Facilitair coördinator

Zorgen voor nu en werken aan morgen
Met bovenstaand motto leggen we de verbinding tussen onze ambities voor Hilversum in de toekomst en de wensen en behoeftes die op dit moment bij de Hilversummers leven.

De afgelopen jaren is gewerkt aan een fundament waar we Hilversum verder op uitbouwen. Naar elkaar omkijken, goed bereikbare voorzieningen voor inwoners die dat nodig hebben, en veilige buurten vinden wij belangrijk. Het is onze wens dat inwoners voor elkaar zorgen en dat mensen zaken in hun eigen buurt of wijk kunnen regelen. En als het nodig is bieden we zorg of ondersteuning. Maar er is meer: ook toekomstbestendige werkgelegenheid, bereikbare woningen, een duurzame leefomgeving en voorzieningen op het gebied van sport, kunst en cultuur staan hoog op onze agenda.

Als gemeente willen we ín de maatschappij staan, niet ernaast. Hilversum moet een leefbare en veilige stad zijn, waar iedereen zich thuis voelt, waar inwoners zich gewaardeerd voelen en waar mensen zich in hun werk en vrije tijd kunnen ontplooien. Om samen met de Hilversummers op te trekken, blijven we in contact met inwoners, bedrijven en organisaties. Op die manier komen hun zorgen, ideeën en wensen rechtstreeks bij ons terecht.

Op maandag 7 maart 2022 hebben de 25 veiligheidsregio’s in Nederland opdracht gekregen van de landelijke overheid om per direct de opvang voor 50.000 Oekraïense vluchtelingen te organiseren en uit te voeren. Gemeente Hilversum heeft hierbij de vraag ontvangen om 2.000 vluchtelingen op te vangen. Op dit moment wordt vanuit het programma team opvang: Oekraïense vluchtelingen opvang verzorgd in twee gebouwen die voor opvang van vluchtelingen geschikt gemaakt zijn. Dit betreft ongeveer 400 vluchtelingen op het Thebepand (Thebe 22). Het gebouw is gehuurd voor de duur van 5 jaar tot april 2027. Op de Philipslocatie worden ongeveer 500 vluchtelingen opgevangen. Deze locatie is voor 3 jaar gehuurd. Het dagelijks beheer (1e lijn) wordt op het Thebepand verzorgt door het Leger des Heils en op de Philipslocatie wordt deze door Vizion verzorgt. Beide beheerders  hebben een vaste huismeester op locatie die de dagelijkse facilitaire dienstverlening op locatie begeleiden, vastleggen in een systeem en op basis daarvan acties uitzetten naar leveranciers. Alle grote facilitaire contracten zijn aanbesteed en de leveranciers verlenen hun dagelijkse dienstverlening.

Opdracht
De komende maanden dient een stabiele facilitaire dienstverlening op de locaties verder te worden ingericht. Op de afgesloten contracten dient contractmanagement uitgevoerd te worden op basis van de afgesloten SLA’s. Gemeente Hilversum maakt hierbij gebruik van de Cats CM methodiek. Wij zijn op zoek naar een Facilitair Coördinator die samen met de Programmamanager Opvanglocaties het contractmanagement en dagelijks beheer (2e lijns werkzaamheden) voor de gebouwen verder kan optimaliseren / begeleiden.

Facilitair Coordinator vluchtelingenopvang locaties

Functieomschrijving
De Facilitair Coordinator is verantwoordelijk voor het beheer, inrichting en contracmanagement van de vluchtelingenlocaties binnen de gemeente Hilversum. Hij of zij is een verbinder die contacten onderhoud met het programmateam, locatiemanagement, de leveranciers, de huismeesters en de collega’s uit het facilitaire team van de gemeente. Hij of zij is verantwoordelijk voor de (facilitaire) contracten ten behoeve van de vluchtelingen opvanglocaties (o.a. beveiliging, schoonmaak, catering);
- herkent de behoefte vanuit het locatiemanagement en hoe de leveranciers daaraan kunnen bijdragen, zorgt ervoor dat de lopende contracten goed blijven aansluiten bij de gebruikersbehoefte;
- is verantwoordelijk voor het vormgeven van en toezien op een juiste implementatie van de in de inkooptrajecten afgesproken dienstverlening;
- bewaakt, analyseert en bestuurt de dienstverlening van de leverancier. Hij of zij verricht hiertoe onder andere leveranciersbeoordelingen en voorziet leveranciers en interne klanten van informatie en feedback;
- lost operationele/tactische knelpunten op, past contracten zonodig aan, verzorgt verlengingen en levert rapportages op aan de programma organisatie.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 9. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr/ in overleg,