Ambtelijk secretaris

Inhuuropdracht

Functie/Opdracht: Ambtelijk Secretaris
Locatie: Utrecht/Thuiswerkplek
Startdatum: 10-01-2022
Duur: 6 maanden
Optie op verlenging: Ja, 3 maanden
Uren per week: 36 uur
Uiterlijk aanbieden voor: Vrijdag 17 december 12:00 uur
Selectiegesprekken zijn op: Di 21/woe 22 december


Als ambtelijk secretaris ondersteun en adviseer je ondernemingsraden. Jij draagt er zo aan bij dat het proces van medezeggenschap zo soepel mogelijk verloopt en bent een belangrijke schakel tussen OR-leden, bestuurder (de directie), de business en externen. Na OR-verkiezingen zijn afgelopen oktober de nieuwe OR’en van start gegaan. Je gaat dus aan de slag in een mooie en uitdagende periode waarin ook een beroep op je zal worden gedaan om de nieuwe OR-leden zo goed mogelijk op gang te helpen in hun nieuwe rol.

Daarom kies je voor een opdracht als Ambtelijk secretaris van de Ondernemingsraad
• Je bent op je sterkst als organisator die overleggen soepel laat verlopen.
• Jouw proactieve voelsprieten helpen je tijdig te beslissen en in te schatten wat nodig is.
• Jij hebt impact op NS-medewerkers door de OR te faciliteren op organisatorisch, uitvoerend en adviserend niveau.

Dit ga je doen
Als ambtelijk secretaris ondersteun je ondernemingsraden op organisatorisch, uitvoerend vlak en adviserend op processen. Bij deze vacature zul je vooral de Ondernemingsraad Instandhouding en een aantal commissies van OR Reizigers ondersteunen, maar je kunt ook worden ingezet worden voor andere (vergelijkbare) werkzaamheden:

• Jouw werkzaamheden zijn organisatorisch, uitvoerend en adviserend van aard en verricht je namens de OR.
• Een belangrijk deel van de werkzaamheden betreft het organiseren van vergaderingen van de OR en de commissies van de OR. Denk daarbij aan het opstellen van een vergaderschema’s, agenda’s, het reserveren van vergaderruimtes en het maken en uitwerken van notulen.
• Je redigeert adviezen en instemmingen van de OR.
• Ook draag je zorg voor de (financiële) administratie van de OR.
• Je redigeert en verstuurt de inkomende en uitgaande formele correspondentie van de Ondernemingsraad.
• Je faciliteert de OR en dertien Onderdeelcommissies (OC’s) bij de organisatie van trainingen en bij (juridisch) advies. Daarbij toets je zo nodig of offertes en facturen van adviseurs voldoen aan de vereisten.
• De organisatie van (tussentijdse) verkiezingen van de Ondernemingsraad en het op gang helpen van de nieuwe OR (zittingstermijn 2021-2024) wordt ook door jou ondersteund.
• Je bent in dit alles een belangrijk aanspreekpunt voor OR-leden, de bestuurder (de directie), vertegenwoordigers van bestuurder en externen. Ook stem je geregeld af met de beleidsadviseurs en de andere ambtelijk secretarissen binnen team Arbeidsverhoudingen.

Hier ga je werken
De opdracht valt onder HR en maakt deel uit van de afdeling HRM. Tot deze afdeling behoort ook het team Arbeidsverhoudingen, waarvan naast ambtelijk secretarissen ook adviseurs deel uitmaken. Gezamenlijk dragen zij bij aan constructief overleg tussen bestuurders en medezeggenschap binnen NS.

Dit zijn de eisen
Voor deze bijzondere positie zet jij het volgende in:

• Minimaal HBO werk- en denkniveau met bijvoorbeeld een HRM-, bedrijfskundige dan wel juridische achtergrond.
• Je hebt meerdere jaren ervaring in een soortgelijke rol binnen een soortgelijke organisatie qua complexiteit en grootte.
• Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen binnen organisaties.
• Je kunt goed organiseren, bent zeer integer en hebt een dienstverlenende houding.
• Je hebt affiniteit met de medezeggenschap en bent in staat om effectief en efficiënt samen te werken met (vertegenwoordigers van) de directie.
• Een groot diversiteit aan onderwerpen schrikt jou niet af. Sterker nog: hier veer je van op en daardoor weet je onder druk goed te presteren.
• Jij hebt een kritische blik, stelt de vraag achter de vraag en weet je standpunt over te brengen zonder die van anderen uit het oog te verliezen.
• Jouw focus op de relatie combineer je met bereiken van doelen. Dit doe je met flair, waardoor je de relaties op constructieve wijze verbetert.
• Van nature neem jij het initiatief, komt met pragmatische oplossingen en zorgt ervoor dat de voortgang erin zit.

Op NS kun je rekenen
Werken bij NS betekent dat jij hét verschil kunt maken in de wereld van duurzame mobiliteit. Jij helpt mee om Nederland bereikbaar te houden, voor iedereen. Bij NS krijg je veel vrijheid. We beloven je dat geen dag hetzelfde is. De kernwaarden van NS zijn open en betrouwbaar. Wij gaan voor resultaat en willen vooruit.