Projectsecretaris- project ark-demka

Opdrachtomschrijving:
Het project ARK-Demka heeft behoefte aan een projectsecretaris. De projectsecretaris is de rechterhand van de projectmanager en het projectteam en pakt diverse zaken rondom administratie, organisatie en informatie, projectbeheersing en communicatie zelfstandig op. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor het goede verloop van de vergaderingen, waaronder de IPM-overleggen, de overleggen met de opdrachtgevers en met Stakeholders en neemt deel aan deze overleggen. De projectsecretaris maakt daarnaast zelfstandig de agenda’s en verslagen van de overleggen en draagt zorg voor de voortgang van het project. Ter ondersteuning van het team is een deel van het KES-proces bij de projectsecretaris gelegd. Hiervoor is kennis van dit proces en kennis van GRIP noodzakelijk. De projectsecretaris verricht een belangrijke rol in de communicatie van het Team en weet naar eigen inzicht werk in te delen. De T-gesprekken worden waar nodig voorbereid in het IPS-portaal. Zorgt voor communicatie in het team, het onboarden van nieuwe medewerkers, de lief-en leed pot en het organiseren van diverse bijeenkomsten (intern bij RWS maar zeker ook extern). De projectsecretaris weet waar nodig de leden van het projectteam te ontzorgen, ondersteunen of werkzaamheden over te nemen.

Resultaat opdracht:
In deze brede, veelzijdige en uitdagende rol ben je belangrijk voor het soepel en succesvol verlopen van het project. Je bent lid van het IPM-team, draait mee met de vergadermomenten van dit team en zorgt zelfstandig voor een professioneel verlopend vergadercircuit, waarbij je zelfstandig agenda’s en verslagen maakt, verspreidt en zorgt voor de navolging van de actiepunten. De communicatie binnen het team, maar ook tijdens de gesprekken met de stakeholders weet je de belangen van Rijkswaterstaat goed te verwoorden. Je zorgt voor verslaglegging en het verwerken van de KES in GRIP. Communicatie binnen het team, het organiseren van diverse bijeenkomsten, onboarden van nieuwe medewerkers, vakantieplanning, de lief- en leed pot, een organigram van het team behoren allemaal tot jouw werkzaamheden.
De fase van het project kan verschillen waardoor het team kan wisselen in samenstelling, of soms een andere variatie in het werkpakket zich kan voordoen.
Door wijzigingen in het projectteam en de projectopdracht kan de behoefte aan uren projectsecretariaat ook veranderen. Structurele veranderingen zullen we periodiek in de gaten houden en bespreken. Waarbij we minimaal 2 maanden vooruitkijken. Bij elke verlenging komt de gewenste inzet ook ter sprake.

Meest essentiële competenties: Procesmatig werken, samenwerken met een divers team, uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie, communicatie met externe stakeholders/belanghebbenden. Zelfstandig verzorgen van verslaglegging en agendering. Flexibel in opstelling. Komt met verbindende voorstellen, proactieve houding.