Assistent programmamanager deelprogramma Circulariteit

Opdrachtomschrijving

Amersfoort is een stad die zich in hoog tempo ontwikkelt, vol projecten en initiatieven. Onze stad groeit hard. Met een compacte organisatie zet gemeente Amersfoort zich daarvoor in. De cultuur is direct en open; je krijgt veel ruimte bij het uitoefenen van jouw werkzaamheden. Onze kernwaarden zijn ‘dichtbij, nieuwsgierig en aanspreekbaar’, dat is ons DNA. We werken in Amersfoort dichtbij de opgave en de stad aan goed leven; binnen de grenzen van onze aarde. Bij die ambitie staat samenwerking met de stad voorop.

Om onze programma’s en projecten een stap verder te brengen zijn we op zoek naar een gedreven assistent projectmanager. Een functie waarin je de verbindende factor bent tussen (natuurlijk) de projectmanager, de betrokken vakspecialisten en andere betrokkenen (zoals bewoners, projectontwikkelaars en aannemers). Je komt te werken bij de afdeling Programma’s en Projecten waar zo’n 140 collega’s enthousiast werken aan verschillende projecten op het gebied van energietransitie, circulariteit, duurzame gebiedsontwikkeling, openbare ruimte en mobiliteit. Je maakt daarnaast ook onderdeel uit van een gezellig en gedreven team van circa 25 assistent projectmanagers. Jullie helpen elkaar door ervaringen en ideeën uit te wisselen en werken gezamenlijk aan de (door)ontwikkeling van het team. 

De baan
In de rol van assistent projectmanager sta je naast de projectmanager en managen jullie samen de projecten waaraan jullie werken. Met jouw (project)inzichten help je de project en betrokkenen om te komen tot succesvolle resultaat. Bij afwezigheid van de  projectmanager fungeer jij als eerste aanspreekpunt. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte om je werk zelf in te delen. Hierdoor heb je afwisselende werkzaamheden en ben je zowel op inhoud als op proces intensief betrokken.

In dit specifieke geval zoeken we iemand die vanuit de geschetste achtergrond de programmamanager voor het deelprogramma Circulariteit assisteert. Je bent de rechterhand van deze programmamanager waarbij je assisteert op inhoudelijk, organisatorisch en procesmatig niveau voor de binnen het programma vallende vraagstukken. Binnen het deelprogramma Circulariteit werken we in een klein team van 8 personen aan de verandering naar een circulaire samenleving. Amersfoort ontwikkelt zich naar een stad waar we duurzaam bouwen en produceren, bewuster kopen en spullen beter wegdoen. Dat bereiken we niet van vandaag op morgen. De weg naar een circulaire economie vraagt ons anders te denken en anders te kijken naar onze stad. Steeds meer bewoners, ondernemers en ambtenaren laten al zien hoe dingen anders kunnen: slimmer, zuiniger of innovatiever. Stapsgewijs ontdekken we met ieders kennis en inspiratie wat de beste weg is naar een circulair Amersfoort in 2050.

Aanvullend en afhankelijk van je beschikbaarheid ben je desgevraagd ook inzetbaar als assistent projectmanager binnen andere projecten.

Werkzaamheden zijn onder meer:

• Ondersteuning bieden, zoals bij het organiseren en voorbereiden van bijeenkomsten, verslaglegging, het maken en bewaken van afspraken, het opzetten, beheren en archiveren van projectdossiers en het beheren en bewaken van de systemen voor correspondentie en bestuurlijke besluitvorming;
• Leveren van bijdragen aan inhoudelijke en procesmatig documenten, zoals projectplannen en beslisdocumenten, het opstellen van begeleidende stukken en het bewaken van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Opstellen, beheren en actualiseren van de (project)planningen, signaleren van knelpunten en mede adviseren over oplossingen;
• Adviseren op inhoud en deeltaken. Bijdragen aan en het (bege)leiden van (deel)activiteiten, onderzoeken, bijeenkomsten of deelprojecten in overleg met en onder verantwoordelijkheid van de (senior) programma/projectmanager. Waaronder de administratie en organisatie van de subsidieregeling Toekomstfonds Duurzame Ontwikkeling;
• Verzorgen van correspondentie binnen het programma of project, zoals het beantwoorden van brieven en / of mail, het schrijven van opdrachten, het aanvragen van offertes en vergunningen/ontheffingen;
• Mede verzorgen van de communicatie bij inspraaktrajecten, voorbereiden van bijeenkomsten en zorgen voor de informatievoorziening met in- en externe partijen.