Record Manager Watervast

Organisatie
Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden zorgt voor veilige dijken, schoon water en droge voeten in het zuidelijk deel van de provincie Utrecht en een klein deel van Zuid-Holland. Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden is één van de 21 waterschappen in Nederland. Het waterschap is, net als een gemeente, een lokale overheid. Het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden (HDSR) bestaat uit een algemeen bestuur, een college van Dijkgraaf en Hoogheemraden en meer dan 500 medewerkers.

Ons waterschap is bezig met een aantal grote opgaven. Versterking van de Lekdijk en de nieuwe Omgevingswet om er een paar te noemen. Onze organisatie is meer en meer een netwerkorganisatie die allang niet meer in beeld kan worden gebracht met een traditioneel organogram.

Onze informatievoorziening wil inspelen op deze veranderingen en verandert o.a. van afdelingsgericht naar procesgericht. Daarnaast heeft HDSR verschillende projecten lopen die onderling samenhang hebben, zoals implementatie van een nieuw DMS, Inrichting archivering zaaksysteem, uitfaseren en opschonen DM. HDSR start daarom vanuit de afdeling Informatiemanagement het programma “Watervast”.

Opdracht
Als Record Manager werk je vanuit de dienst Informatie beheer en wordt je intern gedetacheerd naar het programma “Watervast”. Je draagt bij aan het in control brengen van de digitale informatiehuishouding en het afdekken van risico’s die digitale informatie met zich meebrengt. Voor HDSR is dit een nieuwe rol, waarbij je met jouw kennis en opgedane werkervaring de ruimte krijgt om deze rol solide neer te zetten. Samen met de collega’s van Documentaire Informatie Voorziening, I&A en de Programmamanager “Watervast” geef je recordmanagement verder vorm binnen HDSR.

Jouw werkzaamheden zijn onder andere het opzetten en onderhouden van een efficiënt documentbeheer, het vormgeven en beheren van het digitale archief door middel van het opstellen en uitrollen van een ordeningsplan en metadataschema, en het verzorgen en bewaken van de ontsluiting van digitale documenten en dossiers. Daarnaast voer je kwaliteitscontroles uit, zie je toe op het juist en consequent gebruik van het Document Management Systeem en controleer je of de juiste toepassing wordt gebruikt van digitaal document- en archiefbeheer.

Als Record Manager voer je alle processen uit rond het overbrenging en vernietiging van documenten, doe je controles op juistheid en volledigheid van digitale processen, lever je een bijdrage aan het opstellen van een kwaliteitshandboek en controleer je op een juiste toepassing van het informatiebeheer kwaliteitssysteem (KIDO) en bewaking PDCA cyclus.

In deze rol ben je het aanspreekpunt voor proceseigenaren op het gebied van documentbeheer en voor de archiefinspectie en Provincie (Toezichthouders) en neem je deel aan projecten op het gebied van digitaal informatiebeheer.

Afdeling informatie:
Deze opdracht hoort bij het team Informatiemanagement en Automatisering (I&A). Het I&A team bestaat uit 45 medewerkers met twee leidinggevenden. In deze tijden wordt er veel overlegd via MS Teams.

Competenties
Wij zoeken iemand die beschikt over sterk analytisch vermogen en conceptueel denken. In deze opdracht creëer je inzicht en behoudt je het overzicht. Je reduceert complexiteit tot eenvoud.
Daarnaast zijn de volgende competenties ook belangrijk:

• Nauwkeurigheid;
• Integriteit;
• Overtuigingskracht;
• Communicatief vaardig;
• Klantgericht;
• Flexibiliteit;
• Teamspeler.