Gemeente Amsterdam
max €105 per uur
Noord-Holland
36 uur per week
17 februari 2025
15 augustus 2025
Opdrachtomschrijving
Als afdelingssecretaris ben jij de raadgever en steunpilaar voor het afdelingshoofd en (voor een aantal nader af te spreken onderwerpen) voor de teamleiders van de afdelingen Ruimtelijk Ontwerp, Gebieden en Expertise. Je geeft het afdelingshoofd gevraagd en ongevraagd advies over strategische en tactische opgaven voor de afdelingen.
Als een spin in het web, zorg je ervoor dat de afdelingen hun taak zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. Als geen ander herken jij de (politiek) gevoeligheden, risico's en kansen en ga je hier op een georganiseerde, maar ook bestuurlijksensitieve en oplossingsgerichte manier mee om. Vanuit jouw kennis en kunde ga jij actief aan de slag om de afdelingen zo effectief mogelijk te ondersteunen. Je coördineert administratieve taken op afdelingsniveau.
Jij kunt je snel verdiepen in de organisatie, zorgt voor een solide intern netwerk en je weet vraagstukken om te zetten in praktische en (strategische) oplossingen. Je betrekt het interne netwerk bij deze vraagstukken, houdt toezicht op de uitvoering en zorgt op doortastende wijze dat alles binnen de gestelde deadlines wordt opgepakt. De aard van de vraagstukken varieert van operationeel tot strategisch, met de focus op de wekelijkse dynamiek in de afdelingen. De secretaris vervult een spilfunctie in de diversiteit aan issues en opgaven die spelen, adviseert het afdelingshoofd over aanpak daarvan en neemt hier actie in.
Jouw rol is dynamisch en draait om het coördineren en sturen van initiatieven die voortkomen vanuit het afdelingshoofd. Je slaat de brug tussen de behoeften van het MT R&D en de praktische uitwerking hiervan in de afdelingen en je informeert het afdelingshoofd over de zaken die spelen binnen de afdelingen. Hiërarchisch val je onder teamleider Strategische Bestuurlijke Advisering (SBA); een team waarin een aantal adviesfuncties gebundeld zijn. Functioneel val je onder het afdelingshoofd. Om jouw opdracht in goede banen te leiden, werk je nauw samen met de directieadviseur, directiesecretaris en de andere afdelingssecretarissen.
Werkzaamheden
Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.
De opdrachtgever(s)
De gemeente Amsterdam is een beleidsorganisatie, die kaders vaststelt en wetgeving voorbereidt. Er wordt gewerkt in opdracht van de besturen en op basis van het afgesproken meerjarenkader en te verrichten wettelijke taken. De directie Ruimte & Duurzaamheid heeft een dienstverlenende rol ten opzichte van andere directies en adviseert over ruimtelijke en duurzame componenten. In de afdeling Strategische Bestuurlijke Advisering wordt voornamelijk facilitair gewerkt, in opdracht van andere directies of stadsdelen. Deze opdrachten betreffen onder meer stedenbouwkundige planvorming, advisering op (bouw)initiatieven, ontwerp van openbare ruimte, wijzigingsplannen Omgevingsplan, Verkeerskundig advies en verkeersregelinstallaties.
Ruimtelijke en duurzame initiatieven worden gerealiseerd van bewoners, ondernemers, ontwikkelaars, corporaties en andere stakeholders. Een hoge mate van politieke sensitiviteit is onontbeerlijk samen met een sterk verbindend vermogen om effectief te opereren in een complex netwerk van stakeholders binnen de lijnorganisatie.
De gezamenlijk aangestuurde afdelingen Ruimtelijk Ontwerp, Expertise en Gebieden geven vorm aan de groei van Amsterdam vanuit de verbinding van ruimtelijk vakmanschap, lokale gebiedskennis en stedelijke kaders. Belangrijke activiteiten binnen dit geheel zijn:
Je valt onder het stafteam Strategische Bestuurlijke Advisering (SBA); dat is je thuis in de organisatie. De inhoud van je werk spreek je af met het afdelingshoofd dat de gezamenlijke afdelingen aanstuurt.
Zo werkt onze dienstverlening
Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox