Bestuursassistent

Organisatie
Een sociale en ondernemende gemeente met ruim 75.000 inwoners. Hier werken we samen met 650 collega’s aan de best mogelijke dienstverlening voor inwoners, bedrijven en instellingen. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Onder het motto: vertrouwen, verbinden en verantwoordelijkheid.

Over de afdeling Bedrijfsvoering (BV)
Werken voor Bedrijfsvoering is werken voor de motor van de gemeente. Bij elke ontwikkeling of ieder proces is deze afdeling betrokken. Hier werken adviseurs en ondersteuners die collega’s helpen hun werk te doen. Bij BV vind je HR, financiën, communicatie, inkoop, informatiemanagement, onderzoek, IT, facilitaire zaken, bestuursadvisering en juridische zaken. Kortom, grote afwisseling in collega’s én in het werk.

Team
Het bestuurssecretariaat is een hecht team van professionals die allround secretariële ondersteuning biedt aan het college van B&W, zodat de bestuurders zich kunnen focussen op hun inhoudelijke portefeuille en op de burgers van onze mooie gemeente. Het bestuurssecretariaat is onderdeel van het team facilitaire zaken. Op dit moment bestaat het bestuurssecretariaat van de Gemeente Leidschendam-Voorburg uit 4 bestuursassistenten in vaste dienst.

Opdracht
Om het bestuur zo optimaal mogelijk te ondersteunen is er tijdelijk behoefte aan een extra bestuursassistent. Bij de opdracht horen de volgende hoofdtaken:
- Je zorgt voor de secretariële dienstverlening aan meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders;
- Je draagt organisatorisch en administratief  zorg  voor de vergaderingen en bijeenkomsten;
- Je signaleert en informeert het bestuur en directe collega's over zaken die voor partijen van belang zijn;
- Je ontvangt het bezoek van het bestuur;
- Je bent een allround bestuursassistente en kunt ook het team van bestuursassistentes ondersteunen;
- Communicatief sterk en past de Nederlandse taal zowel schriftelijk als mondeling foutloos toe;
- Je bent klantgericht en hebt het begrip hostmanship hoog in het vaandel staan. Dit is een belangrijk onderdeel van het dagelijks werk.

Hybride werken bestaat tot de mogelijkheden met de kanttekening dat het in nauwe overeenstemming met het bestuurssecretariaat  afgestemd moet worden.

Competenties
Flexibiliteit
Je verandert je eigen gedrag indien zich problemen of kansen voordoen teneinde een gestelddoel te bereiken.

Zelfstandigheid
Je handelt volgens eigen overtuiging, onafhankelijk van anderen. Daarnaast verricht je zonder hulp van anderen taken, probeert op eigen kracht probleemsituaties de baas teworden.

Schriftelijke communicatie
Je bent duidelijk jouw opvattingen onder woorden en weet aan te sluiten bij de lezer. Formuleertingewikkelde zaken kernachtig en weet woorden trefzeker te kiezen.

Klantgerichtheid
Je weet wensen of behoeften van klanten of gebruikers te onderzoeken en hiernaar te handelen.
Daarnaast speelt je in op de doelstellingen van doelgroepen en opdrachtgevers voor de langere termijn.

Plannen en organiseren
Je stemt activiteiten van jezelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodatdoeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.