Word lid Ben je al lid? Inloggen
Nationale Politie

Backoffice Medewerker

Nationale Politie

De opdracht­omschrijving

Opdracht omschrijving

De Inhuurdesk van de politie is op zoek naar een Backoffice Medewerker. Als afdeling verzorgen wij, voor de gehele politieorganisatie, de inhuur van extern personeel. Dit doen wij met 30 collega’s, verdeeld over 4 clusters met ieders hun eigen specialisme:

Cluster uitzenden: Werving en onboarding van functies tot en met schaal 9;

Cluster Dynamisch aankoopsysteem (DAS): Werving en onboarding van functies vanaf schaal 10 en alle ICT-functies, ongeacht schaal;

Cluster overheidsdetacheringen: In- en uit detacheren van medewerkers binnen overheidsorganisaties (Van politie naar een andere overheidsinstellingen en vice versa)

Cluster Contractbeheer: Beheer van inhuurcontracten.

De omvang van onze organisatie is groot en daarmee ook de vraag naar inhuuroplossingen. In 2022 hebben we meer dan 1000 nieuwe inhuuraanvragen in behandeling genomen.

Deze functie bevindt zich in het cluster Dynamisch aankoopsysteem (DAS).

Het betreft een functie voor 36 uur per week, verdeeld over minimaal 4 dagen. De standplaats is Rotterdam, waar je minimaal 1 dag in de week aanwezig bent.  We werken op dit moment hybride, waarbij dinsdag een vaste kantoor dag is. Overige dagen werken we remote. Bij thuiswerken ben je zelf verantwoordelijk voor je thuiswerkplek met de daarbij behorende ICT-middelen.


Verantwoordelijkheden

Enkele voorbeelden van de uit te voeren werkzaamheden (maar niet uitsluitend) zijn:

  • Uitvoeren van administratieve taken t.b.v. de inhuur van tijdelijk personeel, van de capaciteitsvraag tot aan de inleenopdracht;
  • Rappelleren op doorlooptijd aanvraagproces/screeningsproces/on-boardingsproces;
  • E-mail en telefoonafhandeling van vragen (Inlenend managers, kandidaten, leveranciers, interne stakeholders);
  • Verwerken van (vertrouwelijke) gegevens in diverse politiesystemen.

 

Doelstelling

Als Backoffice Medewerker binnen het DAS ondersteun je in het gehele inhuurproces. Hierbij ben je het eerste aanspreekpunt voor de inhurende manager en begeleid je hem/haar in het inhuurproces. Je neemt nieuwe aanvragen/verzoeken in behandeling en verwerkt deze in diverse politiesystemen. Je verzorgt de juiste informatie voor de Recruiter, zodat zij de werving en advisering verder kunnen oppakken.

Nadat de werving is afgerond ben jij degene die ervoor zorgt dat er een screening wordt aangevraagd voor de in te huren medewerker. Is de uitslag van de screening positief, dan ben jij weer degene die voor de onboarding van de medewerker zorgt. Je bent dus betrokken bij alle processtappen, vanaf het moment dat de inhurende manager een inhuuraanvraag indient tot en met de onboarding van de medewerker. Een belangrijke rol want zonder jou kan de medewerker niet starten.

De verzoeken die jij in behandeling neemt zijn zeer uiteenlopend. Zo ben je het ene moment een aanvraag aan het klaarzetten voor een projectleider cybercrime en het andere moment een strafrechtjurist of een backoffice medewerker aan het onboarden. Dit maakt deze functie niet alleen heel divers, maar ook interessant. Je leert door de verscheidenheid aan inhuuraanvragen de politieorganisatie goed kennen. Al jouw werkzaamheden dragen bij aan een succesvolle uitvoering van de politietaak: een veiliger Nederland. Met bijna 63.000 werknemers en 3000 interim professionals houden we vrijheid en veiligheid in balans, voor iedereen in ons land.


Contacten

Je hebt in deze functie contact met de interne organisatie, maar ook met alle leveranciers die bij ons medewerkers aandragen.


Opleiding

Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding, op minimaal MBO-4 niveau met aanvullende aantoonbare werkervaring of een afgeronde, erkende en volwaardige HBO opleiding. 
Losse (deel)certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.


Professionele kennis en werkervaring

  • Aantoonbare, uitgebreide werkervaring met MS Office (Word, Outlook en Excel);
  • Aantoonbare werkervaring in een administratieve rol;
  • Het kunnen switchen tussen taken en hierin de draad niet verliezen is een must;
  • Ervaring opgedaan in een grote complexe organisatie/overheid is een pre;
  • Aantoonbare werkervaring met het bijhouden van diverse intensieve en uitgebreide administratieve processen.


Competenties

Klantgerichtheid:
Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in:

  • Onderzoekt samen met de klant zijn werkelijke vraag of behoefte.
  • Zoekt samen met de klant naar de best passende oplossing voor de klantvraag.
  • Is duidelijk naar de klant over de (grenzen van de) mogelijkheden.
  • Komt proactief met voorstellen die inspelen op andermans belangen.

