Concernmanager Bedrijfsvoering

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.


Context
In verband met het aanstaande vertrek van de huidig concernmanager Bedrijfsvoering wordt gezocht naar een tijdelijke externe invulling.

Bedrijfsvoering is de stille motor voor de provincie Utrecht en het primaire proces: collega’s in de andere domeinen weten niet precies wat er onder onze motorkap gebeurt, maar als het soepel rijdt en het brengt ze op tijd op de plaats van bestemming, dan zijn er geen klachten. Zorgen we echter niet op tijd voor onderhoud of is onze motor verouderd, dan staan onze interne klanten geregeld onderweg met pech en komen ze te laat.

Het domein Bedrijfsvoering omvat de teams Office Support, HR & Organisatie, Financiën, Informatievoorziening & Automatisering, Facilitair en Inkoop, Juridisch & Subsidies.
Versterking van de bedrijfsvoeringsfunctie in onze organisatie is nodig en daar wordt reeds hard aan gewerkt. Na een periode van krimp in de bedrijfsvoering en een te grote nadruk op ‘zelfredzaamheid’, ligt er nu een forse opgave om de bedrijfsvoering meer te verstevigen.
We hebben een stevig maatregelenpakket afgesproken om een substantiële verbetering van de bedrijfsprocessen te realiseren, zonder in een controlereflex te vervallen.

Het uitgangspunt is meer verantwoordelijkheid. Dat geldt voor de medewerker, de manager en de adviseurs in een nieuw te ontwikkelen evenwicht van checks-and-balances in een extern en opgavegerichte organisatie.

Voor 2022 en verder is een domeinplan Bedrijfsvoering opgesteld, met daarin een viertal speerpunten:

Deze is hier niet zichtbaar, maar terug te vinden in de bijlage in deze aanvraag 


Meer klantgerichte dienstverlening
Een belangrijk deel van de producten en diensten van Bedrijfsvoering zijn te karakteriseren als bedrijfskritisch proces. Deze processen dienen met hoge prioriteit doorgang te vinden om de werking van onze organisatie te kunnen garanderen.

Acties die voor 2022 op de agenda staan:

• Het lanceren van een bedrijfsvoeringsbreed loket (click, face, call) gericht op de algehele (operationele) product en dienstverlening
• Het vormen van een virtueel bedrijfsvoeringsteam per domein, waarbij aansluiting wordt gezocht met domeinspecifieke bedrijfsvoeringsondersteuning
• Het trainen en verder ontwikkelingen van klantgericht denken en handelen

Realiseren van verbeteringen in onze dienstverlening
Om onze beoogde meerwaarde te kunnen leveren is in 2021 het verbeterprogramma Versterking Financiële Functie afgerond en BVBeter van start gegaan. In 2022-2023 willen wij zichtbare stappen hebben gezet in de verbetering van de dienstverlening van de gehele bedrijfsvoering en daarmee de kwaliteit van onze producten en diensten.
De meest majeure programma’s zijn: het verbeterprogramma bedrijfsvoeringsprogramma, het hybride werken en de digitale routekaart & CIO Office.

Meer grip op onze opgaven
In het eerdere domeinplan 2021 zijn actielijnen geïntroduceerd om binnen het domein Bedrijfsvoering meer grip te krijgen op ons werk. Het domein Bedrijfsvoering is nog hoofdzakelijk operationeel en ad-hoc georganiseerd. Om verder te kunnen professionaliseren is meer grip nodig op onze opgaven, of dan wel tenminste te groeien in onze volwassenheid om eveneens om te gaan met onzekere situaties.

Verhogen van het werkgeluk
Vanwege de uitbraak van covid-19 is nadrukkelijker aan de oppervlakte gekomen dat het van belang is om onze medewerkers te blijven binden en boeien. Een belangrijk deel van hun werkgeluk is afhankelijk van de mate waarin ze autonomie ervaren, benut worden op hun vakmanschap en bovenal of hetgeen zij doen zinvol is. Daarnaast is door het thuiswerken en het hybride werken, nadrukkelijke aandacht nodig voor de onderlinge verbondenheid.

