Projectmanagement ondersteuner (pmo)

Wie is ZHB?
Zuid-Holland Bereikbaar is een samenwerking van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam en ProRail.
Onze hoofdtaak is het verbeteren van de bereikbaarheid en leefbaarheid in Zuid-Holland. Om dit te realiseren zorgen wij, met de partners, dat de hinder tijdens werkzaamheden beperkt blijft en leveren wij een bijdrage aan de duurzame mobiliteitstransitie. We hebben ongeveer 100 mensen die werken bij ZHB. Dat is een vaste basis van circa 30 medewerkers en zo’n 70 mensen met een flexibele schil.

Wat doet een PMO-er?
Als ben je de rechterhand van de coördinator projectenportfolio, die je ontzorgt ten aanzien van een groot aantal taken ten aanzien van de projectadministratie en de noodzakelijke procesverbeteringen. Denk hierbij aan het volledig maken van de benodigde projectgegevens, het redigeren van contractvoorstellen, het beheren van de basisdocumenten met betrekking tot de projecten, het uitzoeken van vragen van de projectleiders en hun medewerkers of het ondersteunen bij hulpvragen. Je hebt hierbij contact met zowel de collega’s van de afdeling Bedrijfsvoering als onze projectleiders en hun medewerkers. Je vervangt de coördinator bij afwezigheid ten aanzien van de taken die niet kunnen wachten.

Let op!  het betreft Geen secretarieel werk/management assistente of ondersteuner.

Taken en verantwoordelijkheden
Als nieuwe collega ben je verantwoordelijk voor de primair backoffice gerelateerde projectactiviteiten. Wij zijn niet opzoek naar kandidaten met een secretariële achtergrond! Belangrijke aspecten hierbij zijn:

• Je maakt de concept projectvoorstellen finaal, waarbij je let op het gebruik van het juiste format, de volledigheid en het taalgebruik;
• Je maakt nieuwe projecten aan in AFAS en Teams en richt ze in. Je bewaakt dat de essentiële projectdocumenten aangeleverd en correct opgeslagen worden;
• Je genereert periodiek rapportages uit AFAS waarmee je bewaakt dat alle kerninformatie compleet en actueel is, maar ook of de projectmedewerkers en leiders tijdig hun input in AFAS gezet en/of hun accorderingstaken hebben uitgevoerd. Deels actualiseer je ook zelf gegevens als gevolg van de ontwikkelingen in een project;
• Je ziet toe op het tijdig opstellen en verstrekken van de afgesproken periodieke in- en externe voortgangsrapportages en ondersteunt het project hier zo nodig bij; 
• Je voorziet de coördinator projectenportfolio periodiek van jouw input voor de periodieke gesprekken met het MT;
• Je beheert alle reguliere projectdocumenten, actualiseert ze waar nodig en zorgt dat alle betrokkenen hier over geïnformeerd zijn en de actuele versies gebruiken;
• Je doet voorstellen voor het verbeteren van de informatie c.q. de toegankelijkheid in AFAS, mede vanuit het perspectief van de projectmedewerkers en – leiders. Je wordt betrokken bij gebruikerstesten.
• Je organiseert waar nodig project overleggen, al dan niet met externen en je bent hier creatief in.

Vaardigheden en kwalificaties
Als PMO-er help je de projectteams om beter te presteren en help je de coördinator projectenportfolio om grip en overzicht te houden. Belangrijkste vaardigheden en kwalificaties zijn:

• Je beschikt over probleemoplossend analytisch vermogen en bent nauwgezet;
• Je bent in staat om alle benodigde projectinformatie (kwalitatief en kwantitatief) in korte tijd te ordenen en te verwerken in ons projectsysteem en dit daarmee om te zetten in begrijpelijke en actuele output;
• Je weet de collega’s bij bijvoorbeeld onvolkomenheden of het niet tijdig aanleveren van input zo aan te spreken dat ze bereid zijn een stapje extra te zetten;
• Je kan goed omgaan met systemen als AFAS of bent in staat je dit snel eigen te maken en je kan uitstekend werken met de gangbare kantoorsoftware (waaronder MS Teams en Excel);
• Je bent een teamspeler maar kan ook prima zelfstandig werken.

Functie-eisen

• HBO  werk- en denkniveau;
• Minimaal 4 jaar in een ondersteunende rol in een project- of vergelijkbare omgeving;
• Relevante opleiding gevolgd mbt projectmatig werken en planningstechnieken is een pré;
• Aantoonbare ervaring met het werken met AFAS en/of Microsoft. 

Graag wijzen wij u op een belangrijke verduidelijking met betrekking tot de openstaande functie. Het betreft een positie als PMO'er (Project Management Officer), en niet als management ondersteuner of secretarieel werk, noch werk dat verband houdt met dergelijke taken.