Ambassadeurs MijnZaken

Over VNG Realisatie
VNG Realisatie werkt samen met en vóór onze leden, alle 342 gemeenten in Nederland,
aan een krachtige, lokale uitvoeringspraktijk. Wij ondersteunen gemeenten bij het
aangaan van maatschappelijke opgaven en het uitvoering geven aan wettelijke taken. Dit
door het ontwikkelen van programma’s en projecten op het gebied van dienstverlening,
uitvoering en ICT.

Expliciete besluitvorming over en betrokkenheid van de leden bij deze programma’s en
projecten is belangrijk. We werken daarom transparant en in constante afstemming met
de betrokken gemeenten. Hun tevredenheid over ons werk is leidend in alles wat we
doen.

Om onze producten en diensten zo goed mogelijk te laten aansluiten op de vraagstukken
en behoeften van gemeenten, doorloopt ieder project of programma een vaste
ontwikkelcyclus bestaande uit vier fasen: weten, proberen, maken en beheren. Op deze
manier werken we doel- en resultaatgericht van een initieel idee naar een concreet
product of dienst voor al onze leden.

Voor iedere fase die een project doorloopt is binnen VNG Realisatie een basisteam
aangesteld. De expertise binnen dit team kan worden aangevuld met specifieke
ondersteuning vanuit zes kenniscentra.


Over Kenniscentrum Dienstverlening
Het Kenniscentrum Dienstverlening ondersteunt vanuit VNG Realisatie gemeenten om
kennis en uitvoeringskracht op het gebied van klantgedreven dienstverlening te
bundelen. Met praktijkoplossingen, informatie en inspiratie, analyses en standaardisering
bieden wij gemeenten handvatten om hun klantgerichtheid verder te verbeteren. Zodat
gemeentelijke dienstverlening herkenbaar, effectief en efficiënt is voor inwoners en
ondernemers.

Het Kenniscentrum Dienstverlening is onderdeel van het basisteam Proberen. VNG
Realisatie werkt met de ontwikkelcyclus Weten – Proberen – Maken – Beheren. Kansrijke
ideeën en initiatieven die zijn ontstaan en geanalyseerd door basisteam Weten, worden
binnen Proberen geconcretiseerd naar een project of programma, product of dienst. Het
doel hierbij is altijd dat deze nieuwe oplossingen uiteindelijk collectief kunnen worden
gebruikt door gemeenten. Basisteam Proberen helpt kortom met het verder brengen van
zaken potentieel collectief zijn, maar nog niet verankerd zijn in de dagelijkse praktijk.


Omschrijving van de opdracht
Vanuit het VNG-project Omnichannel-dienstverlening worden gemeenten door de VNG
ondersteund in het ontwikkelen van MijnZaken: een gebruiksvriendelijke en
kanaalonafhankelijke track & trace service die inwoners, ondernemers en medewerkers
op een transparante en proactieve manier inzicht geeft in de status van de aanvraag van
een product of een dienst. Het doel van de MijnZaken, track & trace service is het
verbeteren van de klantinteractie (voor tevreden inwoners) en het voorkomen van
onnodige contacten (wat leidt tot minder kosten). Met de MijnZaken service krijgen zowel
inwoners als medewerkers inzicht, overzicht en uitzicht. Met MijnZaken kan men inzien
hoe het ervoor staat met de behandeling van een aanvraag, wat men kan verwachten,
welke vragen daarover zijn gesteld en op welke manier deze zijn beantwoord.

In 2022 is MijnZaken service ontwikkeld door koplopergemeenten en dit jaar zullen ze
over gaan naar de productiefase van deze track & trace binnen de
overheidsdienstverlening. We organiseren dit samen met gemeenten, hun leveranciers,
landelijke overheden en belangenorganisaties. Gemeenten kunnen aan de slag door het
gebruik van de Startgids MijnZaken.

De VNG wil meer gemeenten doen aansluiten op MijnZaken. Als ambassadeur draag je
bij aan de versterking van het bestuurlijke draagvlak van MijnZaken. Je zoekt actief
bestuurders op om hen te interesseren, stimuleren en activeren. Je bent een belangrijke
schakel tussen de gemeenten, de VNG en andere betrokken partijen. Je inspireert en
enthousiasmeert gemeenten om het potentieel te benutten van een track & trace voor
inwoners en voor de medewerkers. Je onderzoekt de behoeften, vragen en knelpunten
die spelen rond het realiseren van een track & trace en maakt gebruik van goede
voorbeelden bij de huidige productiegemeenten. Dit moet resulteren in aanbevelingen
over transparante- en proactieve dienstverlening.

Als ambassadeur maak je onderdeel uit van het projectteam MijnZaken, dat bestaat uit
experts vanuit de VNG met o.a. architecten, businessanalisten, juristen, beleidsadviseurs
en het leveranciersmanagers. De ambassadeur rapporteert aan de projectleider
Omnichannel en waar nodig aan de manager van Basisteam Proberen.








Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

- Zelfstandig, individueel of groepsgewijs (online) benaderen van bestuurders en
hoger management bij gemeenten om het draagvlak bij nieuwe gemeenten voor
MijnZaken te vergroten. Dit moet resulteren in concrete afspraken voor het starten van
een MijnZaken pilot.
- Zorgen voor het versterken van bestuurlijk draagvlak bij bestaande
productiegemeenten voor het opschalen van MijnZaken.
- Onder de aandacht brengen van de startgids, de helpdesk, standaarden en de
stuurgroep Omnichannel.
- In samenwerking met het Kenniscentrum Markt en Overheid collectieve gesprekken van
gemeenten met de directies van hun softwareleveranciers organiseren om de bedrijven
te motiveren te investeren in het implementeren van de technische functionaliteiten voor
MijnZaken.
- Het bieden van handelingsperspectieven aan gemeentebestuurders voor de realisatie
van MijnZaken .
- Terugkoppelen aan het projectteam MijnZaken van gesignaleerde knelpunten, wensen
en andere opmerkingen van bestuurders.
- De ambassadeur rapporteert aan de projectleider Omnichannel en waar nodig aan de
manager van Basisteam Proberen.
-Het verzorgen van presentaties aan de stuurgroep Omnichannel en relevante partijen
binnen en buiten de VNG.
- Spreken op bestuurdersbijeenkomsten/webinars waarbij MijnZaken aan de orde komt.
Dit in samenwerking vertegenwoordigers van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en
Koninkrijksrelaties (BZK), de Taskforce Samen Organiseren, de VGS, het CIO Beraad, de
VDP en het A&O fonds.
- Verantwoording van de werkzaamheden vindt plaats in samenwerking met de
projectleider en VNG beleid. Bij aanvang van de opdracht wordt een plan van
aanpak samengesteld en procesafspraken gemaakt.

De ambassadeur wordt ondersteund door een projectondersteuner en maakt gebruik van
ondersteuningsmiddelen zoals presentaties, handreikingen, factsheets, best practices en
standaardteksten die bij de gesprekken kunnen worden gebruikt.


Resultaat van de opdracht
Om het bestuurlijk draagvlak op MijnZaken service te vergroten zal de
de ambassadeur de lokale bestuurders en hoge ambtenaren actief benaderen voor een
gesprek. De ambassadeurs informeren de bestuurders over de voordelen voor inwoners,
medewerkers en organisatie en anderzijds de kosten vanuit de praktijk bij de
productiegemeenten weergeven. De businesscase is in ontwikkeling; naar mate er steeds
meer gemeenten aan de slag gaan met MijnZaken worden de data inzichten steeds
sterker.

De ambassadeur zal specifieke aandacht besteden aan:
- Gemeentelijke producten- en diensten, die vanuit de toepassing van Zaakgericht
Werken API’s, aan inwoners ontwikkeld kunnen worden als MijnZaken services. De
ambassadeur trekt hierin ook samen op met het Kenniscentrum Markt en Overheid van
de VNG.
- Realisatie van pilots bij nieuwe gemeenten inclusief bestuurlijke besluitvorming
-Het streven is een opname van MijnZaken in het college-akkoord of in een visie op
dienstverlening
- Draagvlak creëren bij pilotgemeenten voor een plan van aanpak met ondersteuning van
de helpdesk MijnZaken.


Voor eind maart 2024:
- Is minimaal 40% van de 342 gemeenten op bestuurlijk (burgemeesters, wethouders,
raadsleden) of hoog ambtelijk niveau (directeuren dienstverlening, CIO’s,
gemeentesecretarissen, raadscommissies) benaderd voor een informatiegesprek- en
acties met een ambassadeur.
- Minimaal 20 nieuwe gemeenten actief meedoen met pilots MijnZaken
- Bestaande pilotgemeenten ondersteunen met bestuurlijke besluitvorming voor
opschaling.
- Is er een factsheet omtrent de verantwoordelijkheid en middelen die nodig zijn voor de
investeringen van MijnZaken.
- Zijn inleidingen en presentaties gegeven om bestuurders te informeren, te inspireren
en tot acties te komen om aan de slag te gaan met MijnZaken in hun organisatie.

De ambassadeur levert een eindrapport op met daarin:
Een overzicht van de bezochte gemeenten, de nieuwe deelnemende
pilotgemeenten, het aantal bestuurlijke besluiten voor deelname of opschaling
van MijnZaken en de gemaakte afspraken op korte- en middellange termijn over
acties gericht op pilots/implementaties van MijnZaken service
2. De wensen, de behoeftenen bevindingen die er lokaal zijn over de implementatie
van MijnZaken en breder, over transparante en proactieve dienstverlening. Vanuit
het project zal een advies worden opgesteld aan het VNG en BZK.