Projectmatige opdracht: optimalisatie investeringsproces en financiële administratie

De gemeente Katwijk werkt dagelijks aan een leefbare, veilige en toekomstgerichte omgeving voor onze inwoners en ondernemers. Onze ambities zijn groot: van de grootste woningbouwontwikkeling in onze geschiedenis tot het versterken van de kwaliteit van de openbare ruimte en het verbeteren van digitale dienstverlening.

Onze organisatie telt zo’n 650 medewerkers en kenmerkt zich door een platte structuur. We zetten sterk in op persoonlijk leiderschap en geven onze mensen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen. Zo blijven we flexibel en wendbaar en kunnen we snel inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. In diezelfde geest zoeken we partners die vakmanschap combineren met betrokkenheid en die samen met ons werken aan duurzame resultaten voor Katwijk.

Opdracht
Het ontwikkelen en implementeren van een verbeterde werkwijze voor het proces rond de investeringsagenda, inclusief het optimaliseren van de financiële administratie en systemen. De opdrachtnemer levert hiervoor concrete producten op, zoals een projectplan, procesbeschrijving, standaardformats, een geactualiseerde investeringsagenda in het systeem, een adviesrapport en de implementatie van de nieuwe werkwijze bij de voorjaarsnota 2026. De uitvoering gebeurt zelfstandig, zonder organisatorische inbedding of hiërarchische aansturing, in afstemming met een project- en klankbordgroep.

Doel
Het doel van deze opdracht is het realiseren van een efficiënter, transparanter en beter beheersbaar proces voor de investeringsagenda, waarbij de financiële administratie en systemen optimaal worden ingericht. Dit draagt bij aan een eenduidige, juiste en volledige verwerking van investeringen, betere monitoring en verantwoording, en een structurele verbetering van de administratieve processen binnen de organisatie.

Resultaten
De opdrachtnemer levert uiterlijk op 1 juli 2026 de volgende producten op:

• Opleveren Projectplan
  Plan van aanpak opstellen waarin de te nemen stappen en planning uitgewerkt staan.
• Procesbeschrijving nieuwe werkwijze investeringsagenda
  Ontwerpen en beschrijven van een nieuwe werkwijze en een bijbehorend proces. Een document waarin het proces wordt beschreven van het opvoeren van nieuwe investeringen, het actualiseren van de investeringsagenda (mutaties) tot en met het afsluiten van kredieten. Inclusief rolverdeling en aansluiting op P&C-producten.
• Standaardformats voor verwerking in administratie/systeem
  Templates voor het registreren van nieuwe investeringen, mutaties en afsluitingen, gericht op eenduidige, juiste en volledige verwerking in het systeem (k2F).
• Geactualiseerde investeringsagenda in systeem
  De investeringsagenda wordt volledig en correct vastgelegd in het systeem, voorzien van kenmerken die nodig zijn voor monitoring en verantwoording, conform vastgestelde kaders en spelregels.
• Adviesrapport optimalisatie proces en administratie
  Een rapport met concrete verbeterinitiatieven voor verdere optimalisatie van de inrichting van de administratie en systemen en proces.
• Implementatie nieuwe werkwijze voorjaarsnota 2026
  Het toepassen van de nieuwe werkwijze bij de voorjaarsnota 2026, inclusief planning, betrokken rollen en benodigde acties. Dit kan worden onderverdeeld in de volgende deelopleveringen:
• • a) Analyse huidige investeringsagenda
  • b) Toepassen nieuwe werkwijze investeringsagenda
  • c) Toewerken naar voorstel en vaststellen geactualiseerde investeringsagenda
  • d) Vastlegging geactualiseerde investeringsagenda in systemen met nieuwe templates
  • e) Optimaliseren en vaststellen definitieve werkwijze

Gezagsverhouding/ Randvoorwaarden
De opdracht wordt zelfstandig uitgevoerd door de opdrachtnemer, op basis van eigen expertise.
De opdrachtnemer is niet hiërarchisch ingebed in de organisatie en neemt geen deel aan interne besluitvorming.
De opdrachtnemer stemt af met de projectgroep, maar behoudt volledige autonomie over de uitvoering.
De opdrachtnemer werkt op eigen locatie en bepaalt zelf werktijden en werkwijze.

Competenties

• Analytisch vermogen
  • Voor het doorgronden van financiële processen en investeringsstromen.
• Resultaatgerichtheid
  • Gericht op het opleveren van afgesproken producten binnen planning en budget.
• Procesmatig denken
  • Voor het ontwerpen en implementeren van een nieuwe werkwijze en standaardformats.
• Communicatieve vaardigheid (adviesvaardig)
  • Voor het helder presenteren van procesbeschrijvingen en adviezen aan projectgroep en klankbordgroep.