In de praktijk is gebleken dat de opgave omvangrijk is en het derhalve verstandig is om te bekijken op welke wijze te organiseren en te beleggen.

Wat ga je doen?
Je wordt als concernmanager lid van het concernmanagementteam (CMT) dat gezamenlijk de organisatie aanstuurt, onder eindverantwoordelijkheid van de provinciesecretaris. Gezien de opgave zoeken we naar iemand die zichtbaar en verbindend is met visie, daadkracht, eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Die vertrouwen geeft en leiderschap toont. Daarnaast zijn bereikbaarheid van het management, persoonlijke aandacht en waardering voor medewerkers belangrijke aandachtspunten.

Als lid van het CMT ben je medeverantwoordelijk voor de gehele organisatie.
Je draagt bij aan de sturing van het concern als één samenhangend geheel. Als concernmanager bedrijfsvoering zet jij op hoofdlijnen de inhoudelijke koers uit op de ontwikkeling van de
middelenfunctie, in onderlinge samenhang en in samenhang met de organisatieontwikkeling. Je zorgt samen met het CMT voor de inhoudelijke ontwikkeling van de bedrijfsvoeringsprocessen en vertegenwoordig je de provincie extern op strategisch niveau.

Je geeft leiding aan het domein bedrijfsvoering en werkt daarin samen met een adjunct domeinmanager, wiens accent zal liggen op het operationele management van dat domein en de directe aansturing van de teamleiders daarbinnen. Voor het strategische management deel van het domein bedrijfsvoering werk je samen met de teamleiders die elk een eigen aandachtsgebied hebben.

Wat verwachten wij?

Van de kandidaat die wij zoeken wordt verwacht dat deze:

• inhoudelijk deskundig is met aantoonbare ervaring met het management in openbaar bestuur en openbare financiën;
• stevige inhoudelijke kennis op het gebied van overheidsfinanciën en het i-domein.
• stuurt en verbindt vanuit een strategische visie, zowel op inhoud als op het proces
• inhoudelijk deskundig is met aantoonbare ervaring met het management in openbaar bestuur en openbare financiën;
• organisatie aantoonbaar succesvol is geweest bij het ontwikkelen en optimaliseren van organisatie- en bedrijfsvoeringsprocessen;
• aantoonbare leiderschapskwaliteiten heeft en ervaring met het aansturen en ontwikkelen van professionals;
• gevoel heeft voor politiek bestuurlijke verhoudingen en het krachtenveld waarin het domein en het concern functioneren en vaardig is in het omgaan met tegengestelde belangen;

Persoonlijkheid

• Je hebt een heldere visie op het vak en de ontwikkeling van bedrijfsprocessen in een moderne opgavegerichte organisatie.
• Je bent een stevige manager met uitstraling die deze visie realiseert door besluitvaardig, overtuigend en verbindend te werken, zowel binnen de organisatie als daarbuiten.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het opzetten en succesvol implementeren van changetrajecten.
• Je bent inhoudelijk op de hoogte, zonder je in details te verliezen of te laten opslokken door dagelijkse issues.
• Je bent een teamspeler die initiatief neemt en de verantwoordelijkheid wil dragen voor concernbrede vraagstukken.
• Je bent gericht op ontwikkeling: je persoonlijke ontwikkeling, die van het concernmanagementteam, waarin je opereert, en van de totale organisatie
• Je bent goed benaderbaar, bent zichtbaar op de werkvloer en maakt makkelijk verbinding met collega’s binnen en partners buiten de organisatie
• Je waardeert de inzet van collega’s en stuurt tegelijkertijd scherp op afspraken en besluiten.
• Je toont eigenaarschap over de keuzes die we maken, communiceert daar helder over en handhaaft waar nodig.

  Meer informatie
Naast de competenties integriteit, actief luisteren, omgevingsbewustzijn en netwerkvaardigheid voldoet de beoogde concernmanager aan de competenties organisatiesensitiviteit, overtuigingskracht, ontwikkelen medewerkers, samenbindend leiderschap, initiatief en conceptuele flexibiliteit.