Administratief medewerker en office manager

Opdrachtomschrijving

De Adm. Mw komt te werken binnen het Facilitaire team van 's Heeren Loo Steunpunt Middelburg.

De afdeling Facilitair is verantwoordelijk voor beheer en onderhoud van gebouwen en terreinen, het organiseren van facilitaire diensten zoals; wasservice,  afvalverwijdering, schoonmaak, ongediertebestrijding en het verzorgen van kantoorbenodigdheden.

Het team bestaat uit 4 Coördinatoren, 1 Werkplekbeheerder, 1 Technisch mw en 1 Administratief mw. Aangevuld met een aantal flexmw die ondersteunen op diverse gebieden.

De werkzaamheden bestaan uit:

• Het afhandelen van ingekomen meldingen/storingen via het FMIS systeem (Planon).
  Dwz de melding in ontvangst nemen, evt contact opnemen met de melder als de info niet duidelijk of niet volledig is en bij repeterende en eenvoudige meldingen de opdracht uitzetten bij een leverancier. Contact met leveranciers over uitgezette werkorders en contact met woningen over komst leveranciers.
  Indien het een meer gespecialiseerde melding is wordt deze doorgezet naar één van de Coördinatoren.
   
• Reserveren vergaderruimten
• (Kantoor)artikelen bestellen via bestelsysteem
• Facilitaire telefoon
• Facilitaire mailbox bijhouden en doorzetten
• Sleuteltags aanmaken

Momenteel is er op ons kantoor een vorm van Dagbesteding voor cliënten. Zij verzorgen de afwas, bijvullen koffiemachine en ontvangst bezoekers. Per 10 augustus verhuist het Regiokantoor naar de Oostperkweg 43, Middelburg. Vanaf dan is er geen Dagbesteding voorzien. De denkrichting is dat deze taken dan ondergebracht worden bij Facilitair.

Dit moet nog uitgewerkt worden en dat is ook de reden om een tijdelijke kracht in te huren.