Adviseur Contract Management en Zaaksysteem

 

Je gaat aan de slag met vraagstukken uit de afdeling en organisatie rondom financiën en zaakgericht werken. Naast de eigen organisatie heb je ook geregeld contact met externe partijen en leveranciers. Je bent verantwoordelijk voor het door ontwikkelen van het Dynamics 365 (Zaaksysteem) dat de Gemeente Amersfoort gebruikt en alle vraagstukken die hierbij komen kijken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de Teamsite (SharePoint) en beheer je deze voor een afdeling van 150 man. Ook maakt deze afdeling gebruik van verschillende Office 365 applicaties waar je dan weer het aanspreekpunt voor bent m.b.t vragen of ideeën. In deze rol ben je het aanspreekpunt voor de IT-afdeling. Denk hierbij aan contact met bijvoorbeeld technische beheerders of projectleiders. In deze functie werk je vooral aan vraagstukken op het gebied van Microsoft SharePoint en Microsoft Dynamics 365 (Zaaksysteem), en is het je rol om de juiste Requirements te verzamelen om onze systemen door te ontwikkelen.

Je werkzaamheden bestaan uit het organiseren van bijeenkomsten/interviews/workshops en beoordeel je samen met collega's de ideeën/wensen en mogelijkheden en denk je mee in oplossingen. Verschillende aspecten komen aan bod, waarbij je zowel de dienstverlening als haalbaarheid scherp in het oog moet houden. Bij de deployments van het zaaksysteem YIM test je de software zorgvuldig zodat eventuele fouten of bugs uit de software gehaald kunnen worden. Ook na de daadwerkelijke update test je de software, bij toch nog aanwezige fouten wordt de update teruggedraaid. Vanuit onze afdeling is er een gemeente breed project opgezet waar wij contractmanagement in de hele organisatie gaan implementeren met behulp van Dynamics 365 (Zaaksysteem), naast het implementeren van dit systeem komt ook het werkproces zelf aan de orde aangezien dit simpelweg niet aanwezig is bij de meeste afdelingen. Voor dit project breng je de functionele eisen van deze afdelingen in kaart. Daarnaast worden vraagstukken en eventuele problemen behandeld. Ook wordt een nieuwe manier van werken met betrekking tot contractmanagement geïmplementeerd bij deze afdelingen waarbij je ondersteuning biedt. Deze ondersteuning kan zowel betrekking hebben op het systeem (Zaaksysteem) als op het werkproces. Bij dit project komen verschillende stakeholders aan bod waardoor een stukje stakeholdermanagement erg belangrijk is. Je moet in staat zijn om de verschillende belangen te kunnen wegen en het doel niet uit het oog verliezen. Voor de nieuwe gebruikers van deze afdelingen ben je het aanspreekpunt, zowel voor instructie als voor eventuele vragen met betrekking tot het proces van inkoop, contracten of opdrachten of het zaaksysteem.

 

Kandidaatomschrijving

• Je beschikt over een afgeronde HBO-opleiding.
• Je hebt minimaal anderhalf jaar ervaring in een vergelijkbare functie en ervaring met procesmanagement en het toepassen van IT binnen een organisatie.
• Kennis van een gemeentelijke organisatie.
• Onder druk presteer je prima. Je bent resultaatgericht en je hebt een flexibele werkhouding.
• Je beschikt over organisatorische vaardigheden, werkt graag samen en voelt je thuis in een dynamische werkomgeving.
• Digitale systemen maak je je snel eigen.
• Het kunnen vertalen van (functionele) eisen naar digitale oplossingen.
• Een LEAN Six Sigma bril op kunnen zetten. Een Green belt is een grote pre.
• Kennis van Microsoft Dynamics 365 en het toepassen hiervan binnen een organisatie.
• Kennis van Microsoft SharePoint en de vraagstukken die hierbij komen kijken.
• Ervaring met het ondersteunen en opleiden van gebruikers.
• Je beschikt over de volgende certificaten: ITIL, BISL, Prince2, Agile SCRUM en LEAN (greenbelt).

Interviewplanning

De gesprekken zullen plaatsvinden op woensdag 15 juli op het Stadhuis te Amersfoort. Vanzelfsprekend doen wij dit conform de COVID-19 richtlijnen van het RIVM. We vragen u bij inschrijving rekening te houden met een eventueel gesprek en uw agenda hiervoor te reserveren.