 

Stressbestendigheid:
Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden:

  • Blijft onder druk en bij tegenslag beheerst en doelmatig handelen.
  • Blijft kalm bij confrontaties en emotie of agressie.
  • Blijft rustig als hij wordt beledigd of uitgedaagd.
  • Relativeert, zet zaken in de juiste proporties.
  • Herstelt zijn motivatie na teleurstelling of tegenslag.

 

Accuratesse:
Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten:

  • Blijft geconcentreerd werken, ook bij monotoon werk;
  • Voert werk nauwkeurig en precies uit;
  • Toont aandacht voor details;
  • Werkt ordelijk en systematisch;
  • Schat goed in wanneer bijzondere nauwkeurigheid is vereist;
  • Signaleert afwijkingen en onvolledigheden.

 

Flexibel gedrag:
Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden:

  • Past zijn benadering of handelen soepel aan als de situatie dat vraagt.
  • Verandert van aanpak als de oorspronkelijke niet effectief of haalbaar blijkt;
  • Kan geijkte patronen en werkwijzen loslaten;
  • Hervindt na een verstoring snel zijn normale ritme en routine;
  • Past zich goed aan in een nieuwe omgeving.

 

Organisatiesensitiviteit:
Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen:

  • Weet wat er speelt in de verschillende onderdelen van de organisatie.
  • Betrekt de juiste mensen in de organisatie om iets voor elkaar te krijgen.
  • Maakt een goede inschatting van het interne draagvlak voor voorstellen en veranderingen.

 

Samenwerken:
Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat:

  • Zoekt samenwerking en overleg.
  • Geeft het gezamelijke resultaat voorrang boven het persoonlijke belang.
  • Deelt uit eigen beweging informatie met anderen.
  • Staat open voor ideeën en inbreng van anderen.
  • Draagt positief bij aan de sfeer en onderlinge verhoudingen.
  • Is collegiaal; ondersteunt collega’s waar mogelijk en nodig.
  • Benut specialistische mogelijkheden binnen de organisatie; werkt samen met anderen om zaken en problemen op te lossen.

 

Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid:
Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal, zowel mondeling als schriftelijk duidelijk:

  • Formuleert woorden en zinnen in begrijpelijk en correct Nederlands.
  • Brengt gedachten vlot en duidelijk onder woorden.Sluit in woordgebruik en wijze van communiceren aan bij de gesprekspartner(s).
  • Controleert in het gesprek of de boodschap goed overkomt.

De Eisen

  • Eis 3. Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal MBO-4 niveau. Losse (deel)certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
  • Eis 4. Aantoonbare werkervaring in een administratieve functie met diverse intensieve en uitgebreide administratieve processen. Beschrijf deze processen duidelijk in het CV. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
  • Eis 5. Vereiste competenties/vaardigheden: Klantgerichtheid - Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in. Stressbestendigheid - Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden. Accuratesse - Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten. Flexibel gedrag - Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden. Organisatiesensitiviteit - Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen. Samenwerken - Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat. Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid - Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal, zowel mondeling als schriftelijk duidelijk. Bovenstaande competenties, gevraagde werk -en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd/uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.
  • 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.
  • De Externe is inzetbaar vanaf 03-07-2023 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 30-06-2024 voor 36 uur per week. Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd. Dit zoals wordt aangegeven in het profiel. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

De Wensen

  • Wens 1. Aantoonbare werkervaring met administratieve werkzaamheden waarbij je veel switcht van taken. Beschrijf duidelijk deze administratieve werkzaamheden en hoe vaak switchen voorkomt. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
  • Wens 2. Aantoonbare werkervaring met het bijhouden van diverse intensieve en uitgebreide administratieve processen. Beschrijf hier duidelijk de processen. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
  • Wens 3. De kandidaat heeft aantoonbare, uitgebreide werkervaring met het Office-pakket (Word, Outlook en Excel). Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt of waaruit blijkt dat de kandidaat in staat is dit in korte tijd eigen te maken. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
  • Wens 4. De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met verschillende administratieve programma's en maakt zich deze snel eigen. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende tov andere biedingen 1/5= Matig tov andere biedingen 2/5= Voldoende tov andere biedingen 3/5= Ruim voldoende tov andere biedingen 4/5= Goed tov andere biedingen 5/5= Uitstekend tov andere biedingen
  • Wens 5. De kandidaat heeft ervaring opgedaan binnen een grote complexe organisatie/overheid. De werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten. Puntenverdeling: 0/5= De kandidaat heeft geen aantoonbare werkervaring binnen een grote complexe organisatie en/of overheid. 3/5= De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen een grote complexe organisatie of binnen overheid. 5/5= De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring binnen een grote complexe organisatie en binnen de overheid.
  • Wens 6. De kandidaat heeft een afgeronde, erkende en volwaardige HBO opleiding. Dit is een wens en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot aftrek van punten. Puntenverdeling: 0/5= nee 5/5= ja

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox

Word lid