Senior medewerker ondersteuning

Opdrachtomschrijving:

Projectmanagementondersteuning Werkplek 2.0

Achtergrond:

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) werkt aan de landelijke implementatie van Werkplek 2.0, een moderne digitale werkplek gebaseerd op Microsoft 365 en Intune. Door de omvang en intensivering van de uitrol is tijdelijk aanvullende projectmanagementondersteuning nodig.

De opdracht richt zich op het zelfstandig structureren, actualiseren en bewaken van de administratieve processen rondom de migratieplanning en bijbehorende communicatie. Hiermee wordt de projectleider Werkplek 2.0 ondersteund bij een tijdige en beheerste uitvoering van de uitrol.

Beoogd resultaat

• Actuele en onderling consistente migratieplanningen, draaiboeken en communicatiestukken.
• Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen rondom geplande migraties.
• Een actueel en bruikbaar overzicht van betrokken leidinggevenden, locaties en contactgegevens.
• Tijdige afstemming met leidinggevenden over komende migratiemomenten.
• Inzicht in openstaande acties, ontbrekende informatie, knelpunten en afwijkingen.
• Een gestructureerde en overdraagbare projectadministratie.

Taken

De opdrachtnemer bepaalt binnen de afgesproken projectkaders zelfstandig op welke wijze de resultaten worden gerealiseerd. Tot de opdracht behoren in ieder geval:

• Verwerken en beantwoorden van correspondentie over migratieplanningen.
• Verwerken van reacties en wijzigingen in planningen, draaiboeken en communicatiestukken.
• Verzamelen, controleren en actualiseren van gegevens van leidinggevenden en andere betrokkenen.
• Benaderen van leidinggevenden om de benodigde informatie voor aanstaande migraties tijdig beschikbaar te krijgen.
• Vastleggen en bewaken van afspraken, acties, besluiten en afhankelijkheden.
• Opstellen en onderhouden van voortgangs- en actielijsten.
• Signaleren van knelpunten en afwijkingen die gevolgen kunnen hebben voor de planning.
• Structureren en actueel houden van relevante projectdocumentatie.

Op te leveren resultaten

Gedurende de opdracht worden minimaal de volgende resultaten opgeleverd en onderhouden:

1. Een actueel overzicht van migratieplanningen en bijbehorende acties.
2. Actuele en onderling afgestemde draaiboeken en communicatiestukken.
3. Een gecontroleerd overzicht van relevante leidinggevenden en contactpersonen.
4. Een overzicht van openstaande reacties, knelpunten, afwijkingen en vervolgacties.
5. Een periodieke voortgangsrapportage aan de programmamanager

Omvang, locatie en looptijd

• Gemiddelde inzet: gemiddeld 24 uur per week.
• Startdatum: zo spoedig mogelijk.
• De opdracht wordt aangegaan voor de periode van 24 augustus tot en met 31 december waarbij verlenging mogelijk is als de resultaten niet behaald zijn of het project wordt uitgebreid..
• Voor afstemming en toegang tot projectinformatie is kan aanwezigheid op de Rijnstraat in Den Haag nodig zijn
• Werkzaamheden kunnen daarnaast vanaf een door de opdrachtnemer gekozen locatie worden uitgevoerd, voor zover dit past binnen de geldende informatiebeveiligings- en privacyvoorwaarden.
• De opdrachtnemer stemt de aanwezigheid en beschikbaarheid af op de overeengekomen resultaten, migratieplanning en noodzakelijke overlegmomenten.

Uitvoering van de opdracht

De opdrachtnemer voert de opdracht zelfstandig en voor eigen rekening en risico uit. De opdrachtgever stuurt op het overeengekomen resultaat, de projectkaders, kwaliteit en deadlines en niet op de wijze waarop de opdrachtnemer de werkzaamheden uitvoert.

Er is geen sprake van een arbeidsovereenkomst, hiërarchische aansturing of opname in de reguliere formatie. De opdrachtnemer is vrij om ook voor andere opdrachtgevers werkzaamheden te verrichten, mits dit de uitvoering van deze opdracht niet belemmert en geen belangenconflict oplevert.

De opdrachtnemer maakt waar mogelijk gebruik van eigen bedrijfsmiddelen. Wanneer toegang tot beveiligde COA-systemen of -informatie dit vereist, kunnen door COA noodzakelijke middelen en autorisaties beschikbaar worden gesteld.

Vervanging door een aantoonbaar gelijkwaardig gekwalificeerde professional is mogelijk na voorafgaande afstemming, waarbij de opdrachtgever vervanging uitsluitend op objectieve gronden kan weigeren.

Beoordeling van de opdracht

De voortgang en kwaliteit worden periodiek beoordeeld aan de hand van:

• Actualiteit en volledigheid van de projectadministratie.
• Tijdige verwerking en opvolging van reacties en wijzigingen.
• Kwaliteit en consistentie van planningen, draaiboeken en communicatie.
• Tijdige signalering van risico’s en knelpunten.
• Bruikbaarheid en overdraagbaarheid van de opgeleverde resultaten.

Over de klant:

Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) biedt in opdracht van het Ministerie van Justitie en Veiligheid opvang aan asielzoekers die naar Nederland komen. Het COA is verantwoordelijk voor plaatsing en opvang van asielzoekers in opvanglocaties verspreid over heel Nederland, totdat over hun asielaanvraag is beslist. Het COA zorgt voor de eerste levensbehoeften zoals huisvesting en uitbetaling van zakgeld.

Het COA is een zelfstandig bestuursorgaan en voert in die hoedanigheid zelfstandig een overheidstaak uit. De staatssecretaris voor Immigratie en Asiel van het Ministerie van Justitie en Veiligheid is politiek verantwoordelijk.

De ICT afdelingen van het COA zitten samen met de IND en DT&V aan de Rijnstraat 8 in Den Haag. Deze lokatie zit vlak naast het Centraal station en is dus zeer goed te bereiken met het openbaar vervoer.