Projectleider rapportages uniFI

De TU/e gebruikt binnen het financiële en inkoopdomein de Enterprise Business Suite (EBS) van Oracle. De
lifecycle van Oracle EBS is aflopend en er moet een overstap gemaakt worden naar een ander systeem.
Voor de aanbesteding en implementatie van een nieuw systeem is binnen TU/e project ‘uniFI’ opgericht. De
naam uniFI weerspiegelt dat het zowel om Financiën als om Inkoop gaat en dat de TU/e daarbij streeft naar
het uniformeren en harmoniseren van werkwijzen.

In 2020-2021 hebben aanbestedingsprocedures plaatsgevonden voor (i) een nieuw systeem voor Finance en
projecten en (ii) een nieuw systeem voor Inkoop. Daaruit zijn respectievelijk Unit4 ERPx en Proactis
geselecteerd. In 2021-2022 is de implementatie van beide systemen in gang gezet. Op dit moment zijn de
ontwerp- en inrichtingsfase (bijna) afgerond en is de fase van functioneel testen in volle gang. In 2023 is er
nog veel werk te verrichten op het gebied van afronden functionele tests, de datamigratie, het bouwen van
integraties, voorbereiden en houden van gebruikersacceptatietests, bouwen van rapportages, verzorgen van
training & opleiding en communicatie en verandermanagement. De TU/e koerst op een uiterste livedatum
van beide systemen per 1 januari 2024.

De projectorganisatie is opgezet in Sporen en Processen. Voor het Spoor Rapportages, is de TU/e op zoek
naar een Spoorleider.

 

Functieprofiel en kernvaardigheden 

• Organisatie sensitiviteit:

 

o We zoeken iemand die o.a. gaat afstemmen met de afdeling Reporting Analysis van Finance & Control (F&C) over welke rapportage werkzaamheden al dan niet in het Product Team Finance & Procurement terechtkomen, wat hun visie daarop is en welke rol zij willen spelen hierin. Iemand die op de scheidslijn tussen het spoor Rapportages en het spoor Beheer duidelijkheid kan gaan creëren over welke reporting werkzaamheden in het Product Team (Finance & Procurement) terecht gaan komen en welke rol F&C medewerkers/key users hierin spelen. 

o We zoeken iemand die de Functioneel Beheerders (FB) gaat betrekken bij reporting, ondanks hun agendadruk. Iemand die met de FB’ers samen ook kan inventariseren welke opleidingsbehoeften er nog zijn, en dit vervolgens regelen. 

 

 

• Communicatief vaardig: we zoeken iemand die goed en proactief gaat communiceren naar de wereld (binnen en buiten uniFI) over de stand van zaken t.a.v. rapportages, om daarmee zorgen, onduidelijkheid en ‘wandelgangverhalen’ te voorkomen. 

 

• Proactief en zelfstandig: we zoeken iemand die zelf contact op gaan nemen en gaat afstemmen met verschillende soorten stakeholders van het rapportagespoor waaronder de proces experts. 

 

• Planmatig en doelgericht: we zoeken iemand die in staat is een heldere planning uit te werken voor het vervolg van het rapportagespoor vanaf nu tot aan de go live van het uniFI project. Iemand die begrijpt waar de prioriteiten moeten liggen, zoals het toewerken naar de Gebruikers Acceptatie Test (GAT) per mei 2023 en de activiteiten uitzet die daarvoor nodig zijn. 

 

• Structuur aanbrengen: we zoeken iemand die de vraag uit de business scherp kan krijgen en concreet kan maken. Iemand die de business zo ver kan krijgen prioriteit te geven en tijd vrij te maken voor bijvoorbeeld testen. 

 

• We zoeken iemand die de extern ingehuurde consultant binnen het spoor kan aansturen. 

 

• Aantoonbare kennis van financiële -en inkoopprocessen en systemen is een pre. We zoeken iemand die als spoorleider zelf ook bereid is om concrete werkzaamheden op te pakken indien nodig. 

 

Inzet 

• Het betreft een uitvraag voor gemiddeld 32 uren per week voor de initiële looptijd van 6 maanden. Deze inzet is indicatief, aan deze inzet kunnen geen rechten worden ontleend. De beoogde startdatum is 6 maart 2023. 

• Er geldt een proefperiode van 2 maanden, waarna de overeenkomst ter beoordeling door Opdrachtgever verlengd of beëindigd wordt, waarbij aan de beëindiging geen kosten verbonden zijn. 

• Na deze initiële looptijd is er de mogelijkheid de opdracht onder gelijkblijvende voorwaarden te verlengen totdat het project volledig is afgerond. 

• Het is Inschrijver niet toegestaan om meerdere kandidaten aan te bieden voor deze inzet. 

• Kandidaten zijn geen student of medewerker bij de TU/e. 

Datum
Referentie
15-2-2023
PCM 2023/1972958

Hieronder staat een schematische weergave van de projectorganisatie, opgezet in Sporen en Processen:


Process
afkorting
Research Opportunity to
Project Completion
ROPC
Project to Completion
P2C
Asset to Depreciation
A2D
Order to Cash
O2C
Record to Report
R2R
Procure to Receipt
P2R
Invoice to Pay
I2P
Timewriting
TWR
Expenses
EXP
Organization model
ORG




pagina 4 van 11

Datum
Referentie
15-2-2023
PCM 2023/1972958

1.3