Projectsecretaris

We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.
We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.
Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Opdracht
In juli 2024 hebben de gemeenteraden van Hilversum en Wijdemeren een principebesluit genomen tot samenvoeging van beide gemeenten. De komende periode wordt gewerkt aan een herindelingsontwerp, waarin de contouren van de nieuwe gemeente komen te staan. Voor dit project zijn de gemeenten per direct op zoek naar een projectsecretaris. In de rol van projectsecretaris ben je verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van dit project in de breedste zin van het woord.

Het grootste deel van de opdracht is om voor het totale project, in samenwerking met de (deel-)projectleiders en opdrachtgevers, structuur en overzicht te creëren en te behouden. Je bereidt projectoverleggen voor, maar denkt ook kritisch mee, brengt aandachtspunten in en adviseert. Een ander groot deel is het organiseren en faciliteren van werksessies en bijeenkomsten met inwoners, ondernemers en externe partijen. Je verzorgt de logistiek en denkt mee over de beste wijze van organiseren.

In de rol van programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor:

• Sparringspartner voor de projectleider: meedenken met/adviseren van de projectleider, knelpunten signaleren in processen, ontwikkelingen bijhouden en betrokkenen hierover informeren en adviseren;
• Overzicht en rapportage: zorgen voor overzicht in bijvoorbeeld voortgang. Verwerken van informatie in dashboards, visualisaties en of overzichten.
• Communicatie: adviseren en ondersteunen in de communicatie rond het project, verzorgen van mailings aan bewoners en andere betrokkenen/stakeholders.
• Plannen en organiseren van vergaderingen voor projectteam en projectleider: voorbereiden van agenda’s voor overleggen  en vastleggen van actie- en besluitenlijsten;
• Voorbereiding ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces: maken van voorbladen, opzet van besluitvormingsstukken;
• Bewaken planning: zicht houden op de deadlines, herinneren van teamleden aan acties, overzicht houden op gemaakte afspraken;
• Administratie en archivering: aanmaken van verplichtingen, afhandelen van facturen, bijhouden van stukkenstroom in iBabs (programma waarmee de gemeente werkt) voor bestuurlijke overleggen; verzorgen van een goede archivering.
• Faciliteren en organiseren bijeenkomsten: voor bijeenkomsten met bewoners of grotere bijeenkomsten met collega’s.

Het projectteam, waar de (deel-)projectleiders en projectsecretaris onderdeel van uit maken, is divers samengesteld met zowel medewerkers van de gemeente Hilversum als medewerkers van de gemeente Wijdemeren. Daarnaast wordt het projectteam aangevuld door expertise vanuit o.a. communicatie en financiën.

Competenties

• Overzicht en structuur;
• Oog voor detail;
• Flexibiliteit;
• Communicatief sterk (mondeling en schriftelijk);
• Proactief;
• Creatief;
• Samenwerkingsgericht.