Rechtmatigheidsanalyse aanbestedingen/ spendanalyse

Organisatie
Bussum, Naarden en Muiden vormen samen gemeente Gooise Meren met ruim 60.000 inwoners. Onze organisatie is plat en overzichtelijk met 450 medewerkers. We vertrouwen elkaar, zijn wendbaar en werken doelgericht met impact voor het bestuur, de inwoners en collega’s.

We stimuleren medewerkers zichzelf te zijn en te vertrouwen op hun kennis en intuïtie. Als je leergierig bent zijn er vele mogelijkheden om te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onze medewerkers hebben een open blik naar buiten en naar elkaar. Ze durven vragen te stellen en kritisch te zijn. En bovenal: ze hebben plezier in hun werk.

Ook Gooise Meren staat gesteld voor complexe vraagstukken. We proberen die vraagstukken zo simpel mogelijk te houden. Door bij de essentie van de opgave te blijven, is het voor medewerkers duidelijk wat hun aandeel is en welke rol ze daarin hebben. Ze voelen zich mede eigenaar van de oplossing.

We hebben een stevige organisatie die zichzelf continue ontwikkelt. Dat doen we geleidelijk en op een zo natuurlijk mogelijke manier. Soms hebben we tijdelijk mensen nodig voor projecten, nieuwe opgaven of vervanging. Daarvoor zoeken we inspirerende teamspelers die effectief werken: doortastend, ondernemend, besluitvaardig. Passend bij onze organisatie.

Opdracht
Ben jij die analytische medewerker, die zich graag vastbijt in data, kennis heeft van inkoop én die overal kansen voor verbetering ziet?
Zit je in een netwerk/organisatie waarin je kan sparren met collega's over uitleg van de aanbestedingswet op opdrachten die je tegenkomt in de spendanalyse?
Dan is deze meerjarige opdracht een mooie uitdaging voor jou!

Voor de jaarrekeningen 2023-2026 moet de gemeente een aanbestedingsrechtmatigheidsanalyse (term accountant: spendanalyse) opleveren. Met deze analyse tonen we aan dat we ons houden aan de Aanbestedingswet voor opdrachten die Europees aanbesteed moeten worden. De analyses (plus bijbehorende dossiers) worden door control en de accountant getoetst bij hun controle op de jaarrekening. Het is belangrijk dat zij zo min mogelijk opmerkingen hebben over de kwaliteit van de bevindingen. Daarom voeren we een quality-assurance uit op de bevindingen voordat ze naar control gaan. Eventuele twijfelgevallen worden met de QA besproken voordat deze als rechtmatig of onrechtmatig wordt aangemerkt. 

De rechtmatigheidsanalyse is de eerste twee jaren vooral  een handmatige analyse. De basis is het inkoopdagboek uit de financiële administratie en van daaruit worden de contracten bij de crediteuren gezocht. Omdat de analyse aangevlogen wordt vanuit het inkoopdagboek uit de financiële administratie, moeten ook de bestedingen die niet tot inkoop horen als zodanig onderbouwd worden (subsidies/belastingen etc.). De analyses over 2025 en 2026 zijn naar verwachting minder arbeidsintensief zijn omdat dan een nieuw contractmanagementsysteem geïmplementeerd is. We verwachten dat de analyses zich de komende jaren ontwikkelen van analyses op leveranciersniveau naar analyses op inkooppakketniveau.

Opleverdatum van de eerste analyse is 26 februari 2024.

Halverwege elk jaar voeren we een tussentijdse controle uit om eventuele (potentiële) onrechtmatigheden zo vroeg mogelijk te signaleren en zo een bijdrage te leveren aan het verminderen van de onrechtmatigheid.

Bovenstaande werkzaamheden worden door jou uitgevoerd met informatie die je ophaalt uit systemen en informatie van de (deel-)budgethouders. Bevindingen en aanbevelingen (bijvoorbeeld z.s.m. aanbesteden van een contract) check je bij inkoop en de (deel-)budgethouders voordat je rapporteert aan control. Vragen vanuit control of accountant zoek je uit en zo nodig pas je je bevindingen aan. Het werkprogramma van de gemeente Gooise Meren is de leidraad voor je werkzaamheden.

Samengevat bestaat deze opdracht uit 4 delen met elk het volgende maximale aantal uren en doorlooptijd:

Deelopdracht

Max. # uren

Start

Uiterste opleverdatum

1a. Uitvoering analyse over een boekjaar

300

Maandag in laatste week november (27-11-‘23)

Maandag in de laatste week februari (26-2-’24)

1b. Beantwoorden vragen control / accountant op resultaat 1a. en opleveren rapportje met analyse werkzaamheden en optimalisatie-mogelijkheden

50

Een tot twee weken na oplevering 1a.

Een maand na start met maximale uitloop tot eind april

2a. Uitvoering tussentijdse analyse

30

Augustus

Maandag in de laatste week van september

2b. Beantwoorden vragen control / accountant

10

Eind september

Eind oktober

Een overschrijding van het maximaal aantal uren is zonder vooraf gaande schriftelijke toestemming van de teamcoördinator VIC niet mogelijk en dient altijd goed onderbouwd te zijn.
De duur is maximaal 6 maanden per jaar (3+2 maand t.b.v. jaarrekening (<350 uur) en 1 maand tussentijdse analyse (<40 uur).

Competenties
- Je hebt een goed ontwikkeld analytisch vermogen, je werkt accuraat en verifieerbaar;
- Je beweegt je makkelijk binnen de organisatie en stelt samenwerking en heldere communicatie voorop;
- Je beschikt over inlevingsvermogen ten opzichte van alle teams binnen de ambtelijke organisatie;
- Je beschikt over een ondernemende werkhouding en bent resultaatgericht;
- Je kunt goed zelfstandig werken.