Adviseur informatiebeheer

Functieomschrijving
In het kort
• Als Adviseur informatiebeheer adviseer je over complexe vraagstukken met betrekking tot digitaal informatiebeheer.
• Je primaire taak is ervoor zorgen dat onze informatie duurzaam toegankelijk is en blijft. Zo help je onze informatiehuishouding op orde te houden voor een echt optimale dienstverlening aan alle Amsterdammers.
• Je werkt vanuit een team van informatiebeheer professionals binnen de vakgroep openbaarheid en informatiebeheer.

Amsterdam wil zijn positie als digitale stad verder versterken. Om deze uitdaging succesvol te voltooien bouwen we samen aan een stevig en veilig fundament om digitale diensten te kunnen leveren aan zowel burgers, ondernemers als bezoekers. Zo werken we aan vele ontwikkelingen zoals oplossingen voor een domein en opgaven, generieke voorzieningen, maar ook de implementatie van een cloud- en een data-platform. Om dit te kunnen doen hebben we in 2022 onze expertise op het gebied van informatievoorziening gebundeld en versterkt in een "I-Domein". Zo is er onder andere een vakgroep openbaarheid en informatiebeheer ingericht, waarin alle adviseurs informatiebeheer met elkaar en andere teams samenwerken. Als lid van deze vakgroep speelt de adviseur informatiebeheer een belangrijke rol om te zorgen dat de informatie van de gemeente Amsterdam duurzaam toegankelijk is, zodat informatie openbaar gemaakt kan worden, hergebruikt kan worden, beveiligingsrisico's worden beperkt, persoonsgegevens worden beschermd, het cultureel erfgoed voor latere generaties wordt veiliggesteld, en informatie tijdig vernietigd wordt. Net als in onze stad zijn in onze vakgroep de verschillende achtergronden en invalshoeken hierbij onze kracht.

Als onze adviseur informatiebeheer ondersteun je de organisatie met goede ideeën voor diensten en producten, waarbij informatiebeheer steeds meer een startpunt is in plaats van het eindpunt. Vanuit jouw expertise signaleer je ook eventuele knelpunten. Dit doe je door gevraagd én ongevraagd te adviseren en door keuzes en consequenties helder te schetsen. Je helpt de genomen besluiten te realiseren door jouw verdere uitwerking naar processen en in applicaties; van eerste schets tot en met de nazorg. Bij alles wat je doet houd je een scherp oog voor de stedelijke en wettelijke kaders.

Specifiek binnen deze opdracht zal je worden ingezet op het programma Toekomstvast en Beheersbaar Applicatielandschap (TBA). Doelstelling van dit programma is het realiseren van een toekomstvast en beheersbaar applicatielandschap dat onder operationele regie, met strategische kaders en richtlijnen, centraal wordt beheerd door de Vakgroep Functioneel Beheer. Met andere woorden: in control komen en blijven op het diverse en omvangrijke applicatielandschap van de gemeente Amsterdam voor een effectievere en efficiëntere ondersteuning van de bedrijfsprocessen van de business. Hierbij is het jouw taak als adviseur informatiebeheer om te analyseren of applicaties voldoet aan Archiefwet- en regelgeving en of de informatie in de applicaties duurzaam toegankelijk wordt bewaard. Binnen het programma TBA zal het team Uitfasering zich buigen over migratie van informatie indien dit noodzakelijk is om duurzame toegankelijke overheidsinformatie te borgen. De adviseur informatiebeheer speelt een belangrijke rol in dit team.

Werkzaamheden
• Je helpt en ondersteunt proactief onder meer realisatieteams, product-owners en opgave-cockpits bij het realiseren van een passend beschermingsniveau;
• Je helpt opgaveteams en directies met het ontwikkelen van innovatieve oplossingen voor het verbeteren van het informatiebeheer, Je vertaalt archiefwet- en regelgeving en andere relevante wetgeving zoals WOO en AVG naar ontwerpprincipes en ontwerpkeuzes;
• Je denkt vanuit jouw expertise mee over de informatiebeheer-uitdagingen, potentiële oplossingen, ontwikkelingen en de ontwerp strategieën die je kunt toepassen in die situatie/ op die opgave;
• Je adviseert (gevraagd en ongevraagd) en stel migratiestrategieën en vernietigingsprotocollen op en verzorgt de mapping van (meta)datamodellen);
• Je stelt rapportages op en levert input voor audits, m.b.t. de staat van het informatiebeheer;
• Je bent een aanjager van innovatieve toepassingen om informatiebeheer te verbeteren en je draagt bij aan verdere professionalisering van het vakgebied, zowel stedelijk als landelijk.

