Projectleider implementatie zaaksysteem

Werken bij Overijssel
Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze provincie.

Beschrijving Bedrijfsvoering
Je gaat aan de slag bij de afdeling Bedrijfsvoering (BV), één van de acht afdelingen binnen provincie Overijssel. Het werk bij Bedrijfsvoering is samen te vatten in drie taken: adviseren, control(eren) en faciliteren. De afdeling zorgt dat de organisatie haar bestuurlijke en uitvoerende processen zo goed en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Hierdoor kunnen collega’s van andere afdelingen zich helemaal richten op de provinciale opgaven.
De afdeling bestaat uit de volgende teams: Leiding, Financiële Rapportage en Administratie, Financiën, Facilitair, Informatievoorziening en Digitalisering, Juridische Zaken, HR.

Je gaat aan de slag bij het cluster Realisatie & Beheer, dat valt onder team Informatievoorziening en Digitalisering van de eenheid Bedrijfsvoering.  

Opdracht

Wij zoeken tijdelijk een ervaren projectleider voor de vervanging van het huidige zaaksysteem van de provincie Overijssel. Deze opdracht is een cruciaal onderdeel binnen ons bredere programma voor het op orde brengen van de informatievoorziening en het voldoen aan de eisen vanuit de Archiefwet, Woo, AVG en BIO.

De projectleider is verantwoordelijk voor het volledige traject: van het opstellen van een gedragen en inhoudelijk sterk Programma van Eisen, via de uitvoering van de Europese aanbesteding, tot en met de implementatie en ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem.

De opdracht omvat twee samenhangende hoofdsporen. Enerzijds het voorbereiden en uitvoeren van de aanbesteding: het ophalen en vertalen van eisen en wensen vanuit de organisatie naar een concreet en toetsbaar Programma van Eisen, het begeleiden van de aanbestedingsprocedure en het realiseren van een zorgvuldige gunning. Anderzijds het realiseren van een succesvolle implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief inrichting, koppelingen, migratie, adoptie en borging. Migratie van informatie uit het huidige zaaksysteem en uitfaseren van het oude systeem is ook onderdeel van de opdracht.

De projectleider stuurt een multidisciplinair team aan met vertegenwoordigers uit de gehele organisatie en werkt intensief samen met  Essentieel is het creëren van draagvlak binnen zowel de gebruikersorganisatie als de beheerorganisatie.

Resultaat is een succesvol aanbesteed en geïmplementeerd zaaksysteem waarbij:

• een gedragen en volledig Programma van Eisen is opgesteld;
• een rechtmatig en zorgvuldig aanbestedingstraject is doorlopen;
• een toekomstbestendig zaaksysteem is geselecteerd en geïmplementeerd;
• zaaktypen, processen en koppelingen zijn ingericht;
• data uit het oude systeem correct is gemigreerd;
• beheer, doorontwikkeling en governance structureel zijn ingericht;
• het oude zaaksysteem is uitgefaseerd.

Competenties

• Resultaatgericht: levert een werkend systeem op, geen theoretisch ontwerp
• Bestuurlijk sensitief: beweegt effectief binnen complexe politieke en organisatorische context
• Analytisch sterk: vertaalt beleidsdoelen naar concrete systeem- en procesinrichting
• Verbindend: creëert draagvlak bij stakeholders op alle niveaus
• Sturend: houdt regie op leveranciers, planning en besluitvorming
• Pragmatisch: schakelt snel en stuurt op voortgang en realisatie
• Communicatief sterk: helder richting zowel bestuur, business als techniek

Functieschaal
Deze functie is ingedeeld in functieschaal nvt. Deze functieschaal is verbonden aan de desbetreffende CAO van de opdrachtgever inzake de gelijke/gelijkwaardige beloning.

Benodigd aantal professionals
1-2.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: ma-di-wo-do-vrij (in onderling overleg)
Standplaats: Zwolle