Projectleider implementatie zaaksysteem

Welkom in Wassenaar
Je komt te werken bij de eenheid Informatie en Datamanagement (I&D) in een kleine bijzondere, gemeente. Een uniek stukje Nederland, waar zo’n 28.000 mensen wonen. Wassenaar ligt midden in het groen aan de Zuid-Hollandse kust, direct naast de bestuurlijke hoofdstad Den Haag. De organisatie telt ruim 250 medewerkers en heeft een platte organisatiestructuur. De sfeer wordt gekenmerkt als open en collegiaal, met veel ruimte voor nieuwe ideeën en eigen inbreng. De kernwaarden respectvol, verantwoordelijk, omgevingsgericht en samen zijn leidend in onze werkcultuur.

De eenheid ondersteunt de gemeentelijke collega’s in hun werk en bij het optimaal en veilig benutten van onze ICT-infrastructuur. Van gegevensbeveiliging tot digitale dienstverlening, we hebben het allemaal. Werk samen met ons om de toekomst van informatie en dienstverlening vorm te geven. Sluit je aan en maak het verschil voor onze inwoners, bedrijven en instellingen!

I&D is in een gastheerschapsconstructie ondergebracht bij de gemeente Wassenaar. Door middel van een dienstverleningsovereenkomst (DvO) neemt de gemeente Voorschoten deze diensten ook af.

Opdracht

Wij zijn op zoek naar een ervaren projectleider die leiding neemt in de implementatie van een nieuw zaaksysteem voor de gemeenten Wassenaar en Voorschoten. Recent is een aanbesteding afgerond en vangen we met het projectteam een nieuwe fase aan. Gezamenlijk met de projectleider van de betrokken leverancier wordt vanaf juli 2026 gestart met de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.

Onze organisatie bestaat uit twee samenwerkende gemeenten. De onderlinge dynamiek vraagt om goede afstemming en gezamenlijke besluitvorming, zodat we toe werken naar één uniform, modern en toekomstbestendige inrichting van de zaaksystemen in twee gescheiden tenants.

Het projectteam (en stuurgroep) bestaat uit vertegenwoordigers van beide gemeenten. Het kernteam heeft vanaf de start van de marktverkenning deelgenomen aan het vormgeven van de aanbesteding en blijft nauw betrokken bij de implementatie.

De werkzaamheden bestaan uit:

·         Het intensief samenwerken en aansturen van het projectteam bij de implementatie van het nieuwe zaaksysteem.

·         Het organiseren van de gemeentelijke capaciteit voor het realiseren van projectdoelen.

·         Het periodiek rapporteren en het voorbereiden van noodzakelijke besluitvorming in de stuurgroep.

·         Het actief meedenken bij de inrichting van gemeentelijke processen op een gestandaardiseerde, efficiënte en moderne wijze binnen het zaaksysteem.

·         Het organiseren en aansturen van activiteiten ten behoeve van de adoptie van het zaaksysteem en de nieuwe manier van werken.

·         Het organiseren van gezamenlijke besluitvorming binnen de dynamiek van twee gemeenten.

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 11. Deze functieschaal is (eventueel) verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de inlenersbeloning

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di –  Wo –  Do –  Vr. Je bent 2 werkdagen fysiek aanwezig in het gemeentekantoor van Wassenaar, in ieder geval op de dinsdag en donderdag. De overige uren kun je in overleg met de opdrachtgever vanuit huis invullen.