Adviseur en implementatiebegeleider secretariële innovatie

Omschrijving afdeling

De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is een agentschap van het ministerie van Justitie en Veiligheid met een missie, kernwaarden en bedrijfscultuur. De afdeling Bestuur ondersteuning en algemene zaken, waar het secretariaat onder valt.
Je komt te werken op het Hoofdkantoor van DJI. Het Hoofdkantoor bestaat uit 9 directies die het veld ondersteunen (gevangeniswezen, forensische zorg, Justitiële jeugdinrichtingen) in hun taak. Vanuit dit Hoofkantoor wordt ook de dienstleiding van DJI, het bestuur, ondersteunt in hun dagelijkse functie uitoefening. De Dienstleiding bestaat uit 4 leden.

In deze functie maak je onderdeel uit van de afdeling bestuur ondersteuning. Vanuit de afdeling worden alle directeuren van het Hoofdkantoor (administratief, HR en secretarieel) ondersteund. Onze organisatie (het hoofdkantoor van DJI) groeit en de rol van ons secretariaat verandert mee. Om klaar te zijn voor de toekomst, willen we onze secretariële en (HR-administratieve processen slimmer, efficiënter en digitaler inrichten. Wij zoeken een ervaren en proactieve adviseur Secretariële Innovatie die samen met het hoofd secretariaat voorstellen kan doen en de implementatie kan vormgeven en begeleiden.

Functieomschrijving

In deze opdracht levert de Opdrachtnemer zelfstandige professionele dienstverlening gericht op het analyseren en advies geven tot het verbeteren van secretariële en (HR-)administratieve werkprocessen. De Opdrachtnemer adviseert het hoofd secretariaat over verbetermogelijkheden en begeleidt het team bij de invoering van vernieuwde werkwijzen. De werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van eigen methodiek, eigen planning en eigen professionele afweging, zonder operationele verantwoordelijkheid of hiërarchische aansturing.

Het takenpakket omvat onder andere:

Procesanalyse: Het onafhankelijk analyseren van huidige secretariële en (hr)- administratieve workflows, inclusief het in kaart brengen van knelpunten en verbetermogelijkheden.

Optimalisatie: Het ontwikkelen van een visie en plan van aanpak voor procesoptimalisatie en digitalisering, op basis van eigen expertise en professionele keuzes.

Implementatiebegeleiding: Het begeleiden van de invoering van eventueel nieuwe systemen, tools en werkmethoden, waarbij de opdrachtnemer adviseert over aanpak en volgorde, maar niet verantwoordelijk is voor uitvoering door de organisatie.

Verandermanagement: Het adviseren van het hoofd secretariaat over de veranderaanpak en het faciliteren van medewerkers bij de adoptie van nieuwe werkwijzen, zonder personele aansturing of HR-verantwoordelijkheid.

Competenties

➢Resultaatgericht
➢Plannen en organiseren
➢Proactief
➢Organisatiesensitiviteit
➢Kandidaat past binnen de organisatie/groep