Projectleider implementatie sap fase 2

De Opdracht

In januari 2026 zijn de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude live gegaan met SAP/4HANA (vanaf nu SAP te noemen) als nieuw financieel en inkoopsysteem. De afgelopen maanden hebben daarbij in het teken gestaan van de livegang, het begeleiden van de organisatie in het werken met SAP en het toewerken naar afronding van het eerste deel van het implementatieproject.

De afgelopen periode is alle inzet gericht geweest op het oorspronkelijke project, namelijk de implementatie van SAP. Vanaf ditmoment gaan we naar wat wij zelf ‘fase 2’ noemen. Onderdeel van deze fase 2 zijn:

- Het scherp stellen van afspraken die tijdens het project zijn gemaakt, maar nog niet voldoende helder zijn.

- Het verder sturen op adoptie van het nieuwe systeem door de organisatie.

- Het doorontwikkelen van werkprocessen en werkinstructies en het verder begeleiden van de organisatie in het werken van SAP.

- Het opleveren, testen, implementeren en borgen van restpunten waarover tijdens het project afspraken zijn (en worden) gemaakt met de implementatiepartner over een latere oplevering.

- Het voor de eerste keer opmaken van de jaarrekening 2026 in SAP.

Op dit moment is de inschatting dat we voor fase 2 ongeveer een periode van 6 maanden tot een jaar nodig hebben.

De rol van de projectleider bestaat hierbij uit:

- Het aansturen van de projectorganisatie voor fase 2 en goede afstemming/samenwerking met het MT Inkoop en Financiën en de diverse stakeholders in de projectorganisatie

- Samenwerking met de partnergemeenten Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude die onderdeel zijn van de Centrumregeling Bedrijfsvoering die uitgevoerd wordt door de gemeente Leiden.

- De sturing op het opleveren van de restpunten.

- Het bewaken van de scope van het project en het projectbudget.

- Het rapporteren over de voortgang van het project.

Te behalen doelstellingen en op te leveren resultaten door de projectleider (niet uitputtend):

- Het vastleggen van een projectplan voor fase 2 inclusief planning, begroting, governance en overlegstructuren in de projectorganisatie.

- Het opstellen van een periodieke voortgangsrapportage aan de stuurgroep

- Het monitoren van en de sturing op de oplevering van de restpunten en de afstemming hierover met de proceseigenaren en -beheerders en de implementatiepartner.

- Het zorgen voor een adequate ondersteuning tijdens het opmaken van de jaarrekening 2026 door te zorgen dat bevindingen die betrekking hebben op het werken met SAP met de juiste urgentie worden opgepakt tijdens deze periode.

Voor het door de projectleider op te stellen projectplan dient nog besluitvorming plaats te vinden over de financiële dekking die voor de uitvoering daarvan noodzakelijk is. Het opstellen van het projectplan met een daarbij behorende begroting is dan ook de eerste prioriteit na aanvang van de opdracht.