Projectsecretaris

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris;
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving
Het project van Brienenoordbrug heeft behoefte aan een projectondersteuner met projectsecretaris kwaliteiten. De projectondersteuner is de rechterhand van de projectmanager/Manager Projectbeheersing en het projectteam en pakt diverse zaken rondom administratie, organisatie en informatie, projectbeheersing en communicatie zelfstandig op.
De projectondersteuner is verantwoordelijk voor het goede verloop van de voorbereiding en de verslaglegging van de vergaderingen, waaronder de Kernteamoverleggen, neemt deel aan in de Kernteamoverleggen en de Projectbeheersingsoverleggen. De projectondersteuner haalt de agendapunten op en zorgt voor verslaglegging en vastleggen van acties en besluiten.

Resultaat opdracht
De opdracht (projectondersteuning c.q. invulling van de taken van het projectsecretariaat) wordt naar tevredenheid van het projectteam uitgevoerd.
Als projectsecretaris ben je de spin in het web van het projectteam. Je bent het centrale aanspreekpunt van het projectsecretariaat en verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden van het secretariaat. En je geeft mogelijk ook leiding aan eventuele projectondersteuners daarbinnen in de toekomst.
Het secretariaat is verantwoordelijk voor:
• Algemene secretariële ondersteuning van het projectteam.
• Voorbereiden, agendabeheer en verslagleggen van diverse (directie)overleggen en bijeenkomsten.
• (Mede) vormgeven en (mede) uitvoeren van projectbeheersprocessen waar het secretariaat een belangrijke rol in speelt, waaronder:
o organisatorische processen;
o informatiestromen (briefverkeer) en documentbeheer;
o voortgangsrapportages voor de opdrachtgever.

Taken van de Projectsecretaris
De Projectsecretaris heeft onder andere de volgende taken:
• Het zelfstandig en proactief uitvoeren van allerhande projectondersteunende werkzaamheden (administratief, secretarieel en informatievoorziening) om het team te ontlasten.
• Bewaken en ordenen van de processen rondom het projectsecretariaat.
• Organiseren, begeleiden en notuleren van (complexe) overleggen en najagen van de hieruit voortkomende acties.
• Indien gewenst het tegenlezen van documenten op taal en grammatica.
• Verzorgen van teambuildingsactiviteiten en fungeren als verbindende factor in het team.
• Verzorgen van kaarten en/of attenties voor verjaardagen, jubilea, geboortes en ziekte.
• Verzorgen van (uitgaande) post, etc.
• Opstellen en bijhouden van projectspecifieke documenten, zoals:
o vakantieplanning;
o organogram;
o checklist nieuwe medewerkers;
o etc.
• Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint Online.
• Het onderhouden van contacten met interne en externe betrokkenen en proactief reageren op vragen, zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen.
• Bewaken en ordenen van de processen rondom het projectsecretariaat.

Meest essentiële competenties / type persoon
Je ziet het als een uitdaging om het secretariaat en de rol als projectsecretaris ‘best for project’ in te vullen.
Jij herkent jezelf als hands-on, niet alleen in het opvolgen van werk maar ook in het proactief werk naar je toe trekken. Je maakt nieuwe kennis en inzichten snel eigen en hebt affiniteit met techniek.
Ook ben je flexibel, omdat je van het ene vraagstuk in het andere terecht kan komen en je juist in deze functie goed moet kunnen schakelen tussen opdrachten en betrokkenen. Je houdt van regelen en organiseren. Daarnaast ben je communicatief sterk en schroom je niet om mensen aan te spreken.

Competenties
• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ondernemend en creatief.
• Hands-on, je bent er niet vies van om zelf de gaten dicht te lopen.
• Je werkt gestructureerd en georganiseerd.
• Je werkt goed zelfstandig en goed samen met een divers team.
• Detailgericht en accuraat.
• Proactief en oplossingsgericht.
• Flexibel en je kan snel schakelen.
• Je denkt systematisch en kunt prioriteiten stellen.
• Je hebt inzicht in bestuurlijke verhoudingen.