Gemeentelijke organisatie
Met ruim 18.000 collega's zorgen we ervoor dat Amsterdam een aantrekkelijke hoofdstad is en blijft. Waar het fijn is om te wonen, te werken en naar school te gaan. Met ruimte voor ondernemers en bezoekers.
Werken voor Amsterdam betekent bijdragen aan iets groots. Aan groei, veiligheid, ontwikkeling, gezondheid. Van de stad, van Amsterdammers. Daarmee geven wij Amsterdam door; aan de toekomst, aan volgende generaties.
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad.
Lees meer over de organisatiestructuur van de gemeente Amsterdam.

De opdrachtgever(s)
De gemeentelijke organisatie bestaat uit vijf clusters, een bestuurs- en concernstaf en zeven bestuurscommissies (stadsdelen). De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De clusters Ruimte en Economie, Sociaal, Dienstverlening en Informatie, Interne Dienstverlening en Stadsbeheer bestaan uit afdelingen die expertise hebben op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/

DIRECTIEOFTEAM
Bewoners, ondernemers en bezoekers van de stad Amsterdam verwachten een optimaal functionerende stad die aansluit bij de digitale toekomst. Dat betekent dat wij als gemeente moeten blijven innoveren om een steeds sneller transformerende stad gepast te kunnen blijven coördineren en bedienen. Daarom digitaliseert het i-domein, het IT, Innovatie & Data onderdeel van gemeente Amsterdam, de dienstverlening aan de stad in rap tempo. Zodat we een voorbeeldfunctie kunnen uitdragen in het op een veilige, verantwoorde en toekomstbestendige manier omgaan met technologie en informatie voor en in onze stad. Door een vooruitziende blik en inrichting van diensten, vormt de gemeente Amsterdam daarnaast een optimaal solide entiteit die bestand is tegen een toenemende dreiging van buitenaf voor ons digitale netwerk. Digitaliseren betekent hoofdzakelijk dat we fors investeren komende jaren in de hiervoor benodigde kennis en competenties van onze medewerkers, dat we gemeentebrede omscholingstrajecten voor banen van de toekomst organiseren en dat agile werken de norm is in het IT, Innovatie & Data onderdeel. Als jij voor gemeente Amsterdam als werkgever kiest kom je dus terecht in een digitaal zo optimaal mogelijk ingericht organisatieonderdeel, waarin de interne organisatie zo efficiënt mogelijk is ingericht. Werken bij gemeente Amsterdam betekent daardoor leren en kennis delen in een vooruitstrevende organisatie die de digitale maatschappij van nu en in de toekomst succesvol bedient.

Vakgroep Openbaarheid en Informatiebeheer
De vakgroep Openbaarheid en Informatiebeheer is onderdeel van de directie Digitale Strategie en Informatie (DSI), en geeft invulling aan zowel operationeel als tactisch/strategisch informatiebeheer. Operationeel informatiebeheer is onder andere recordmanagement, ondersteuning van het documentmanagement in Office365, het leveren van expertise op het gebied van het vinden van informatie, kwaliteitsmanagement en postafhandeling. Daarnaast wordt binnen de vakgroep, door het team adviseurs, de vernieuwing van informatiebeheer onderzocht en generieke informatiebeheer- voorzieningen geïmplementeerd. Het Meerjarenprogramma Open Amsterdam met modern informatiebeheer onderzoekt verdere ontwikkeling van dit werkveld. Dit gaat onder andere over innoveren, automatiseren en standaardiseren van informatiebeheer. Het programma gaat een uitwerking opleveren van de visie op eigentijds informatiebeheer en een vertaling daarvan naar ontwerp, inrichting en uitvoering van het informatiebeheer. Met als uitgangspunt: bundelen en positioneren bij de directie DSI van zowel staande organisatie als vernieuwing. We werken als team nauw met elkaar samen. Vraagstukken waar we tegenaan lopen bespreken we in teamverband, om elkaar te helpen en om van elkaar te leren.