Assistent projectmanager

Opdrachtomschrijving

Amersfoort is een stad die zich in hoog tempo ontwikkelt, vol projecten en initiatieven. Onze stad groeit hard. Met een compacte organisatie zet gemeente Amersfoort zich daarvoor in. De cultuur is direct en open; je krijgt veel ruimte bij het uitoefenen van jouw werkzaamheden. Onze kernwaarden zijn ‘dichtbij, nieuwsgierig en aanspreekbaar’, dat is ons DNA. We werken in Amersfoort dichtbij de opgave en de stad aan goed leven; binnen de grenzen van onze aarde. Bij die ambitie staat samenwerking met de stad voorop.

In verband met het aflopen van een inhuurcontract zoeken wij een breed inzetbare, ervaren, assistent projectmanager die zowel ingezet kan worden bij woningbouwprojecten en projecten voor bijzondere doelgroepen als inzetbaar is bij het interne ICT-project "Nieuwe zaaksysteem". 

Het betreft een lopende opdracht waar de huidig ingehuurde medewerker ook weer op kan inschrijven.

Woningbouwprojecten en projecten voor bijzondere doelgroepen
Je gaat onder andere assisteren in het project Skaeve Huse (een prikkelarme woonplek voor mensen die niet gemakkelijk in een woonwijk of maatschappelijke opvang kunnen wonen) en tijdelijke woningbouw Bovenduist (300 huurwoningen bedoeld voor starters, stellen en kleine gezinnen, waarvan 80 voor vluchtelingen met een verblijfsstatus).

ICT-project "Nieuwe zaaksysteem"
Het zaaksysteem Yim wordt vervangen voor een nieuw zaaksysteem. Binnen dit project, dat loopt tot begin 2025, (bege)leid je het deelproject "adoptie". Het gaat hierbij om het geheel aan activiteiten dat eindgebruikers in staat stelt om het nieuwe zaaksysteem goed te gebruiken. Denk hierbij aan het ontwikkelen en uitvoeren van trainingen, gebruikerscommunicatie en -ondersteuning direct na livegang.

De inzet bedraagt ten minste 32 uur per week. Afhankelijk van beschikbare werkzaamheden kan dit in overleg worden uitgebreid tot maximaal 36 uur.


LET OP!
Een inschrijver mag maximaal 1 offerte/ kandidaat aanbieden. Bij meer dan 1 aangeboden offerte/kandidaat van dezelfde inschrijver zal alleen de eerst binnengekomen aanbieding meedingen naar de opdracht.


Urenregistratie/facturatie
De gewerkte uren dienen te worden geregistreerd via de inhuurdesk van de Gemeente Amersfoort en na akkoord van de inhurende manager kan er via Mijn inhuurdesk op Gemeenteamersfoorthuurtin.nl een factuur digitaal worden verzonden aan de gemeente.

Kandidaatomschrijving

De baan
In Amersfoort is de assistent projectmanager de verbindende factor tussen (natuurlijk) de projectmanager, de betrokken vakspecialisten en andere betrokkenen (zoals bewoners, projectontwikkelaars en aannemers). Je komt te werken bij de afdeling Programma’s en Projecten waar zo’n 150 collega’s enthousiast werken aan verschillende projecten op het gebied van energietransitie, circulariteit, duurzame gebiedsontwikkeling, openbare ruimte, mobiliteit en ICT voorzieningen. Je maakt daarnaast ook onderdeel uit van een gezellig en gedreven team van circa 25 assistent projectmanagers. Jullie helpen elkaar door ervaringen en ideeën uit te wisselen en werken gezamenlijk aan de (door)ontwikkeling van het team. 

De assistent staat naast de projectmanager en samen managen jullie de projecten waaraan jullie werken. Met jouw (project)inzichten help je de projectbetrokkenen om te komen tot succesvolle resultaten. Bij afwezigheid van de projectmanager fungeer jij als eerste aanspreekpunt. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte om je werk zelf in te delen. Hierdoor heb je afwisselende werkzaamheden en ben je zowel op inhoud als op proces intensief betrokken.

Bij veel van het werk van de (senior) projectmanager ben je als assistent projectmanager zowel op inhoud als op proces intensief betrokken. Werkzaamheden zijn onder meer:

• Ondersteuning bieden, zoals bij het organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten, verslaglegging, het maken en bewaken van afspraken, het opzetten, beheren en archiveren van projectdossiers en het beheren en bewaken van de systemen voor correspondentie en bestuurlijke besluitvorming.
• Leveren van bijdragen aan inhoudelijke en procesmatig documenten, zoals projectplannen en beslisdocumenten, het opstellen van begeleidende stukken en het bewaken van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen.
• Opstellen, beheren en actualiseren van de (project)planningen, signaleren van knelpunten en mede adviseren over oplossingen.
• Adviseren op inhoud en deeltaken. Bijdragen aan en het (bege)leiden van (deel)activiteiten, onderzoeken, bijeenkomsten of deelprojecten in overleg met en onder verantwoordelijkheid van de (senior) programma/projectmanager. 
• Verzorgen van correspondentie binnen het programma of project, zoals het beantwoorden van brieven en / of mail, het schrijven van opdrachten, het aanvragen van offertes en vergunningen/ontheffingen.
• Mede verzorgen van de communicatie bij inspraaktrajecten, voorbereiden van bijeenkomsten en zorgen voor de informatievoorziening met in- en externe partijen.
• Specifiek voor het deelproject "adoptie" van het "Nieuwe zaaksysteem" ben je verantwoordelijk voor het maken van een communicatie- en trainingsplan en beheers je de voortgang van het deelproject, zodat de resultaten volgens de gemaakte afspraken worden opgeleverd. Je neemt deel aan het kernteam van het project en rapporteert over de voortgang aan de projectmanager "Nieuwe zaaksysteem". Het nieuwe zaaksysteem moet begin 2025 worden gelanceerd.

Functie-eisen
Je hebt een positief-kritische instelling en staat stevig in je schoenen. Tegelijk kun je, je flexibel opstellen en ben je een verbinder die vooral ook de samenwerking met andere collega's opzoekt. Verder beschik je over:

• HBO werk- en denkniveau;
• Kennis van projectmatig werken;
• Ruime ervaring als assistent projectmanager, projectsecretaris of vergelijkbaar;
• Ervaring met werken bij/voor een 80.000+ gemeente;
• Ervaring met woningbouwprojecten en/of projecten voor bijzondere doelgroepen;
• Ervaring met interne ICT (verander)projecten;
• Je hebt goede organisatorische skills en beheerst het MS Officepakket uitstekend, bijvoorbeeld Teams, MS Planner, OneNote en SharePoint-applicaties.

Contact- en overige functievereisten
Intern: (senior) programma/projectmanager, medewerkers binnen de eigen afdeling, communicatiemedewerkers, medewerkers van de beheer- en beleidsafdelingen.
Extern: bewoners, diverse marktpartijen (aannemers, leveranciers, corporaties, ontwikkelaars), andere overheden.


Competentieprofiel
De assistent projectmanager is een aanpakker en een regelaar, hij of zij hoeft daarin niet taakgericht te worden aangestuurd, maar is in staat om zelfstandig te opereren. Kortom, neemt eigen initiatief. Hij of zij voelt zich thuis in een complexe omgeving waarin veel informatiestromen, belangen en onderlinge verbanden een nadrukkelijke rol spelen.
Voor de functie is het navolgende competentieprofiel geformuleerd:
Samenwerken:                       Uitwisselen en terugkoppelen
Resultaatgericht handelen:    Plannen en toetsen
Flexibel handelen:                  Aanpassen en doorbreken
Analyseren:                            Breed en kritisch analyseren
Omgevingsbewustzijn:           Inleven
Probleem oplossen:               Oplossen, problemen voorzien
Onderhandelen:                     Spel van geven en nemen
Mondelinge communicatie:    Stemt af op de ander, inleven
Plannen en organiseren:        Afstemmen, overzicht houden

Interviewplanning

Selectiegesprekken vinden plaats met maximaal de top 3 kandidaten.
De gesprekken vinden plaats op vrijdag 28 juni, maandag 1 juli en dinsdag 2 juli. Kandidaten die worden aangeboden dienen op deze dagen beschikbaar te zijn. De gesprekken vinden enkel plaats met de aangeboden kandidaat en vinden plaats bij de gemeente Amersfoort.

Toelichting op rooster

De inzet bedraagt in beginsel ten minste 32 uur per week. Afhankelijk van beschikbare werkzaamheden kan dit in overleg worden uitgebreid tot maximaal 36 uur.