Teamleider Backoffice

Zorg jij er samen met je team voor dat het dienstverleningsniveau op een hoger peil komt en de werkvoorraad beheersbaar blijft? Heb jij ervaring in het aansturen van een IT-team (niet inhoudelijk), heb je een kritische blik en kan je medewerkers goed meenemen in veranderingen? Dan is ICT WBW op zoek naar jou!

Wie zijn wij?
ICT Samenwerking West-Brabant West is een ICT-organisatie, ontstaan uit een samenwerking tussen de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Moerdijk, Roosendaal en Tholen en het openbaar lichaam Werkplein Hart van West-Brabant. We nemen sinds augustus 2015 het ICT-beheer en ICT-onderhoud van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen uit handen. De ambitie van ICT WBW is om zich in 4 jaar van een beheerorganisatie naar een regie-organisatie om te vormen. Daardoor is ICT WBW volop in beweging. Zo loopt er een groot ICT-infrastructuurproject (waarbij we i.p.v. 5 separate infrastructuren een gezamenlijke infrastructuur hebben die technisch wordt beheerd door een externe partij) en zijn we bezig met de implementatie van het ISM-procesmodel. In 2021 willen we de nadruk leggen op soepel lopende processen, een hoger dienstverleningsniveau (en hogere klanttevredenheid) en een gemotiveerd team dat zijn taken kent, de juiste zaken op de juiste manier aanpakt.

Jouw team
Het team Backoffice bestaat uit 11 medewerkers. Deze zijn verantwoordelijk voor het technisch beheer van de infrastructuur (en het infrastructuurproject), voor applicatiehosting en de “workspace” (Citrix). Tot nu toe bestaat de backoffice uit twee losse teams. Jij maakt van deze teams één team zonder schuttingen: je medewerkers worden primair generalisten en daarna pas specialisten. Zo zorg je voor uitwisselbaarheid van personen, samenwerking en een bredere kijk op het werk. De huidige workload is zeer groot. Jij helpt, samen met de call-coördinator (werkverdeler), om de mensen aan de juiste zaken te laten werken op de juiste manier. Je richt je volledig op de ontwikkeling van je team en op efficiëntieverbetering. Hoewel je voldoende ICT-kennis hebt om het werk te begrijpen, stuur je niet inhoudelijk mee.

Wat is je opdracht?
Als teamleider Backoffice rapporteer je direct aan de directie. Je vertaalt de strategische ambities naar operationele resultaatafspraken met de individuele medewerkers. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de hele HR-cyclus van de medewerkers (behalve aanname).
Samen met de directie zal een precieze opdrachtformulering worden opgesteld. Deze zal in ieder geval de volgende zaken bevatten:
•    Je zorgt dat de werkvoorraad op een duurzaam beheersbaar niveau komt
•    Je zorgt voor persoonlijke ontwikkeling van medewerkers
•    Je coacht medewerkers in het zelf beslissingen nemen, in het plaatsen van hun werk in breder perspectief, in het proactief signaleren van problemen, oplossingen en mogelijkheden
•    Je ziet erop toe dat iedereen volgens afspraak werkt en de klant steeds als uitgangspunt beschouwt
•    Ontwikkeling van de backoffice:
o    Zorgen voor een hoger niveau van de dienstverlening (neem initiatieven)
o    Het smeden van een team
o    Vanwege de doorontwikkeling van de organisatie begeleid je een aantal medewerkers naar andere functies
o    Je bereidt de backoffice voor op meer uitbesteed werk

Wie ben je?
•    Je beschikt over hbo werk- en denkniveau
•    Je hebt natuurlijk gezag en hebt voldoende ervaring met de aansturing van een team (je hebt coachende vaardigheden als mensenmens)
•    Efficiëntie zit in je bloed. Hierdoor analyseer je snel waar verbeteringen te vinden zijn (proces, manier van werken, werkverdeling enz.) en voert deze voortvarend door
•    Je gedijt goed in verandertrajecten
•    Je weet voldoende van ICT om te begrijpen waar het over gaat en het werk in juiste banen te leiden
•    ITIL- of nog liever ISM-kennis is een pré