Word lid Ben je al lid? Inloggen
VNG

(Project)secretaresse ter ondersteuning van Manager Beheren en project Gemeente Delers 2022

VNG

De opdracht­omschrijving

Omschrijving van de opdracht

Het doel van de inzet van (project)ondersteuning is dat werkzaamheden van secretariële- administratieve-, organisatorische- en planmatige aard worden uitgevoerd ter ondersteuning van het basisteam Beheren en het project Gemeente Delers 2022. 

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

▪ Proactief beheer (signaleren, acties uitzetten en voorbereidend werk) van de mailbox van de manager en overige zaken;

▪ Prioriteren van de mails en waar mogelijk ook zelfstandig afhandelen. Daarmee inhoudelijk ondersteunen in de mailafhandeling zodat de betreffende manager de meest prioritaire zaken krijgt voorgelegd;

▪ Beheren van een complexe agenda van de manager;

▪ Je fungeert als ‘spin in het web’ voor de manager, het team en het project Gemeente Delers;

▪ Je levert administratieve ondersteuning ten behoeve van diverse overleggen, werkgroepen, expertgroepen en bespreekuren;

▪ Het organiseren en (technisch) ondersteunen van bijeenkomsten en overleggen, zorgdragen voor het tijdig klaarzetten (tevens in IBABS) van presentaties, op- en afbouw van vergaderruimten/locaties;

▪ Voorbereiding, deelneming en verslaglegging van vergaderingen;

▪ Het ondersteunen van basisteamleden en hen attenderen op momenten dat activiteiten starten, onderhoud vergen of afgerond kunnen worden (procesondersteuning);

▪ Archiveren van (digitale) documenten klaarzetten van vergaderstukken in IBABS;

▪ Onderhouden van telefonische contacten met gemeenten, leveranciers, etc.;

▪ Ondersteunen en achtervang van collega’s binnen het secretariaat;

▪ Ruimte voor eigen inbreng en ideeën.

Competenties

De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

• Proactief

• Verbindend

• Proactief

• Enthousiast

• Dienstverlenend

• Resultaatgericht

• Samenwerkingsgericht

• Nauwkeurig

• Zelfstandig

• Planmatig

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

  • 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.
  • De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
  • De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
  • Door de inschrijver is één CV en één motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd.
  • De aangeboden kandidaat voldoet aan alle genoemde eisen. Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over: • Afgeronde secretariële MBO- opleiding niveau 4; • Minimaal 2 jaar ervaring op MBO werk- en denkniveau; • Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in vergelijkbare functie; • Minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld. koepelorganisatie, middelgrote tot grote gemeente; • Minimaal 2 jaar ervaring met het Microsoft-Officepakket (Word, Excel, PowerPoint en Outlook); • Minimaal 2 jaar ervaring met het beheer van mailboxen en agendabeheer; • Minimaal 2 jaar ervaring met het programma IBABS of vergelijkbaar; • Minimaal 2 jaar ervaring met digitaal vergaderen: MS Teams en Zoom.

De Wensen

  • Ervaring met IBABS of een vergelijkbaar programma om digitaal te kunnen vergaderen
  • Ervaring met digitaal vergaderen
  • Kennis van gemeentelijke dienstverlening in een politiek bestuurlijk krachtenveld
  • Per 1 september 2021 distribueert VNG Realisatie alle tijdelijke inhuur overeenkomsten via CTM Solution. Na gunning van de inhuuropdracht wordt de overeenkomst via CTM solutions aangeboden aan de winnende inschrijver.
  • Werkervaring als (project)secretaresse/ projectondersteuner, managementassistent

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox

Word lid