/groot aandeelhouder (DGA) wil detacheren, zonder dat er een gezagsverhouding bestaat tussen de BV en de te detacheren persoon. In verband met de Wet Deregulering Arbeidsverhoudingen (Wet DBA) moet de te plaatsen medewerker bij de opdrachtnemer in dienst zijn op basis van een arbeidsovereenkomst of de opdrachtnemer heeft met de te plaatsen medewerker een door de fiscus goedgekeurde tussenkomstovereenkomst gesloten.

Kandidaatomschrijving

Voor deze functie achten we de onderstaande competenties als belangrijk:

• Resultaatgerichtheid: De kandidaat is gericht op het behalen van concrete resultaten, binnen de grenzen van tijd, budget en inzet van mensen en middelen;
• Communicatieve vaardigheden: De kandidaat is in staat de andere IPM-rolhouders en andere betrokkenen mee te nemen in de zoektocht naar hun inhoudelijke, individuele inkoopbehoefte en kan ze daarin begeleiden;
• Samenwerkingsvermogen (Teamplayer): De kandidaat is in staat om samen met personen van verschillende disciplines en achtergronden (in team of groepsverband) gericht naar resultaten te werken;
• Zelfstandigheid: De kandidaat kan zonder hulp van anderen taken verrichten, op eigen kracht probleemsituaties beheersen en handelen volgens eigen inzicht en overtuiging.

De kandidaat:

• Voldoet aan de gevraagde inzet en is beschikbaar op de gewenste startdatum of eerder;
• Is flexibel ten aanzien van beschikbaarheid en werktijden;
• Heeft aantoonbare ervaring met het opzetten en/of managen van grote contracten voor infrastructurele projecten in de rol van Contractmanager;
• Beschikt over goede bestuurlijke sensitiviteit;
• Is in het bezit van een geldig VCA- en GPI-certificaat of is bereid deze op eigen initiatief voor aanvang van de opdracht te behalen;
• Gedraagt zich integer en houdt zich aan correcte omgangsvormen (bereid tot ondertekening integriteitverklaring conform de gedragscode van de gemeente Haarlemmermeer);
• Wordt geacht om minimaal 1 dag per week op locatie in Hoofddorp aanwezig te zijn.