Word lid Ben je al lid? Inloggen
Nationale Politie

Administratief secretarieel medewerker

Nationale Politie

De opdracht­omschrijving

Opdracht omschrijving

Voor de Politie zijn we op zoek naar een Administratief Ondersteuner Overheids-detacheringen. Via detacheren kunnen Politiemedewerkers bij andere overheidsorganen werkzaamheden gaan verrichten terwijl het dienstverband bij het korps in stand blijft (uit-detacheringen). Andersom komt het ook voor; een medewerker van een ander overheidsorgaan, komt tijdelijk in dienst van de politie (in-detachering).
De reden van een detachering zijn bijvoorbeeld een loopbaanontwikkeling, opleiding of samenwerking.

Verantwoordelijkheden

Naast de administratieve taken heb je regelmatig contact met diverse schakelpartners, zoals aanvrager, diverse HR-afdelingen, externe leveranciers, (rijks)overheden en gemeenten. Het contact is zowel telefonisch als per e-mail. Het is aan jou dat de diverse stakeholder zich begrepen en geholpen voelen, maar jij ook de juiste informatie op tafel krijgt.

Type inzet

Inzet is op tijdelijke- en/of projectmatige basis.

Kijkende naar de inhoud van deze aanvraag en de wet DBA, leent deze aanvraag zich er niet voor om door een ZZP'er uitgevoerd te worden.

Doelstelling

In deze rol ben jij verantwoordelijk voor de afhandeling van alle in-detacheringen binnen de Politie. Je verzamelt alle informatie om de detacheringsaanvraag in diverse politiesystemen te administreren. Denk hierbij aan informatie om de detacheringsovereenkomst op te maken, financiële gegevens voor de facturatie, gegevens om de screening aan te vragen bij het screeningsloket en de gegevens om de te detacheren medewerker op te voeren in het HRM systeem. Het is jouw verantwoordelijkheid dat de informatie compleet is en juist wordt geadministreerd. Mist er informatie? Dan vraag jij deze op bij de betrokken partijen. Elke detachering is maatwerk, dat vraagt van jou naast eigenaarschap een nodige dosis creativiteit, initiatief en doorzettingsvermogen.

Contacten

In deze functie sta je nauw in contact met jouw collega’s van het cluster Detacheren, maar heb je ook regelmatig contact met backoffice medewerker en of recruiters van andere clusters. Momenteel is het team bezig met een professionaliseringsslag van ondersteuning naar advisering op meerdere thema's. Ook ligt de nadruk op het efficiënter inrichten van processen op het gebied van Contractbeheer en interne controle.

Opleiding

  • Minimaal een MBO 4 diploma.


Professionele kennis en werkervaring

Bij de Inhuurdesk politie ben je een duizendpoot en switch je flexibel van de ene taak naar de andere en werk je uiterst nauwkeurig en gestructureerd. Het werken op de Inhuurdesk politie is erg veelzijdig (geen dag is hetzelfde) maar kan soms ook behoorlijk druk zijn. Het detacheringsproces kent korte deadlines maar ook veel verschillende taken die in een relatief korte periode moeten worden opgepakt. Analytisch ben jij sterk, hoofd- en bijzaken weet je te onderscheiden en je hebt zicht op de 'bigger picture'.

In deze rol moet je sterk administratief onderlegd zijn en het leuk vinden om collega’s, maar ook externe te woord te staan en te ondersteunen.
Je bent dus zowel mondeling als schriftelijk communicatief sterk en hebt ruime ervaring met het telefonisch te woord staan van “klanten” en met het opstellen van foutloze e-mails naar intern- en externe stakeholders.

Daarnaast heb jij:

  • Minimaal een MBO 4 diploma.
  • Uitstekende kennis van en ervaring met MS Office (Word, Outlook en Excel);
  • Stressbestendigheid en het onder stress nauwkeurig kunnen blijven werken is een must.

Competenties

  • creativiteit
  • doorzettingvermogen
  • initiatief
  • accutaresse
  • stressbestendigheid

 

 

De Eisen

  • De Externe is inzetbaar vanaf 02-05-2022 (of indien mogelijk zoveel eerder als de screening akkoord is) tot en met 31-10-2022 voor 36 uur per week. Het contract kan door de Opdrachtgever optioneel worden verlengd met max. 3 x 6 maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van het kandidaten onderzoek. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de Opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de aanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
  • Eis 2. Minimaal een MBO 4 diploma. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
  • Eis 3. Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in een administratieve rol, of een vergelijkbare rol waarbij administratieve werkzaamheden dagelijks in de werkzaamheden terug kwamen. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
  • Eis 4. Je hebt uitstekende kennis van- en ervaring met MS Office (Word, Outlook en Excel). Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
  • Eis 6. Vereiste competenties/vaardigheden: Creatief: Bekijkt vraagstukken vanuit verschillende invalshoeken. Komt tot originele, oorspronkelijke en vernieuwende ideeën of oplossingen voor problemen die met de functie verband houden. Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten. Doorzettingsvermogen: Blijft zich inzetten voor het beoogde doel ondanks eventuele weerstand of tegenslag. Accuratesse: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten. Stressbestendigheid: Blijft effectief presteren onder hoge werk- en tijdsdruk, bij tegenspel en druk door anderen en in onzekere omstandigheden. Bovenstaande competenties, gevraagde werk -en denkniveau en/of vaardigheden hoeven niet in het CV te worden benoemd/uitgeschreven maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk aangetoond te worden tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de bieding.
  • 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.

De Wensen

  • Wens 1. Bij voorkeur heb je eerder werkervaring opgedaan waarbij je te maken had met meerdere schakelpartners in het proces, waarbij het jouw taak was om de juiste informatie boven tafel te krijgen en vervolgens juist werd geadministreerd. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
  • Wens 2. Voor deze rol ben je verantwoordelijk voor de afhandeling van alle in-detacheringen binnen de Politie. Bij voorkeur heb je eerder werkervaring opgedaan met detacheren en ben je bekend met de voorkomende administratieve processen. Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling. Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden. Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren. Puntenverdeling: 0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen 2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen 4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen 5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen
  • Wens 4. Bij voorkeur heb je een HBO opleiding gevolgd. Dit is een wens en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma/certificaat beschikt, worden geen punten toegekend. Puntenverdeling: 0/5= nee 3/5= minimaal 2 jaar, niet afgemaakt 5/5 = ja, met diploma afgerond

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox

Word lid