Bestuurssecretaresse / managementassistent

Soest is een moderne, open en betrokken gemeente met een rijke historie
De gemeente bestaat al bijna 1.000 jaar en telt momenteel zo’n 47.000 inwoners. Het ligt aan de rand van de Utrechtse Heuvelrug, midden in de prachtige natuur van de Soester Duinen, en is rijk aan bossen, heide en weilanden. 

We vormen samen met 275 professionals onze organisatie
Bij ons staan de kernwaarden vertrouwen, samen en leren centraal. Werken aan een toekomstbestendig Soest doe je samen met je collega’s, bestuur, de samenleving en partners. Dit alles met vertrouwen in elkaar. Daarbij leer je van de dingen die je doet en van je omgeving. Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is.

Opdracht
Het cluster bestuurs- en managementondersteuning bestaat uit vier medewerkers. Ter vervanging van een collega die met pensioen gaat zoeken we tijdelijke ondersteuning voor in ieder geval twee wethouders. Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig en doet dit in afstemming met je collega’s.

Wat ga je doen?

• Je beheert complexe agenda’s, waarbij je o.a. prioriteiten stelt op basis van inhoud en politiek-bestuurlijke verhoudingen.
• Je verzorgt (vertrouwelijke) correspondentie en reageert proactief als blijkt dat agenda’s gewijzigd moeten worden.
• Je gebruikt eigen inzicht om de urgentie en belangen in te schatten en bent op de hoogte van de inhoudelijke portefeuille van de bestuurder of directeur.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie en zorgt voor een gastvrije ontvangst van bezoek.
• Je bent een buffer richting de interne organisatie en externe omgeving, waarbij je verbanden moet kunnen leggen en belangen goed in moet kunnen schatten.
• Signaleren, vooruit plannen, meedenken en je verdiepen in wat er speelt.
• Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, distribueert digitale vergaderstukken.
• Je zorgt voor tijdige input en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken en actiepunten.
• Je regelt vervoer, etentjes en attenties e.d. en informeert de juiste personen hierover.
• Je bent samen met je collega’s voortdurend bezig met het verder optimaliseren van het secretariaat. Daarnaast willen we je graag inzetten om een nog te werven collega de kneepjes van het vak te leren.

Je ben doortastend, assertief en beschikt over een gezonde dosis humor. In situaties dat zaken net iets anders gaan, weet je te relativeren. Je werkt in een dynamische omgeving waar een dienstverlenende instelling, vertrouwelijkheid en integriteit een vanzelfsprekend onderdeel zijn van het werk. Het is belangrijk dat je prioriteiten kunt stellen en je gevoel hebt voor politiek-bestuurlijke verhoudingen.

Het bestuurs- en managementsecretariaat valt onder het team Advies en Interne Dienstverlening. Dit team is opgesplitst in meerdere clusters, waaronder het cluster bestuurs- en managementondersteuning. De aansturing van een cluster wordt gedaan door een teamleider. Deze teamleider is ook verantwoordelijk voor de clusters Communicatie en Juridische Zaken.

Competenties
- Accuraat
- Proactief
- Klantgericht
- Resultaatgericht
- Representatief
- Plannen en organiseren
- Snel kunnen schakelen
- Kunnen werken in een digitale omgeving (op afstand)
- Flexibel
- Stressbestendig
- Integer
- Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift
- Sterk in samenwerking
- Zelfstandigheid
- Gevoel voor politieke en bestuurlijke sensitiviteit
- Daadkrachtig

Beoordeling
Stap 1: Beoordeling CV’s op minimumeisen
Flextender beoordeelt de CV’s op de minimumeisen in het bovengenoemd profiel. Kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel worden geselecteerd voor stap 2 in de beoordeling. De kandidaten die niet voldoen worden niet verder beoordeeld.

Stap 2: Selectie tien (10) CV’s die aan de organisatie worden voorgelegd
Flextender beoordeelt de CV’s van de kandidaten die voldoen aan de minimumeisen in het bovengenoemde profiel in onderlinge vergelijking op de bovengenoemde “gunningscriteria te beoordelen door Flextender”.

De tien (10) kandidaten die het beste scoren op bovengenoemde criteria worden geselecteerd voor stap 3 in de beoordeling. Bij een gelijke score is het uurtarief doorslaggevend. De overige kandidaten worden niet voorgelegd aan de opdrachtgever voor verdere beoordeling.

Stap 3: Uitnodiging voor een selectiegesprek
De opdrachtgever beoordeelt de CV’s van de kandidaten die door Flextender zijn geselecteerd in onderlinge vergelijking op de volgende criteria:

• Relevante werkervaring op soortgelijke opdrachten;
• Relevante werkervaring bij soortgelijke organisaties.

De kandidaten die na deze beoordeling het beste scoren op de beoordeelde gunningscriteria worden uitgenodigd voor een selectiegesprek (stap 4 in de beoordeling). De beste drie kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. De overige kandidaten worden niet uitgenodigd voor een gesprek.

Stap 4: Selectiegesprek
In het selectiegesprek wordt door de opdrachtgever nader getoetst in hoeverre de betreffende kandidaten voldoen aan het bovengenoemde profiel (met name wordt getoetst op de competenties). Het selectiegesprek wordt gevoerd met minimaal twee vertegenwoordigers van de organisatie. De kandidaten dienen op elke competentie minimaal een voldoende te scoren. Indien geen van de geselecteerde kandidaten op alle competenties minimaal een voldoende scoort zal stap drie van de beoordeling worden herhaald.

De opdracht wordt gegund aan de kandidaat die naar het oordeel van de organisatie het beste voldoet aan het bovengenoemde profiel. Alle overige kandidaten worden geïnformeerd dat de opdracht niet aan hen wordt gegund. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet te gunnen. Er wordt een opschortende termijn gehanteerd ter behandeling van eventuele bezwaren.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 7. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: woensdag op kantoor, de overige dagen in afstemming met opdrachtgever. Hybride werken is mogelijk met uitzondering van woensdag en een nog nader te bepalen dag in de week. De andere bestuurssecretaresses werken afwisselend thuis en op het gemeentehuis in Soest.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op vrijdag 30 augustus 2024. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op donderdag 29 augustus 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.