Afdelingssecretaris Mobiliteit

Jouw functie

Samen met twee collega’s ben je het aanspreekpunt voor de bestuurlijke stukken en burgermeldingen van de afdeling. Tot jouw werkzaamheden behoort het verdelen en beleggen van de werkzaamheden in de afdeling, het bewaken van de voortgang, termijn en de kwaliteit van de geschreven stukken en af te stemmen in de keten. Het begeleiden van collega’s, met inachtneming van hun eigen verantwoordelijkheid, bij het doorlopen van het proces door te adviseren, te controleren en te rappelleren. Het signaleren van kwantitatieve en kwalitatieve trends en rapporteren hierover aan de collega’s en/of het management. De bestuurlijke stukken en de beantwoording van de burgermeldingen worden inhoudelijk op de afdeling geschreven, maar worden door de secretarissen getoetst op vormvereisten en taal. Het proces van de bestuurlijke stukken loopt in DIVA BB. Het proces van de burgermeldingen verloopt het programma e-suite.

Jouw profiel

Als Afdelingssecretaris Mobiliteit ben je verantwoordelijk voor bestuurlijke stukken, adviesverzoeken en het afhandelen van burgermeldingen. Het is daarom van belang dat je gestructureerd en nauwkeurig werkt, goed bent in plannen en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden. Daarnaast handel je integer. Met in achtneming van je verantwoordelijkheden oefen jij je functie adequaat en zorgvuldig uit. Je bent flexibel en collegiaal. Als spin in het web zorg je ervoor dat alle collega’s input leveren en stem je deze af met vele spelers in het proces. Van belang is dat de bestuurlijke stukken op de juiste momenten volledig gereed zijn. Om dit voor elkaar te krijgen werk je resultaatgericht en beschik jij over vaardigheden in het aansturen van processen en het coördineren van werkzaamheden. Het onderhouden van contacten met verschillende belanghebbenden is voor jou geen probleem, omdat je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden. Tot slot breng je zowel gevoel voor je omgeving mee (voor bestuurlijke verhoudingen en omgangsvormen), als vermogen om samen te werken. Je ben daarom omgevingsbewust.